Nowoczesna technologia na zawsze zmieniła krajobraz naszych interakcji międzyludzkich, a wiele firm decyduje się na rzadsze spotkania twarzą w twarz i więcej cyfrowych rozmów za pośrednictwem poczty e-mail i aplikacji do czatowania. Chociaż może się to wydawać szybszym sposobem na załatwienie spraw, w rzeczywistości jest kiepskim zamiennikiem niektórych zadań, jeśli są prawdziwe komunikacja twarzą w twarz jest optymalny. Ten blog zawiera pomysły na spotkania zespołu i przedstawia przydatne sposoby na ulepszenie kolejnych spotkań zamiast ich odwoływania.
Czym są zdalne spotkania zespołu?
Zdalne spotkania zespołu to spotkania wirtualne, które gromadzą wszystkich członków zespołu w celu przekazywania informacji i śledzenia ważnych kamieni milowych projektu. Są istotną częścią strategii komunikacyjnej zespołu i, jeśli są właściwie wykorzystane, zapewniają porządek w realizacji celów zespołu, podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów. Skuteczne spotkanie zespołu jest ukierunkowane na agendę, z wyraźnym liderem zespołu i metodycznym podejściem.
Czy maksymalizujesz produktywność podczas zdalnych spotkań?
Problemy techniczne, długie spotkania, bezproduktywne spotkania, spotkania przed i po spotkaniach oraz spotkania w celu przeglądu tego, co miało miejsce na poprzednim spotkaniu, mogą prowadzić do zmęczenia spotkaniem. Z biegiem czasu może to obniżyć produktywność i satysfakcję pracownika. Podczas gdy niektóre firmy zaczęły walczyć ze zmęczeniem spotkaniami poprzez minimalizowanie lub odwoływanie spotkań fizycznych, inne rozwiązują problemy związane ze spotkaniami za pomocą lepszych, skuteczniejszych strategii spotkań zespołowych. Oto cztery oznaki złej kultury spotkań zdalnych:
1. Częste problemy techniczne
Wirtualne spotkania zespołu mają te same problemy, co spotkania osobiste, ale problemy techniczne dodają do nich kolejną warstwę trudności. Podczas tych spotkań marnuje się dużo czasu, ponieważ pracownicy nie do końca rozumieją, jak korzystać z narzędzi komunikacji. Połączenia wideokonferencyjne mogą być szczególnie frustrujące, gdy współpracownicy nie wyciszają mikrofonów, nie zwracają uwagi ani nie okazują zwykłej uprzejmości. Sprawdź nasz blog na Etykieta wideokonferencji aby uzyskać przydatne wskazówki i najlepsze praktyki.
2. Cele nie są osiągane
Najlepszym sposobem na zabicie produktywności w ciągu dnia pracy jest przesiedzenie dysfunkcyjnego spotkania, które nie ma jasnego celu i kończy się bez osiągnięcia czegokolwiek. Każde spotkanie powinno mieć listę punktów porządku obrad i określony cel, a uczestnicy powinni pracować nad osiągnięciem tego celu do końca spotkania. Sprawdź naszego bloga Jak przeprowadzić efektywne spotkanie w 8 krokach aby uzyskać lepszy sposób organizacji spotkań zespołu.
3. Skończy się czas
Zaplanowane 30-minutowe spotkanie może trwać godzinę lub dłużej, marnując cenny czas wszystkich uczestników. Ustalenie ścisłego czasu rozpoczęcia i zakończenia oraz trzymanie się tych godzin pokazuje członkom zespołu, że szanujesz i cenisz ich czas i pozwala im szybko wrócić do codziennej pracy.
4. Spotkania udające e-maile lub rozmowy na czacie
Kompletujemy wszystkie dokumenty (wymagana jest kopia paszportu i XNUMX zdjęcia) potrzebne do Zespoły Microsoft, Rozmowy na Slacku i e-maile świetnie nadają się do szybkich aktualizacji i sprawdzania, aby naprawdę upewnić się, że cały zespół pracuje razem nad tymi samymi celami, nadal potrzebne są spotkania twarzą w twarz. Niewłaściwa komunikacja jest jedną z głównych przyczyn nieefektywności w miejscu pracy. Wiele z tych problemów można przypisać komunikacji pisemnej i różnym sposobom, w jakie interpretujemy e-maile lub wiadomości na czacie.
