Ladattavassa oppaassamme käsitellään monia kokousten tuottavuutta koskevia vinkkejä Kuinka omistaa kokoukset, mutta mielestäni tämä ansaitsee erityistä huomiota. Toistuva kokous voi olla villi kortti tuottavuudelle. Mihin allekirjoitan itseni, kun osun hyväksyä pyyntöösi tunnin viikosta, joka viikko, loppuelämäni ajan?
Sähköpostiohjelmien avulla on todella helppoa muuttaa hyvin valmisteltu, huolellisesti valitusta ja harkitusta kokouksesta jotain, joka viikko toisensa jälkeen laimentaa perusteettoman yrityksen resurssien keräämisen, joka on luultavasti parempi käyttää johonkin muuhun. Ehkä toistuva tapaamisesi on yksi poikkeuksista, mutta jos olet joskus ollut mukana niissä 25–50 % tapaamisista, joita pidetään ajanhukkaa, niin kannattaa ehkä harkita vaihtoehtoja.
Selvyyden vuoksi en vihaa kaikkia tapaamisia, vain huonoja
Kuten useimmat muutkin, kokoukset ovat hyviä maltillisesti. Kuten nyt, joku valvoo niitä - esityslistan lähettäminen etuajassa varmistamalla, että vain tavoitteiden saavuttamiseen osallistuvat ihmiset kutsutaan ja pitämällä keskustelut raiteilla ja ajoissa. Uskon, että toistuvat kokoukset antavat meille mahdollisuuden rikkoa joitain näistä parhaista käytännöistä, jotka on luotu tuottavia kokouksia varten.
Missä ne toimivat parhaiten
Paras toistuva tapaaminen, jossa olen ollut mukana, oli projektipohjainen ja koulutetun projektipäällikön vetämä. Projekti käynnistyi ensimmäisenä päivänä, ja se piti saada päätökseen 15. päivänä, ja matkan varrelle ajoitettiin XNUMX minuutin kokouksia, joissa tärkeimmät sidosryhmät sopivat nopeasti ja ottavat vastuun seuraavista vaiheista hankkeen pitämiseksi raiteilla.
Koska se oli 15 minuuttia pitkä, aika ei riittänyt muuhun kuin tavoitteiden saavuttamiseen. Ryhmä oli pieni, ja toistumiselle oli loppu – kun projekti oli valmis, niin myös kokoukset. Pohjimmiltaan projektipäällikkö oli järjestänyt tunnin mittaisen kokouksen ja jakanut sen kesken projektin, jotta kaikki pysyisivät keskittyneinä ja vastuullisina.
Missä toistuva tapaaminen voi mennä pieleen
Tallennetaan kokousta varten. Jos sinulla on joskus ollut säännöllinen kokous, sinulla on ehkä ollut houkutus säästää tietoa seuraavaa tapaamista varten – näin sinulla on jotain puhuttavaa, kun on sinun vuorosi "pöydän ympärillä". Se ei vain voi pysäyttää projektia, vaan se hukkaa aikaa, jonka olet varannut keskittymällä vanhoihin uutisiin.
Kokoukset voivat olla kalliita, ja toistuvan kokouksen järjestäminen, etenkin suurelle ryhmälle, voi tulla kalliiksi. On tärkeää muistaa, että kokoukset tulevat muun työn vaihtoehtoiskustannuksin. Tunnin estäminen 10 henkilön tapaamiselle on päivän palkka – joten kunnioita kokousta.
Trendi kohti jatkuvaa yhteistyötä
Yksi tapa vähentää toistuvia tapaamisia on käyttää jatkuvaa yhteistyötyökalua. Useimmat toistuvat kokoukset keskittyvät projekti- ja tilapäivityksiin, ja ne voidaan kirjoittaa melko helposti ryhmäkeskusteluun. Tämä pitää keskustelun käynnissä ja antaa ihmisten tulla sisään ja ulos pysyäkseen ajan tasalla.
Äskettäisessä Lifesize-käyttäjissä tehdyssä tutkimuksessa havaitsimme, että vaikka ajoitetut kokoukset ovat edelleen laajalti käytössä, enemmän keskusteluja tapahtuu orgaanisesti, ilman kalenterikutsua ja lyhyempiä aikoja. Lifesize on suunniteltu antamaan tiimille mahdollisuus kommunikoida kaikilla heidän tarvitsemillaan tavoilla – video-, ääni- ja verkkoneuvotteluissa, chatissa sekä tallennetuissa ja jaetuissa kokouksissa – ja sen avulla on uskomattoman helppoa napsauttaa hakemistossa olevaa nimeä ja aloittaa keskustelu mikä tahansa laite.
