MLB implementerer Lifesize og treffer et hjem for samarbeid
Major League Baseball (MLB) vet hvordan man arrangerer showstoppende sports- og underholdningsbegivenheter som World Baseball Classic og All-Star Game. Arrangementene tiltrekker seg tusenvis av tilskuere og krever måneder med forberedelser og koordinering i siste liten, så kommunikasjon er nøkkelen ??? men det var ikke alltid lett.
Før World Baseball Classic diskuterte MLB hvordan man kunne gjøre administrasjonen av turneringen, spesielt dens viktige morgenmøter, mer effektiv, effektiv og engasjerende. Disse møtene er vert for mer enn 50 personer på spredte steder og ble tidligere kun gjennomført via lydkonferansesamtale. Av denne grunn var folk ikke alltid fullt engasjert og utførte ofte multitasking, noe som resulterte i en rekke logistiske problemer på områder som var kritiske for suksessen til arrangementene.
Som en nøkkelpartner for MLB-teknologi, gikk Lifesize opp til platen med sin skybaserte videokonferanse- og samarbeidsplattform og integrerte konferanseromsystemer for å transformere samarbeid fra en bakkeball til et hjemmeløp.
"Jeg bruker ikke begrepet lettvint, men Lifesize har virkelig revolusjonert måten vi gjennomfører møter på."
— Daniel Gainey, sjef for IT-drift ved MLB
Forbereder seg på et perfekt spill
Baseball blir ofte referert til som "The National Pastime" - og med god grunn. MLB er den mest historiske profesjonelle sportsligaen i USA, og bringer 73 millioner mennesker til ballparkene for å se 30 lag over hele Nord-Amerika gjennom den ordinære sesongen. Baseball i dag er et globalt fenomen, og ligaen er dedikert til å fortsette å spre spillets innflytelse. Som et resultat driver MLB og Major League Baseball Players Association i fellesskap World Baseball Classic, en turnering som finner sted hvert fjerde år med verdens beste talenter som konkurrerer for sine hjemland.
Som forberedelse til 2017 World Baseball Classic, som fant sted i hele mars 2017 og ble arrangert i Los Angeles, Miami, San Diego, Seoul, Jalisco og Tokyo, fokuserte MLB sin innsats på samarbeid i stedet for konkurranse mens de evaluerte flere videokonferanseløsninger. De valgte Lifesize basert på brukervennlige IT-administrasjonsverktøy og grensesnitt for sluttbrukere. "Fra et IT-perspektiv var det enkelt å implementere, fleksibelt for våre behov og like enkelt for våre eksterne ansatte," sa Daniel Gainey, sjef for IT-drift i MLB.
La oss spille ball!
Under distribusjonsfasen koblet Daniel sammen med en dedikert Lifesize-kundesuksessadvokat (CSA) som var involvert i hele distribusjonsprosessen.
"Han har vært veldig flink til å hjelpe brukerne våre med å komme over skremmingen ved videokonferanser og ha sitt 'aha'-øyeblikk for å se hvordan plattformen gjør møter mer produktive," sa Daniel.
Lifesize-teamet foreslo å sette opp plug-and-play Lifesize HD-kamera- og telefonsystemene for konferanserom på hvert av de potensielle stedene for å hjelpe lagene med å kommunisere bedre under arrangementet. Turneringer som dette krever et vell av logistikk og koordinering, og det er avgjørende for at arrangementet skal lykkes at alle har den mest oppdaterte og nøyaktige informasjonen. Gitt den høye innsatsen for arrangementet ønsket Daniel og IT-driftsteamet umiddelbart å prøve videokonferanser for å forbedre møteproduktiviteten.
Arrangementsplanlegging: A Walk in the Park
MLB satte i gang en prøvekjøring i løpet av 2017-turneringens første uke i Miami og satte deretter initiativet i full gir da turneringen nådde San Diego. Det var en total game changer. Betydelig flere ble med på møtene, de var mer engasjerte og det var færre feilkommunikasjoner under og etter samtalen. Fordi nyhetene om prestasjonene på møtene spredte seg, begynte også kolleger som tilrettela turneringen i Tokyo å bli med i samtalene.
