Vi täcker många mötesproduktivitetstips i vår nedladdningsbara guide på Hur du äger dina möten, men jag tycker att den här förtjänar lite extra uppmärksamhet. Det återkommande mötet kan vara ett jokertecken för produktiviteten. Precis vad jag anmäler mig till när jag slår acceptera till din begäran om en timme av min vecka, varje vecka, för resten av mitt liv?
E-postklienter gör det verkligen enkelt att förvandla ett väl förberett, noggrant utvalt, genomtänkt möte till något som vecka efter vecka späds ut till en ogrundad samling av företagsresurser som förmodligen är bättre att göra något annat. Kanske är ditt återkommande möte ett av undantagen, men om du någonsin har varit en del av de 25–50 % av mötena som anses vara slöseri med tid, så kan det vara värt att överväga några alternativ.
Bara för att vara tydlig, jag hatar inte alla möten, bara dåliga
Som det mesta är möten bra med måtta. Som i, någon modererar dem - skickar ut dagordningar i förväg, se till att bara de personer som bidrar till målen är inbjudna och håller samtalen på rätt spår och i tid. Jag tror att återkommande möten öppnar oss för att bryta mot några av dessa bästa praxis som har etablerats för produktiva möten.
Där de fungerar bäst
Det bästa återkommande mötet som jag varit med om var projektbaserat och drevs av en utbildad projektledare. Projektet startade dag ett och behövde vara klart på dag trettio, och 15-minutersmöten planerades längs vägen för nyckelintressenter att snabbt komma överens om och ta ansvar för nästa steg för att hålla projektet på rätt spår.
Genom att vara 15 minuter lång fanns det inte tillräckligt med tid för att göra något annat än att uppfylla målen. Gruppen var liten, och det blev ett slut på återkommande – när projektet väl var klart, så var mötena det också. I huvudsak hade projektledaren tagit ett timslångt möte och delat upp det under projektets gång för att hålla alla fokuserade och ansvariga.
Där det återkommande mötet kan gå fel
Sparar det till mötet. Om du någonsin har haft ett regelbundet möte kan du ha blivit frestad att spara lite information till din nästa träff – på så sätt har du något att prata om när det är din tur "rundt bordet." Det har inte bara potentialen att stoppa ett projekt, det slösar bort tiden du har reserverat genom att fokusera på gamla nyheter.
Möten kan vara dyra och att sätta upp ett återkommande möte, särskilt för en stor grupp, kan kosta ett högt pris. Det är viktigt att komma ihåg att möten kommer till alternativkostnaden för annat arbete. Att blockera en timme för 10 personer att träffas är en dagslön – så ha respekt för mötet.
Trenden mot ihållande samarbete
Ett sätt att dra ner på det återkommande mötet är att använda ett beständigt samarbetsverktyg. De flesta återkommande möten fokuserar på projekt- och statusuppdateringar, och de kan transkriberas ganska enkelt till en gruppchatt. Det håller igång konversationen och låter folk komma in och ut för att hålla sig ikapp med sin egen tid.
I en nyligen genomförd undersökning av Lifesize-användare fann vi att även om schemalagda möten fortfarande används i stor utsträckning, sker fler konversationer organiskt, utan en kalenderinbjudan och under kortare tidsperioder. Lifesize är byggd för att låta team kommunicera på alla de sätt de behöver – video, ljud och webbkonferenser, chatt och inspelade och delade möten – och det gör det otroligt enkelt att klicka på ett namn i katalogen och starta en konversation från vilken enhet som helst.
