MLB-klantcasestudy

MLB implementeert Lifesize en bereikt een homerun voor samenwerking

Major League Baseball (MLB) weet hoe je adembenemende sport- en entertainmentevenementen zoals de World Baseball Classic en de All-Star Game neer moet zetten. De evenementen trekken duizenden toeschouwers en vergen maanden van voorbereiding en last-minute coördinatie, dus communicatie is de sleutel ??? maar het was niet altijd gemakkelijk.

Voorafgaand aan de World Baseball Classic debatteerde MLB over hoe het beheer van het toernooi, met name de vitale ochtendbijeenkomsten, effectiever, efficiënter en boeiender kon worden gemaakt. Deze vergaderingen hebben plaats voor meer dan 50 mensen op verspreide locaties en werden voorheen alleen via audioconferentiegesprekken gehouden. Om deze reden waren mensen niet altijd volledig betrokken en waren ze vaak aan het multitasken, wat resulteerde in een aantal logistieke problemen op gebieden die cruciaal zijn voor het succes van de evenementen.

Als een belangrijke MLB-technologiepartner stapte Lifesize naar de plaat met zijn cloudgebaseerde videoconferentie- en samenwerkingsplatform en geïntegreerde vergaderruimtesystemen om samenwerking te transformeren van een grondbal naar een homerun.

"Ik gebruik de term niet lichtvaardig, maar Lifesize heeft echt een revolutie teweeggebracht in de manier waarop we vergaderingen houden."
— Daniel Gainey, Manager IT Operations bij MLB

Voorbereiding op een perfect spel

Honkbal wordt vaak "The National Pastime" genoemd - en terecht. MLB is de meest historische professionele sportcompetitie in de Verenigde Staten en brengt 73 miljoen mensen naar de honkbalvelden om 30 teams in Noord-Amerika te zien gedurende het reguliere seizoen. Honkbal is tegenwoordig een wereldwijd fenomeen en de competitie zet zich in om de invloed van het spel verder te verspreiden. Als gevolg hiervan organiseren MLB en de Major League Baseball Players Association gezamenlijk de World Baseball Classic, een toernooi dat elke vier jaar plaatsvindt met 's werelds beste talent dat strijdt om hun thuisland.

Ter voorbereiding op de World Baseball Classic 2017, die plaatsvond in maart 2017 en werd georganiseerd in Los Angeles, Miami, San Diego, Seoul, Jalisco en Tokio, concentreerde MLB zijn inspanningen op samenwerking in plaats van competitie, terwijl verschillende oplossingen voor videoconferenties werden geëvalueerd. Ze kozen voor Lifesize vanwege de gebruiksvriendelijke IT-beheertools en interface voor eindgebruikers. "Vanuit een IT-perspectief was het eenvoudig te implementeren, flexibel voor onze behoeften en net zo gemakkelijk voor onze externe medewerkers", zegt Daniel Gainey, Manager IT Operations bij MLB.

Laten we bal spelen!

Tijdens de implementatiefase kwam Daniel in contact met een toegewijde Lifesize Customer Succes Advocate (CSA) die betrokken was bij het hele implementatieproces.

"Hij is erg goed in het helpen van onze gebruikers om de intimidatie van videoconferenties te overwinnen en hun 'aha'-moment te beleven om te zien hoe het platform vergaderingen productiever maakt", aldus Daniel.

Het Lifesize-team stelde voor om de plug-and-play Lifesize HD-camera- en telefoonsystemen op te zetten voor vergaderruimten in elk van de toekomstige locaties om de teams te helpen beter te communiceren tijdens het evenement. Toernooien als deze vereisen een schat aan logistiek en coördinatie, en het is voor het succes van het evenement van essentieel belang dat iedereen over de meest actuele en nauwkeurige informatie beschikt. Gezien de hoge inzet van het evenement wilden Daniel en het IT Operations-team onmiddellijk videoconferenties proberen om de productiviteit van vergaderingen te verbeteren.

Evenementplanning: een wandeling in het park

MLB zette een proefrit in gang tijdens de eerste week van het toernooi van 2017 in Miami en zette het initiatief vervolgens in volle gang toen het toernooi San Diego bereikte. Het was een totale game-wisselaar. Aanzienlijk meer mensen namen deel aan de vergaderingen, ze waren meer betrokken en er waren minder miscommunicaties tijdens en na het gesprek. Omdat het nieuws over de prestatie tijdens de vergaderingen zich verspreidde, begonnen ook tegenhangers die het toernooi in Tokio faciliteerden, zich bij de oproepen aan te sluiten.

