Cómo llevar a cabo una reunión de directorio exitosa y una agenda de reunión de directorio

Las reuniones periódicas de la junta son un componente crítico para construir y mantener un negocio exitoso. Para las organizaciones en industrias hipercompetitivas, el directorio de una empresa juega un papel importante en el establecimiento de la agenda del negocio (determinación de prioridades, establecimiento de metas, revisión de inversiones estratégicas), todo mientras trabaja en estrecha colaboración con los equipos de gestión ejecutiva para equilibrar las necesidades organizacionales a corto plazo con las necesidades a largo plazo. apuestas

Durante y saliendo de la pandemia, la necesidad de ese pensamiento estratégico y colaboración no ha disminuido. De hecho, se ha vuelto aún más crucial y desafiante, lo que refuerza aún más la necesidad de un fuerte liderazgo, comunicación y alineación entre las juntas directivas y el C-suite.

Dada la enorme importancia de la reunión de la junta, es imperativo que los líderes de la empresa maximicen las interacciones de la junta, lo que significa mantener las reuniones en movimiento de manera eficiente y crear un entorno ideal para la colaboración. En este artículo, discutimos formas de llevar a cabo una reunión de directorio exitosa utilizando tecnologías modernas para garantizar que todas las partes puedan participar y estar presentes, sin importar su ubicación.

¿Qué es una reunión de directorio?

Una reunión de la junta es una reunión de la junta directiva de una empresa, que se lleva a cabo generalmente en ciertos momentos del año para discutir políticas o problemas de toda la empresa. La junta directiva determina la estrategia comercial general de la empresa y los directores son elegidos por los accionistas o por miembros de la organización. Este tipo de reuniones son importantes porque son una oportunidad para que los responsables definan y discutan la trayectoria de la empresa.

¿Con qué frecuencia tienen lugar?

Las reuniones de la junta se llevan a cabo a intervalos establecidos, a menudo trimestrales o semestrales. Pueden ocurrir con más frecuencia, según cómo funcione su empresa y con qué frecuencia sus directores quieran reunirse para revisar los procesos y el progreso de la empresa. El propósito de las reuniones de la junta es que los directores hablen sobre los problemas que enfrenta la empresa, revisen el desempeño de la empresa y discutan las nuevas políticas que se promulgarán.

¿Cómo se lleva a cabo una reunión de directorio?

Las reuniones de la junta pueden tener lugar en persona o a través de un reunión virtual de la junta. Hoy en día, a medida que las organizaciones regresan gradualmente a la sede y las oficinas, se está realizando un número cada vez mayor de reuniones de directorio durante equipo de videoconferencia o sistemas de salas de reuniones, ya que la tecnología brinda una claridad increíble y hace que la reunión sea más impactante para todos los involucrados. Como puedes imaginar, comunicación no verbal es increíblemente importante en este tipo de reuniones.

Si está planeando una reunión de directorio virtual o híbrida, es posible que desee considerar una solución de automatización de reuniones de directorio como TableroPAC. TableroPAC se integra con Lifesize videoconferencia en la nube y permite a las organizaciones realizar reuniones confidenciales, colaborar e intercambiar documentos confidenciales de forma segura.

5 temas discutidos en una reunión de directorio

Como la mayoría de las reuniones, creando una agenda mantener la reunión sobre el tema y el optimismo es importante cuando se trata de la gestión del tiempo y la productividad de la reunión. El tiempo de todos es valioso y nadie quiere gastarlo en una mala reunión. Al describir lo que se discutirá en la reunión de la junta, los miembros de la junta pueden ingresar o iniciar sesión en la sala de reuniones preparados y enfocados en la agenda en cuestión. Por lo general, las reuniones de la junta cubren estos cinco objetivos:

1. Desempeño de la empresa

El primer punto de la agenda suele ser un resumen del desempeño de la empresa desde la última reunión del directorio. Hable acerca de si las métricas de desempeño de la empresa se están moviendo en la dirección correcta y si se lograron los objetivos.

Mire las cifras de ventas, el tráfico de marketing y la participación de mercado. Esta es su oportunidad de hablar sobre hitos y logros, así como sobre áreas en las que la empresa tiene oportunidades para mejorar o crecer. Mire los objetivos perdidos, el aumento de los gastos y los incidentes con clientes y clientes. Aproveche esta oportunidad para permitir que la junta discuta el desempeño de la empresa y trabaje para encontrar soluciones para las fallas e incentivos para las victorias.

Las conversaciones sobre el desempeño de la empresa deben limitarse a resúmenes rápidos, con informes completos disponibles para que los miembros los revisen fuera de la reunión. Hable sobre los principales puntos débiles o aspectos destacados y guarde los detalles para las llamadas de seguimiento.

2. Estrategias futuras

Después de reflexionar sobre lo que ha funcionado y lo que no, es bueno hacer un seguimiento y elaborar estrategias sobre qué hacer en el futuro para promover el crecimiento de su organización. La mayor parte de cualquier buena reunión de la junta debe consistir en discutir qué estrategias futuras se implementarán y cómo serán ejecutadas por la empresa.

A menudo, las ideas para nuevas estrategias son presentadas por el C-suite y el resto de la gerencia de la empresa. Luego, corresponde a los miembros de la junta discutir estas ideas, su viabilidad y cualquier cambio que harían. El objetivo siempre debe ser promover el crecimiento, ya sea que se trate de ventas, adiciones a la cartera de productos o expansión a nuevos mercados.

Esta es la oportunidad del equipo para alinearse con estas estrategias y asegurarse de que todos estén en la misma página con los mismos objetivos en mente e implementar planes de acción sobre cómo lograr estos objetivos en el plazo determinado.

3. Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Después de acordar las estrategias, la junta directiva debe hablar sobre los indicadores clave de desempeño que se asignan a estas estrategias. La creación de estos planes de acción implica la identificación de métricas concretas que pueden indicar cuán efectivas terminan siendo sus estrategias.

Un KPI es un tipo de medida de desempeño que lo ayuda a comprender cómo se está desempeñando su empresa. Los KPI deben ser cuantificables, alineados con su objetivo y aplicables y alcanzables de manera realista en toda su organización. Puede usar estas reuniones de la junta para establecer pasos concretos para cumplir con los objetivos de KPI de su organización. Alguno ejemplos de kpi son los puntajes netos del promotor (NPS), la satisfacción y retención del cliente, las ventas por región, la tasa de rotación de empleados y la tasa de abandono de clientes.

4. Problemas y oportunidades

Con la implementación de nuevas hojas de ruta y estrategias en una organización surgen nuevos obstáculos y desafíos. Las reuniones de la junta son un buen momento para discutir los obstáculos y alentar ideas para solucionarlos.

También debe echar un vistazo a las nuevas oportunidades que la gerencia está considerando y hablar sobre si vale la pena el tiempo y los recursos necesarios para aprovecharlas.

5. Hacer planes de acción

Una vez que se discutan todos los detalles importantes, la junta puede hablar sobre los planes de acción que afectarán el futuro de la empresa. Estos planes pueden ser propuestos y votados durante la reunión.

Los planes de acción pueden referirse a cosas como procesos de ventas mejorados, una nueva estrategia de marketing, protocolo de incorporación de clientes, resolución de un problema importante de la empresa o incluso establecer la agenda para futuras reuniones. Esto asegura que todos sepan cuáles son los siguientes pasos inmediatos.

Mejore la eficiencia de las reuniones de directorio con estas 4 soluciones para salas de reuniones

Lifesize proporciona una gran cantidad de soluciones y herramientas de reunión para garantizar que las reuniones de su directorio, y todas las demás reuniones, sean lo más eficientes posible, ya sea que se realicen en una sala de juntas formal o desde ubicaciones de trabajo remotas distribuidas.

Equipo de videoconferencia

El Icono de tamaño natural 700 es la principal solución de videoconferencia para salas de juntas. Es un sistema de cámara 4K versátil y de alta calidad con un asombroso zoom de 20X y controles de pantalla táctil para flexibilidad de movimiento horizontal/vertical. Los micrófonos reductores de ruido y el códec de audio Opus en el compañero Lifesize Phone HD tendrán voces más nítidas que en una llamada de conferencia telefónica tradicional. Además, con Conexión de tamaño natural, el Icon 700 ahora se puede usar con cualquier plataforma de reunión de video en la nube preferida, incluidos Microsoft Teams, Zoom, Google Meet y otros.

Compartir tamaño natural

Desea el menor tiempo de inactividad posible al presentar ante la junta. Jugar con dongles y cables de pantalla no es propicio para una buena reunión de la junta. Con Compartir tamaño natural, puede compartir su pantalla y presentar de forma inalámbrica en tiempo real. Incluso tiene la opción de presentar desde su teléfono sin una computadora.

Software de videoconferencia

Cualquiera de los miembros de su junta puede conectarse a reuniones remotas donde sea que estén, sin importar qué dispositivo estén usando. La aplicación de videoconferencia en la nube de Lifesize admite hasta 500 llamadas, grabaciones y pantallas compartidas, y cada llamada está encriptada para conversaciones seguras y confidenciales.

Kaptivo Habitaciones

Con toda la planificación, la elaboración de estrategias y el procesamiento de números que pueden tener lugar durante las reuniones de la junta, a veces solo desea dibujar, diagramar o hacer una lluvia de ideas en una pizarra. Cámaras de pizarra digital Kaptivo Permita que los asistentes a la reunión de la junta colaboren digitalizando, guardando y compartiendo contenido de pizarra física en vivo en la reunión de video.

Conclusión

Con la tecnología adecuada, las reuniones de la junta pueden ser atractivas e informativas y pueden mejorar drásticamente la perspectiva estratégica de su empresa. En Lifesize, queremos que se concentre en el contenido de la reunión, no en las herramientas con las que se reúne. Es por eso que ofrecemos la capacidad de simplificar completamente las reuniones de su junta directiva para que realmente se trate de la reunión, las personas involucradas, los planes que se están haciendo y nada más.

Preguntas frecuentes sobre la reunión de la junta [FAQ]

Llevar a cabo reuniones de directorio exitosas es una parte importante del funcionamiento de un negocio. Aquí hay algunas preguntas y respuestas comunes sobre cómo hacer que su próxima reunión sea un éxito.

¿Cuánto debe durar una reunión de directorio?

Las reuniones de la junta no deben durar más de dos o tres horas. El tiempo de los miembros de la junta es muy valioso, y las reuniones deben centrarse en temas a nivel estratégico, dejando detalles más pequeños para sincronizaciones de seguimiento y reuniones separadas.

¿Con qué frecuencia deben realizarse las reuniones de directorio?

La frecuencia de las reuniones de la junta de su organización realmente depende de la frecuencia con la que los miembros de la junta se sientan cómodos reuniéndose. Las reuniones trimestrales, semestrales y anuales son comunes; cualquier cosa más frecuente es un marco de tiempo demasiado corto para ver el verdadero crecimiento de la empresa o el progreso en los planes de acción establecidos.  

¿Quién suele asistir a las reuniones de la junta?

A las reuniones de la junta suelen asistir los directores ejecutivos y los líderes de departamento, así como los miembros de la junta. También podrán estar presentes aquellas personas de interés para el orden del día.

Sistemas de salas de reuniones para la colaboración

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