Dlaczego spotkania twarzą w twarz mają kluczowe znaczenie dla zdalnych zespołów
Badania pokazują, że aż 93% komunikacji to komunikacja niewerbalna. Umiejętność angażowania członków zespołu w bezpośrednie rozmowy i interpretowania ich reakcji ma kluczowe znaczenie dla skutecznej komunikacji zespołu.
Interakcja międzyludzka jest potrzebą wrodzoną
Mimo że postęp technologiczny przyspieszył sposób, w jaki komunikujemy się za pośrednictwem korespondencji cyfrowej, nadal mamy wrodzoną potrzebę odczuwania bliskości i połączenia z innymi ludźmi poprzez interakcje twarzą w twarz. E-maile i aplikacje do czatowania nie spełniają tej potrzeby.
Można skonfrontować nieporozumienia
Ludzie w naturalny sposób przypisują znaczenie każdemu scenariuszowi, zwłaszcza jeśli chodzi o e-maile i pisemne rozmowy na czacie. Często te komunikaty mogą zostać źle zinterpretowane. Jeśli ktoś odpowie na Twój szczegółowy e-mail krótką odpowiedzią, możesz pomyśleć, że jest zdenerwowany lub nie zgadza się z Tobą, podczas gdy w rzeczywistości był zajęty i zakładał, że wystarczy jedno słowo. Badania pokazuje, że prośby składane twarzą w twarz są 34 razy skuteczniejsze niż te wysyłane pocztą elektroniczną.
Mniejsza rotacja pracowników
Zgodnie z Forbes, 66% pracowników zrezygnowałoby, gdyby poczuło się niedoceniane. Spotkania osobiste pomagają pracownikom poczuć się widzianymi i docenianymi, ale co z członkami Twojego zespołu zdalnego? Łatwo jest im poczuć się samotnymi i odizolowanymi, zwłaszcza gdy większość ich kolegów z zespołu pracuje razem w tym samym głównym biurze. Komunikacja wideo twarzą w twarz to dla nich świetny sposób, aby poczuli się włączeni i związani ze swoim zespołem.
Bardziej wydajny
Spotkania twarzą w twarz są bardziej angażujące i efektywne. Zbieranie całego zespołu w celu szybkiej synchronizacji spotkań i regularnych spotkań osobistych to świetny sposób na szybkie uzyskanie wszystkich informacji na tej samej stronie, a także dobry sposób na promocję koleżeństwo zespołu. Zamiast próbować wyjaśniać zawiły projekt w wiadomości e-mail, a następnie spędzać godziny na odpowiadaniu na pytania, możesz zorganizować jedno bezpośrednie spotkanie zespołu, podczas którego przedstawisz szczegóły projektu i odpowiesz na wszystkie pytania w tym samym czasie.
5 sposobów na zdalne spotkania zespołu, które faktycznie działają
Zgodnie z inc.com, połowa czasu przeznaczonego na spotkania jest zmarnowana. Przy odrobinie planowania i struktury Twój zespół może organizować produktywne i angażujące spotkania.
1. Stwórz plan
An skuteczny program spotkań zespołu jest jednym z najważniejszych elementów produktywnego spotkania zespołu. Wysłanie planu spotkania do wszystkich przed spotkaniem nadaje ton i skupia się na spotkaniu. Dzięki temu wszyscy będą mogli zrozumieć omawiane tematy i cele spotkania, dzięki czemu nikt nie przyjdzie na spotkanie nieświadomy. Upewnij się, że uwzględniłeś wszystkie punkty, które zostaną omówione podczas spotkania, i nie zapomnij dodać czasu na takie rzeczy jak wirtualne zajęcia integracyjne, ważne aktualizacje zespołu i opinie.
2. Przypisz lidera
Wyznaczenie lidera spotkania zespołu to świetny sposób na utrzymanie przebiegu spotkania. Kiedy poruszane są tematy, które nie są w porządku obrad, lider zespołu powinien delikatnie przypomnieć grupie o tematach i celach spotkania, aby spotkanie posuwało się do przodu i na właściwym miejscu.
3. Znajdź optymalny czas
Przestań organizować spotkania tuż przed obiadem, zaraz po nim, o 4:30 każdego dnia, a zwłaszcza nie w piątek. Wybierz czas, kiedy ludzie będą najbardziej uważni. Poranki i popołudnia to świetne opcje. Najlepszy czas na zaplanowanie spotkania w ciągu tygodnia to wtorek o 2:30 według badania przeprowadzonego przez Workfront.
