Vi dekker mange tips om møteproduktivitet i vår nedlastbare guide på Hvordan eie møtene dine, men jeg synes denne fortjener litt ekstra oppmerksomhet. Det gjentakende møtet kan være et jokertegn for produktivitet. Akkurat hva melder jeg meg på når jeg treffer godta til din forespørsel om en time av uken min, hver uke, resten av livet?
E-postklienter gjør det veldig enkelt å forvandle et godt forberedt, omhyggelig utvalgt, gjennomtenkt møte til noe som uke etter uke fortynnes til en ubegrunnet samling av bedriftsressurser som sannsynligvis er bedre brukt til å gjøre noe annet. Kanskje ditt tilbakevendende møte er et av unntakene, men hvis du noen gang har vært en del av 25–50 % av møtene som anses som bortkastet tid, kan det være verdt å vurdere noen alternativer.
Bare for å være tydelig, jeg hater ikke alle møter, bare dårlige
Som det meste er møter fint med måte. Som i, noen modererer dem - sende ut agendaer på forhånd, og sørg for at bare personene som bidrar til målene er invitert og holder samtalene på rett spor og i tide. Jeg tror gjentakende møter åpner for brudd på noen av disse beste praksisene som er etablert for produktive møter.
Der de fungerer best
Det beste tilbakevendende møtet jeg har vært med på var prosjektbasert og drevet av en utdannet prosjektleder. Prosjektet startet på dag én og måtte være ferdig på dag tretti, og 15-minutters møter ble planlagt underveis for sentrale interessenter for raskt å bli enige om og ta eierskap til neste steg for å holde prosjektet på rett spor.
Ved å være 15 minutter lang, var det ikke nok tid til å gjøre noe annet enn å nå målene. Gruppen var liten, og det ble slutt på gjentakelsen – når prosjektet var ferdig, ble det også møtene. I hovedsak hadde prosjektlederen tatt et timelangt møte og delt det opp i løpet av prosjektet for å holde alle fokuserte og ansvarlige.
Hvor det gjentakende møtet kan gå galt
Lagrer det til møtet. Hvis du noen gang har hatt et regelmessig møte, kan det hende du har blitt fristet til å lagre litt informasjon til neste samvær – på den måten vil du ha noe å snakke om når det er din tur "rundt bordet." Ikke bare har det potensialet til å stoppe et prosjekt, det kaster bort tiden du har reservert ved å fokusere på gamle nyheter.
Møter kan være dyre, og det å sette et gjentakende møte, spesielt for en stor gruppe, kan ha en høy pris. Det er viktig å huske at møter kommer på alternativkostnaden av annet arbeid. Å blokkere en time for 10 personer å møte er en dagslønn – så ha respekt for møtet.
Trenden mot vedvarende samarbeid
En måte å kutte ned på det gjentakende møtet er å bruke et vedvarende samarbeidsverktøy. De fleste gjentakende møter fokuserer på prosjekt- og statusoppdateringer, og disse kan ganske enkelt transkriberes til en gruppechat. Det holder samtalen i gang og lar folk komme inn og ut for å holde seg oppdatert på sin egen tid.
I en fersk undersøkelse blant Lifesize-brukere fant vi at mens planlagte møter fortsatt er mye brukt, skjer flere samtaler organisk, uten en kalenderinvitasjon og i kortere perioder. Lifesize er bygget for å la team kommunisere på alle måtene de trenger – video-, lyd- og nettkonferanser, chat og innspilte og delte møter – og det gjør det utrolig enkelt å klikke på et navn i katalogen og starte en samtale fra hvilken som helst enhet.
