We behandelen veel productiviteitstips voor vergaderingen in onze downloadbare gids op Hoe eigenaar te worden van uw vergaderingen, maar ik denk dat deze wel wat extra aandacht verdient. De terugkerende vergadering kan een troef zijn voor productiviteit. Waar teken ik mezelf voor op als ik toeslaat accepteren op uw verzoek voor een uur van mijn week, elke week, voor de rest van mijn leven?
E-mailclients maken het heel gemakkelijk om een goed voorbereide, zorgvuldig geselecteerde, goed doordachte vergadering om te zetten in iets dat week na week verwatert tot een ongegronde verzameling bedrijfsmiddelen die waarschijnlijk beter aan iets anders kunnen worden besteed. Misschien is uw terugkerende vergadering een van de uitzonderingen, maar als u ooit deel hebt uitgemaakt van de 25-50% van de vergaderingen die als tijdverspilling worden beschouwd, dan is het misschien de moeite waard om enkele alternatieven te overwegen.
Voor alle duidelijkheid: ik haat niet alle vergaderingen, alleen de slechte
Zoals bijna alles, zijn vergaderingen met mate prima. Zoals in, iemand modereert ze - agenda's versturen van tevoren, zorg ervoor dat alleen de mensen die bijdragen aan de doelstellingen worden uitgenodigd en houd de gesprekken op schema en op tijd. Ik denk dat terugkerende vergaderingen ons openstellen voor het schenden van enkele van deze best practices die zijn vastgesteld voor productieve vergaderingen.
Waar ze het beste werken
De beste terugkerende vergadering waar ik deel van uitmaakte, was projectgebaseerd en geleid door een getrainde projectmanager. Het project ging van start op de eerste dag en moest op dag dertig worden afgerond, en onderweg werden 15 minuten durende vergaderingen gepland zodat de belangrijkste belanghebbenden het snel eens konden worden over de volgende stappen om het project op schema te houden.
Omdat het 15 minuten duurde, was er niet genoeg tijd om iets anders te doen dan de doelstellingen te halen. De groep was klein en er kwam een einde aan de herhaling - toen het project eenmaal was afgelopen, waren de vergaderingen dat ook. In wezen had de projectmanager een vergadering van een uur gehouden en deze in de loop van het project opgesplitst om iedereen gefocust en verantwoordelijk te houden.
Waar de terugkerende vergadering mis kan gaan
Bewaar het voor de vergadering. Als je ooit een regelmatig terugkerende vergadering hebt gehad, ben je misschien in de verleiding gekomen om wat informatie te bewaren voor je volgende bijeenkomst - op die manier heb je iets om over te praten als het jouw beurt is "rond de tafel". Dat heeft niet alleen het potentieel om een project te vertragen, het verspilt ook de tijd die je hebt gereserveerd door je te concentreren op oud nieuws.
Vergaderingen kunnen duur zijn en het opzetten van een terugkerende vergadering, vooral voor een grote groep, kan een hoge prijs met zich meebrengen. Het is belangrijk om te onthouden dat vergaderingen ten koste gaan van ander werk. Een uur blokkeren voor 10 mensen om elkaar te ontmoeten, is een dagloon - dus heb respect voor de vergadering.
De trend naar duurzame samenwerking
Een manier om de terugkerende vergadering te verminderen, is door een permanente samenwerkingstool te gebruiken. De meeste terugkerende vergaderingen richten zich op project- en statusupdates, en die kunnen vrij eenvoudig worden getranscribeerd in een groepschat. Dat houdt het gesprek gaande en laat mensen in en uit springen om in hun eigen tijd bij te blijven.
In een recent onderzoek onder Lifesize-gebruikers ontdekten we dat hoewel geplande vergaderingen nog steeds veel worden gebruikt, er meer organische gesprekken plaatsvinden, zonder agenda-uitnodiging en voor kortere perioden. Lifesize is gebouwd om teams op alle mogelijke manieren te laten communiceren - video-, audio- en webconferenties, chatten en opgenomen en gedeelde vergaderingen - en het maakt het ongelooflijk eenvoudig om op een naam in de directory te klikken en een gesprek te beginnen vanaf elk apparaat.