4. Rozpocznij i zakończ o czasie
Newscientist.com okazało się, że połowa wszystkich spotkań zaczyna się z 10-minutowym opóźnieniem. Siedzenie i czekanie na pojawienie się osoby odpowiedzialnej wysysa energię z pokoju i rozpoczyna spotkanie niewłaściwą stopą. Kiedy pracownicy wiedzą, że spotkania rozpoczną się i zakończą o czasie, jest bardziej prawdopodobne, że pozostaną skupieni podczas spotkania i podejmą decyzje przed jego zakończeniem.
5. Zakończ akcją
Zostaw ostatnie kilka minut każdego spotkania, aby szybko podsumować to, co zostało omówione podczas spotkania i porozmawiać o kolejnych krokach. Każdy uczestnik spotkania powinien wiedzieć, jaki jest jego następny element działania i harmonogram jego wykonania. Po spotkaniu wyślij notatki ze spotkania, przydzielone obowiązki i plan działań następczych, aby zapewnić, że wszyscy są na tej samej stronie.
Ostatni element układanki Twoich zdalnych spotkań zespołu: zintegrowana technologia
Aplikacje poczty e-mail i czatu sprawiają, że komunikacja z członkami zespołu jest szybka i łatwa, ale nie są one zbyt osobiste ani wciągające. Lepszym sposobem łączenia się i interakcji z całym zespołem są bezpośrednie wideokonferencje.
Wideokonferencje
Rozmowy tylko głosowe już nie wystarczają. Pracownicy muszą spotykać się twarzą w twarz, aby czerpać prawdziwe korzyści ze spotkań zespołu. Połączenia wideokonferencyjne pozwalają zobaczyć zdalnych członków zespołu, aby naprawdę ich zrozumieć i zbudować autentyczne relacje. Lifesize sprawia, że łączenie się podczas wideokonferencji jest łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Jednym kliknięciem linku z zaproszeniem na spotkanie członkowie zespołu mogą to zrobić dołączyć bezpośrednio z ich przeglądarek na swoich telefonach komórkowych, tabletach lub laptopach bez konieczności pobierania aplikacji.
Udostępnianie ekranu
Przestań marnować pierwsze 5-10 minut każdego spotkania na szukanie odpowiedniego klucza sprzętowego, a następnie marnować dodatkowy czas na przekazanie klucza sprzętowego następnemu prezenterowi. Zamiast tego użyj bezprzewodowej technologii udostępniania ekranu, aby zoptymalizować efektywność spotkań. Lifesize Share™ niezwykle ułatwia prezentację na spotkaniach. Bezprzewodowo udostępniaj swój ekran w czasie rzeczywistym, odtwarzaj wideo i steruj prezentacją bezpośrednio z urządzenia mobilnego lub laptopa.
Tablica
Sesje na tablicy doskonale nadają się do burzy mózgów i współpracy z całym zespołem. Sprawiają, że treść jest atrakcyjna wizualnie i łatwiejsza do przyswojenia i zapamiętania. Lifesize Udostępnij z Kaptivo System kamer do tablic suchościeralnych umożliwia przechwytywanie i udostępnianie treści z dowolnej standardowej tablicy wszystkim uczestnikom wideokonferencji poprzez usuwanie osób, odbić, odblasków i cieni z obrazu tablicy. Otrzymujesz czysty i żywy cyfrowy obraz zawartości tablicy, który wszyscy uczestnicy rozmowy mogą oglądać w czasie rzeczywistym.
Przestań odwoływać spotkania zespołu i zamiast tego ulepsz je
Wiele firm zastąpiło częste spotkania pracowników nieformalnymi rozmowami na czacie i długimi łańcuchami e-maili. Chociaż ten rodzaj komunikacji ma swoje miejsce i czas, jest kiepskim substytutem spotkań zespołu. Aby uzyskać lepszą współpracę i wyższą produktywność, spróbuj skontaktować się ze swoim zespołem twarzą w twarz. W przypadku zespołów z pracownikami zdalnymi połączenie wideokonferencyjne to świetny sposób na stworzenie stymulującego środowiska do współpracy i zapewnienia, że wszyscy członkowie zespołu będą widziani i słyszani podczas wspólnej pracy jako jedna jednostka.