Da turneringen nådde Los Angeles, var mer enn 50 personer med på hvert morgenmøte via Lifesize – enten gjennom videokonferansesystemet, den skybaserte Lifesize-appen eller lydoppringing. Med Lifesize kunne deltakere bli med eksternt og oppleve bedre engasjement og effektiv kommunikasjon. Faktisk økte møtedeltakelsen med rundt 42 prosent sammenlignet med forrige turnering i 2013.
«Så mange endringer blir gjort under disse samtalene at det er viktig at vi alle er på samme side. Lifesize får det til å skje, sa Daniel. "Jeg bruker ikke begrepet lett, men Lifesize har virkelig revolusjonert måten vi gjennomfører møter på."
Videre til den neste
Etter et vellykket løp på World Baseball Classic 2017, var MLB glade for å utnytte Lifesize igjen for 2017 All-Star Game, som ble holdt i Miami. I likhet med World Baseball Classic, inneholder Midsummer Classic-opplevelsen mye mer enn bare et enkelt spill; det er en uke med festligheter frem mot hovedarrangementet. Kompleksiteten i arrangementet øker behovet for effektive møter for å holde alle på samme side. "Et arrangement av denne størrelsen krever en enorm mengde koordinering, og går over alle aspekter av spillet, inkludert ballpark-operasjoner, sikkerhet, kringkastingstid og transport av spillerne," sa Daniel.
Møtedeltakelsen økte med 42 prosent
Deltakerne kunne bli med på en måte som var mest praktisk for dem – konferanserom, bærbar PC eller telefon
Tid, energi og penger spart med mer effektiv kommunikasjon og økt produktivitet
Deltakerne følte seg mer involvert og oppmuntret til å dele ideene sine
Back-to-Back Home Runs
Ved å bruke Lifesize HD-kamera- og telefonsystemer på hotellene og ballparken, i tillegg til Lifesize-appen for mer avsidesliggende steder, sparte MLB tid, energi og penger med mer effektiv kommunikasjon og økt produktivitet. Personell som var spredt over hele byen og ellers ikke ville ha deltatt på personlige møter ble vanlige, svært aktive deltakere. Som et resultat ble møtene faktisk utvidet i tid og antall fordi flere mennesker var i stand til å engasjere seg og følte seg oppmuntret til å dele sine ideer og meninger.
Den mest positive reaksjonen kom imidlertid fra en toppleder i arrangementsledelsen som ennå ikke hadde prøvd konferanseløsningen selv. Hun var engstelig for å se den i aksjon for første gang, spesielt i et så fartsfylt miljø, men mot slutten av den siste dagen utbrøt hun: «Teknologi! Teknologi! Teknologi!"
Livsstørrelse klar for et trippelspill
Til slutt fylte mer enn 37,000 30 All-Star-fans og spillere fra hvert av ligaens 2 lag Marlins Park i tre netter på rad for å være vitne til, blant andre høydepunkter, den første rookien som vant Home Run Derby direkte; kjendiser samler flere hits i Celebrity and Legends Softball Game mens de oppmuntrer til latter over hele stadion; og en ekstraomgang-kamp som fikk American League til å knirke ut en 1–XNUMX seier over National League. Daniel krediterer Lifesize som den integrerte tilretteleggeren for kommunikasjon, noe som var avgjørende for denne generelle suksessen.
"[Lifesize] vil være et permanent tillegg til vår teknologiportefølje for arrangementer," sa Daniel.
Basert på de positive endringene MLB har opplevd gjennom bruken av Lifesize, er den eldste profesjonelle sportsligaen i USA nå i forkant av samarbeidsteknologi uten tegn til å slå ut. MLB planlegger heller å fortsette å bruke Lifesize for fremtidige arrangementer.
lær MER
Sørg for å sjekke ut vår andre case-studier for å lære hvordan Lifesize transformerer forretningskommunikasjon.
