MLB Customer Case Study

MLB distribuerar Lifesize och slår ett hem för samarbete

Major League Baseball (MLB) vet hur man arrangerar fantastiska sport- och underhållningsevenemang som World Baseball Classic och All-Star Game. Evenemangen lockar tusentals åskådare och kräver månader av förberedelser och koordinering i sista minuten, så kommunikation är nyckeln ??? men det var inte alltid lätt.

Före World Baseball Classic diskuterade MLB hur man skulle göra hanteringen av turneringen, särskilt dess viktiga morgonmöten, mer effektiv, effektiv och engagerande. Dessa möten tar emot mer än 50 personer på utspridda platser och genomfördes tidigare endast via ljudkonferenssamtal. Av denna anledning var folk inte alltid helt engagerade och utförde ofta multitasking, vilket resulterade i ett antal logistiska problem inom områden som var avgörande för evenemangens framgång.

Som en viktig MLB-teknikpartner tog Lifesize upp till plattan med sin molnbaserade videokonferens- och samarbetsplattform och integrerade konferensrumssystem för att förvandla samarbete från en markboll till en hemmakörning.

"Jag använder inte termen lättvindigt, men Lifesize har verkligen revolutionerat vårt sätt att genomföra möten."
— Daniel Gainey, chef för IT-drift på MLB

Förbereder för ett perfekt spel

Baseball kallas ofta för "The National Pastime" - och av goda skäl. MLB är den mest historiska professionella sportligan i USA, som tar 73 miljoner människor till bollplanen för att se 30 lag över hela Nordamerika under den ordinarie säsongen. Baseboll idag är ett globalt fenomen, och ligan är dedikerade till att fortsätta sprida spelets inflytande. Som ett resultat driver MLB och Major League Baseball Players Association tillsammans World Baseball Classic, en turnering som äger rum vart fjärde år där världens främsta talanger tävlar om sina hemländer.

Som förberedelse för 2017 World Baseball Classic, som ägde rum under hela mars 2017 och var värd i Los Angeles, Miami, San Diego, Seoul, Jalisco och Tokyo, fokuserade MLB sina ansträngningar på samarbete snarare än konkurrens samtidigt som de utvärderade flera videokonferenslösningar. De valde Lifesize baserat på dess lättanvända IT-administrationsverktyg och gränssnitt för slutanvändare. "Ur ett IT-perspektiv var det enkelt att implementera, flexibelt för våra behov och lika enkelt för våra fjärranställda", säger Daniel Gainey, chef för IT-drift på MLB.

Låt oss spela boll!

Under implementeringsfasen kontaktade Daniel en dedikerad Lifesize kundframgångsadvokat (CSA) som var involverad under hela implementeringsprocessen.

"Han har varit riktigt bra på att hjälpa våra användare att komma över skrämseln med videokonferenser och ha sitt "aha"-ögonblick för att se hur plattformen gör möten mer produktiva, säger Daniel.

Lifesize-teamet föreslog att sätta upp plug-and-play Lifesize HD-kamera- och telefonsystem för konferensrum på var och en av de potentiella platserna för att hjälpa teamen att kommunicera bättre under evenemanget. Turneringar som denna kräver en mängd logistik och koordination, och det är absolut nödvändigt för evenemangets framgång att alla har den mest aktuella och korrekta informationen. Med tanke på evenemangets höga insatser ville Daniel och IT-driftsteamet omedelbart prova videokonferenser för att förbättra mötesproduktiviteten.

Evenemangsplanering: En promenad i parken

MLB satte igång en provkörning under 2017 års turnerings första vecka i Miami och satte sedan igång initiativet för fullt när turneringen nådde San Diego. Det var en total game changer. Betydligt fler deltog i mötena, de var mer engagerade och det var färre missförstånd under och efter samtalet. Eftersom nyheten om prestationerna inom mötena spreds, började även motsvarigheter som underlättade turneringen i Tokyo att gå med i samtalen.

När turneringen nådde Los Angeles gick mer än 50 personer med i varje morgonmöte via Lifesize – antingen via videokonferenssystemet, den molnbaserade Lifesize-appen eller ljuduppringning. Med Lifesize kunde deltagarna gå med på distans och uppleva bättre engagemang och effektiv kommunikation. Faktum är att mötesnärvaron ökade med cirka 42 procent jämfört med föregående turnering 2013.

"Så många förändringar görs under dessa samtal att det är viktigt att vi alla är på samma sida. Lifesize får det att hända”, sa Daniel. "Jag använder inte termen lättvindigt, men Lifesize har verkligen revolutionerat sättet vi genomför möten på."

Vidare till nästa

Efter en framgångsrik körning på World Baseball Classic 2017 var MLB glada över att utnyttja Lifesize igen för 2017 års All-Star Game, som hölls i Miami. I likhet med World Baseball Classic innehåller Midsummer Classic-upplevelsen mycket mer än bara ett enda spel; det är en vecka av festligheter som leder fram till huvudevenemanget. Evenemangets komplexitet ökar behovet av effektiva möten för att hålla alla på samma sida. "Ett evenemang av den här storleken kräver en enorm mängd koordination, som går igenom alla aspekter av spelet, inklusive bollplansoperationer, säkerhet, sändningstid och transport av spelarna", sa Daniel.

Mötesnärvaron ökade med 42 procent

Deltagarna kunde gå med på ett sätt som var mest bekvämt för dem – konferensrum, bärbar dator eller telefon

Tid, energi och pengar sparas med effektivare kommunikation och ökad produktivitet

Deltagarna kände sig mer delaktiga och uppmuntrade att dela med sig av sina idéer

Back-to-Back Home Runs

Genom att använda Lifesize HD-kamera och telefonsystem på hotellen och bollplanen, förutom Lifesize-appen för mer avlägsna platser, sparade MLB tid, energi och pengar med effektivare kommunikation och ökad produktivitet. Personal som var utspridda över hela staden och annars inte skulle ha deltagit i personliga möten blev regelbundna, mycket aktiva deltagare. Det ledde till att mötena faktiskt utökades i tid och antal eftersom fler människor kunde engagera sig och kände sig uppmuntrade att dela med sig av sina idéer och åsikter.

Den mest positiva reaktionen kom dock från en ledande befattningshavare i eventledningsgruppen som ännu inte provat konferenslösningen själv. Hon var angelägen om att se den i praktiken för första gången, särskilt i en sådan fartfylld miljö, men i slutet av den sista dagen utbrast hon, "Teknik! Teknologi! Teknologi!"

Livsstorlek redo för ett trippelspel

Till slut fyllde mer än 37,000 30 All-Star-fans och spelare från vart och ett av ligans 2 lag Marlins Park under tre nätter i rad för att, bland andra höjdpunkter, bevittna den första rookien som vann Home Run Derby direkt; kändisar samlar flera hits i Celebrity and Legends Softball Game samtidigt som de framkallar skratt över hela arenan; och en extrainningsstrid som såg att American League gnisslade ut en 1–XNUMX-seger över National League. Daniel krediterar Lifesize som den integrerade kommunikationsfacilitatorn, vilket var avgörande för denna övergripande framgång.

"[Lifesize] kommer att vara ett permanent tillskott till vår evenemangsteknologiportfölj", sa Daniel.

Baserat på de positiva förändringar som MLB har upplevt genom sin användning av Lifesize, ligger den äldsta professionella sportligan i USA nu i framkanten av samarbetsteknologi utan några tecken på att slå ut. Snarare planerar MLB att fortsätta använda Lifesize för framtida evenemang.