Wir behandeln viele Tipps zur Produktivität von Meetings in unserem herunterladbaren Leitfaden auf So übernehmen Sie Ihre Meetings, aber ich denke, dieser verdient etwas mehr Aufmerksamkeit. Das wiederkehrende Meeting kann ein Joker für die Produktivität sein. Wofür melde ich mich nur an, wenn ich zuschlage? nehmen sie es an. Ihrer Bitte um eine Stunde meiner Woche, jede Woche, für den Rest meines Lebens?
E-Mail-Clients machen es wirklich einfach, ein gut vorbereitetes, sorgfältig ausgewähltes und gut durchdachtes Meeting in etwas zu verwandeln, das sich Woche für Woche in eine unbegründete Ansammlung von Unternehmensressourcen verwässert, die wahrscheinlich besser für etwas anderes verwendet werden sollten. Vielleicht ist Ihr wiederkehrendes Meeting eine der Ausnahmen, aber wenn Sie jemals an den 25–50 % der Meetings teilgenommen haben, die als Zeitverschwendung angesehen werden, dann kann es sich lohnen, über Alternativen nachzudenken.
Nur um das klarzustellen, ich hasse nicht alle Meetings, nur schlechte
Wie fast alles sind Meetings in Maßen in Ordnung. Wie in, jemand moderiert sie – Tagesordnungen versenden Stellen Sie sicher, dass nur die Personen eingeladen werden, die zu den Zielen beitragen, und halten Sie die Gespräche auf Kurs und pünktlich. Ich denke, dass wiederkehrende Meetings dazu führen, dass wir gegen einige dieser Best Practices verstoßen, die für produktive Meetings etabliert wurden.
Wo sie am besten funktionieren
Das beste wiederkehrende Meeting, an dem ich je teilgenommen habe, war projektbasiert und wurde von einem geschulten Projektmanager geleitet. Das Projekt begann am ersten Tag und musste am dreißigsten Tag abgeschlossen werden, und währenddessen wurden 15-minütige Besprechungen angesetzt, in denen sich die wichtigsten Interessengruppen schnell auf die nächsten Schritte einigen und die Verantwortung für die nächsten Schritte übernehmen konnten, um das Projekt auf Kurs zu halten.
Da es 15 Minuten lang war, blieb nicht genug Zeit, um etwas anderes zu tun, als die Ziele zu erreichen. Die Gruppe war klein, und die Wiederholung hatte ein Ende – war das Projekt abgeschlossen, waren es auch die Meetings. Im Wesentlichen hatte der Projektmanager ein einstündiges Meeting abgehalten und es entlang des Projektverlaufs aufgeteilt, um alle konzentriert und verantwortlich zu halten.
Wo das wiederkehrende Meeting schief gehen kann
Speichern Sie es für das Meeting. Wenn Sie jemals ein regelmäßig stattfindendes Meeting hatten, waren Sie vielleicht versucht, ein paar Informationen für Ihr nächstes Treffen aufzuheben – auf diese Weise haben Sie etwas, worüber Sie sprechen können, wenn Sie „am Tisch“ an der Reihe sind. Das hat nicht nur das Potenzial, ein Projekt zu blockieren, es verschwendet auch die Zeit, die Sie reserviert haben, indem Sie sich auf alte Nachrichten konzentrieren.
Meetings können teuer sein, und das Festlegen eines wiederkehrenden Meetings, insbesondere für eine große Gruppe, kann mit einem hohen Preis verbunden sein. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Meetings auf Opportunitätskosten anderer Arbeit anfallen. Eine Stunde für ein Treffen von 10 Personen zu blockieren, ist ein Tageslohn – also haben Sie Respekt vor dem Treffen.
Der Trend zur dauerhaften Zusammenarbeit
Eine Möglichkeit, wiederkehrende Besprechungen zu reduzieren, ist der Einsatz eines Tools für die dauerhafte Zusammenarbeit. Die meisten wiederkehrenden Meetings konzentrieren sich auf Projekt- und Statusaktualisierungen, und diese können ziemlich einfach in einen Gruppenchat transkribiert werden. Das hält die Konversation am Laufen und lässt die Leute ein- und aussteigen, um sich über ihre eigene Zeit zu informieren.
In einer kürzlich durchgeführten Umfrage unter Lifesize-Benutzern haben wir festgestellt, dass geplante Meetings zwar immer noch weit verbreitet sind, aber mehr Gespräche organisch, ohne Kalendereinladung und für kürzere Zeiträume stattfinden. Lifesize wurde entwickelt, damit Teams auf alle Arten kommunizieren können, die sie benötigen – Video-, Audio- und Webkonferenzen, Chat sowie aufgezeichnete und gemeinsame Meetings – und es macht es unglaublich einfach, auf einen Namen im Verzeichnis zu klicken und eine Unterhaltung zu beginnen jedes Gerät.