Tegen de tijd dat het toernooi Los Angeles bereikte, namen elke ochtend meer dan 50 mensen deel aan de vergadering via Lifesize — hetzij via het videoconferentiesysteem, de cloudgebaseerde Lifesize-app of audio-inbelverbinding. Met Lifesize konden deelnemers op afstand deelnemen en een betere betrokkenheid en effectieve communicatie ervaren. Het aantal bezoekers aan vergaderingen steeg zelfs met ongeveer 42 procent in vergelijking met het vorige toernooi in 2013.

“Tijdens deze gesprekken worden er zoveel wijzigingen aangebracht dat het belangrijk is dat we allemaal op dezelfde golflengte zitten. Lifesize maakt dat mogelijk', zegt Daniel. "Ik gebruik de term niet lichtvaardig, maar Lifesize heeft echt een revolutie teweeggebracht in de manier waarop we vergaderingen houden."

Op naar de volgende

Na een succesvolle run op de World Baseball Classic 2017, was MLB verheugd om Lifesize opnieuw te gebruiken voor de All-Star Game 2017, die werd gehouden in Miami. Net als bij de World Baseball Classic, belichaamt de Midsummer Classic-ervaring veel meer dan alleen een enkel spel; het is een week vol festiviteiten in de aanloop naar het hoofdevenement. De complexiteit van het evenement vergroot de behoefte aan effectieve vergaderingen om iedereen op één lijn te houden. "Een evenement van deze omvang vereist een enorme hoeveelheid coördinatie, waarbij elk aspect van het spel wordt behandeld, inclusief honkbalveldoperaties, beveiliging, uitzendtiming en transport van de spelers", aldus Daniel.

Het vergaderbezoek steeg met 42 procent

Deelnemers konden deelnemen op een manier die voor hen het handigst was: vergaderruimte, laptop of telefoon

Bespaar tijd, energie en geld met efficiëntere communicatie en verhoogde productiviteit

De aanwezigen voelden zich meer betrokken en aangemoedigd om hun ideeën te delen

Back-to-back homeruns

Door gebruik te maken van Lifesize HD-camera- en telefoonsystemen in de hotels en het stadion, naast de Lifesize-app voor meer afgelegen locaties, bespaarde MLB tijd, energie en geld met efficiëntere communicatie en verhoogde productiviteit. Personeel dat over de hele stad verspreid was en anders geen persoonlijke bijeenkomsten bijwoonde, werd een regelmatige, zeer actieve deelnemer. Als gevolg hiervan namen de vergaderingen in tijd en aantal toe omdat meer mensen betrokken konden raken en zich aangemoedigd voelden om hun ideeën en meningen te delen.

De gunstigste reactie kwam echter van een senior executive van het evenementenmanagementteam die de conferencing-oplossing zelf nog niet had uitgeprobeerd. Ze was bang om het voor het eerst in actie te zien, vooral in zo'n snelle omgeving, maar tegen het einde van de laatste dag riep ze uit: 'Technologie! Technologie! Technologie!"

Levensgroot klaar voor een triple play

Uiteindelijk vulden meer dan 37,000 All-Star-fans en spelers van elk van de 30 teams van de competitie drie opeenvolgende nachten Marlins Park om onder andere getuige te zijn van de eerste rookie die de Home Run Derby regelrecht won; beroemdheden die meerdere hits scoren in de Celebrity and Legends Softball Game terwijl ze het hele stadion aan het lachen maken; en een verlenging van de innings waarbij de American League een 2-1 overwinning op de National League boekte. Daniel noemt Lifesize de integrale facilitator van communicatie, wat cruciaal was voor dit algehele succes.

"[Lifesize] zal een permanente toevoeging zijn aan ons technologieportfolio voor evenementen", aldus Daniel.

Op basis van de positieve veranderingen die MLB heeft doorgemaakt door het gebruik van Lifesize, loopt de oudste professionele sportcompetitie in de Verenigde Staten nu voorop op het gebied van samenwerkingstechnologie zonder tekenen van uitval. Integendeel, MLB is van plan Lifesize te blijven gebruiken voor toekomstige evenementen.