W naszym dostępnym do pobrania przewodniku znajdziesz wiele wskazówek dotyczących produktywności spotkań Jak zarządzać swoimi spotkaniami, ale myślę, że ten zasługuje na dodatkową uwagę. Powtarzające się spotkania mogą być dziką kartą dla produktywności. Tylko na co się piszę, kiedy uderzam przyjąć na twoją prośbę o godzinę mojego tygodnia, każdego tygodnia, do końca życia?
Klienci poczty e-mail naprawdę ułatwiają przekształcenie dobrze przygotowanego, skrupulatnie wyselekcjonowanego i przemyślanego spotkania w coś, co tydzień po tygodniu rozrzedza się w bezpodstawne gromadzenie zasobów firmy, które prawdopodobnie lepiej byłoby wydać na coś innego. Być może twoje cykliczne spotkanie jest jednym z wyjątków, ale jeśli kiedykolwiek brałeś udział w 25–50% spotkań uważanych za stratę czasu, być może warto rozważyć kilka alternatyw.
Żeby było jasne, nie nienawidzę wszystkich spotkań, tylko tych złych
Jak większość rzeczy, spotkania są w porządku z umiarem. Jakby ktoś je moderował — wysyłanie agend z wyprzedzeniem, upewniając się, że zapraszane są tylko osoby, które przyczyniają się do realizacji celów, i utrzymując rozmowy na właściwym torze i na czas. Myślę, że powtarzające się spotkania otwierają nas na naruszenie niektórych z tych najlepszych praktyk, które zostały ustalone dla produktywnych spotkań.
Tam, gdzie działają najlepiej
Najlepsze cykliczne spotkanie, w którym brałem udział, było projektowe i prowadzone przez przeszkolonego kierownika projektu. Projekt rozpoczął się pierwszego dnia i musiał zostać ukończony w dniu trzydziestym, a po drodze zaplanowano 15-minutowe spotkania, w których kluczowi interesariusze mogli szybko uzgodnić i przejąć odpowiedzialność za kolejne kroki, aby projekt działał zgodnie z planem.
Mając 15 minut, nie było wystarczająco dużo czasu na zrobienie czegokolwiek poza osiągnięciem celów. Grupa była mała, a powtarzalność się skończyła — po zakończeniu projektu skończyły się też spotkania. Zasadniczo kierownik projektu odbył godzinne spotkanie i podzielił je w trakcie projektu, aby wszyscy byli skoncentrowani i odpowiedzialni.
Gdzie cykliczne spotkanie może się nie udać
Zapisywanie go na spotkanie. Jeśli kiedykolwiek miałeś regularnie odbywające się spotkanie, być może kusiło Cię, aby zachować trochę informacji na następne spotkanie — w ten sposób będziesz miał o czym rozmawiać, gdy nadejdzie Twoja kolej „wokół stołu”. Nie tylko może to zatrzymać projekt, ale marnuje czas, który zarezerwowałeś, skupiając się na starych wiadomościach.
Spotkania mogą być kosztowne, a zorganizowanie spotkania cyklicznego, zwłaszcza dla dużej grupy, może wiązać się z wysoką ceną. Należy pamiętać, że spotkania odbywają się kosztem alternatywnym innej pracy. Zarezerwowanie godziny na spotkanie 10 osób to równowartość dziennego wynagrodzenia — więc miej szacunek dla spotkania.
Trend w kierunku trwałej współpracy
Jednym ze sposobów ograniczenia powtarzających się spotkań jest zastosowanie trwałego narzędzia do współpracy. Większość powtarzających się spotkań koncentruje się na aktualizacjach projektu i statusu, a te można łatwo zapisać na czacie grupowym. To podtrzymuje rozmowę i pozwala ludziom wpadać i wychodzić, aby nadrobić zaległości w swoim czasie.
W niedawnej ankiecie przeprowadzonej wśród użytkowników Lifesize odkryliśmy, że chociaż zaplanowane spotkania są nadal szeroko stosowane, więcej rozmów odbywa się organicznie, bez zaproszenia z kalendarza i na krótsze okresy czasu. Lifesize został stworzony, aby umożliwić zespołom komunikację na wszystkie potrzebne sposoby — konferencje wideo, audio i internetowe, czat oraz nagrywane i udostępniane spotkania — i niezwykle łatwo jest kliknąć nazwę w katalogu i rozpocząć rozmowę od dowolne urządzenie.
