V našem průvodci, který si můžete stáhnout, pokrýváme mnoho tipů pro produktivitu schůzek Jak vlastnit své schůzky, ale myslím, že tohle si zaslouží trochu zvláštní pozornosti. Opakující se setkání může být divokou kartou pro produktivitu. K čemu se přihlásím, když se trefím přijmout na vaši žádost o hodinu mého týdne, každý týden, po zbytek mého života?
S e-mailovými klienty je opravdu snadné přeměnit dobře připravenou, pečlivě vybranou a promyšlenou schůzku v něco, co se týden po týdnu rozmělňuje v neopodstatněné shromažďování firemních zdrojů, které je pravděpodobně lepší vynaložit na něco jiného. Možná je vaše opakovaná schůzka jednou z výjimek, ale pokud jste někdy byli součástí 25–50 % schůzek považovaných za ztrátu času, pak možná stojí za to zvážit některé alternativy.
Aby bylo jasno, nesnáším všechny schůzky, jen ty špatné
Jako většina všeho, schůzky jsou v pořádku s mírou. Jako v tom, někdo je moderuje – rozesílání agendy předem, ujistěte se, že jsou pozváni pouze lidé, kteří přispívají k cílům, a udržujte konverzace na správné cestě a včas. Myslím, že opakující se schůzky nám umožňují porušovat některé z těchto osvědčených postupů, které byly zavedeny pro produktivní schůzky.
Kde nejlépe fungují
Nejlepší opakující se setkání, kterého jsem se zúčastnil, bylo založeno na projektu a vedl jej vyškolený projektový manažer. Projekt odstartoval první den a měl být dokončen třicátého dne a po cestě byly naplánovány 15minutové schůzky, na kterých se klíčoví zainteresovaní rychle dohodli a převzali odpovědnost za další kroky, aby projekt pokračoval.
Vzhledem k délce 15 minut nebylo dost času udělat nic jiného než splnit cíle. Skupina byla malá a opakování skončilo – jakmile byl projekt hotový, schůzky také. Projektový manažer si v podstatě udělal hodinovou schůzku a rozdělil ji na průběh projektu, aby se všichni soustředili a byli zodpovědní.
Kde se může opakující se setkání pokazit
Uložení na schůzku. Pokud jste někdy měli pravidelnou schůzku, možná jste byli v pokušení uložit si trochu informací pro příští setkání – budete si tak mít o čem povídat, až na vás přijde řada „u stolu“. Nejen, že to má potenciál zastavit projekt, ale plýtvá to časem, který máte vyhrazený soustředěním se na staré zprávy.
Schůzky mohou být drahé a uspořádání opakované schůzky, zejména pro velkou skupinu, může přijít draho. Je důležité si pamatovat, že schůzky přicházejí za cenu příležitosti jiné práce. Zablokování jedné hodiny pro 10 lidí na setkání je denní mzda – mějte tedy před schůzkou respekt.
Trend k trvalé spolupráci
Jedním ze způsobů, jak omezit opakující se schůzky, je použít nástroj pro trvalou spolupráci. Většina opakujících se schůzek se zaměřuje na aktualizace projektu a stavu a ty lze docela snadno přepsat do skupinového chatu. To udržuje konverzaci v chodu a umožňuje lidem vstupovat a odcházet, aby zůstali zachyceni ve svém volném čase.
V nedávném průzkumu mezi uživateli Lifesize jsme zjistili, že i když jsou plánované schůzky stále široce používány, více konverzací probíhá organicky, bez pozvánky kalendáře a na kratší dobu. Lifesize je navržena tak, aby umožnila týmům komunikovat všemi způsoby, které potřebují – video, audio a webové konference, chat a zaznamenané a sdílené schůzky – a neuvěřitelně jednoduše umožňuje kliknout na jméno v adresáři a zahájit konverzaci z jakékoli zařízení.
