Regularne spotkania zarządu są kluczowym elementem budowania i utrzymywania udanego biznesu. W przypadku organizacji działających w hiperkonkurencyjnych branżach zarząd firmy odgrywa ważną rolę w ustalaniu planu działania firmy — określaniu priorytetów, ustalaniu celów, przeglądaniu strategicznych inwestycji — a wszystko to przy ścisłej współpracy z zespołami zarządzającymi w celu zrównoważenia krótkoterminowych potrzeb organizacyjnych z długoterminowymi zakłady.
Podczas i po wychodzeniu z pandemii potrzeba strategicznego myślenia i współpracy nie zmalała. W rzeczywistości stało się to jeszcze bardziej kluczowe i stanowiło wyzwanie, jeszcze bardziej wzmacniając potrzebę silnego przywództwa, komunikacji i zgodności między zarządami a kierownictwem wyższego szczebla.
Biorąc pod uwagę ogromne znaczenie posiedzeń zarządu, liderzy firm muszą maksymalizować interakcje zarządu, co oznacza sprawne prowadzenie spotkań i tworzenie idealnego środowiska do współpracy. W tym artykule omawiamy sposoby przeprowadzenia udanego posiedzenia zarządu przy użyciu nowoczesnych technologii, aby zapewnić wszystkim stronom możliwość uczestniczenia i obecności bez względu na lokalizację.
Co to jest spotkanie zarządu?
Posiedzenie zarządu to spotkanie rady dyrektorów firmy, które odbywa się zwykle w określonych porach roku w celu omówienia zasad lub kwestii dotyczących całej firmy. Rada dyrektorów określa ogólną strategię biznesową firmy, a dyrektorzy są wybierani przez akcjonariuszy lub członków organizacji. Tego typu spotkania są ważne, ponieważ są szansą dla osób zarządzających na zdefiniowanie i przedyskutowanie trajektorii firmy.
Jak często się odbywają?
Posiedzenia zarządu odbywają się w ustalonych odstępach czasu, często co kwartał lub dwa razy w roku. Mogą zdarzać się częściej, w zależności od tego, jak działa Twoja firma i jak często Twoi dyrektorzy chcą się spotykać w celu przeglądu procesów i postępów firmy. Celem posiedzeń zarządu jest omówienie przez dyrektorów wszelkich problemów, przed którymi stoi firma, przegląd wyników firmy i omówienie nowych zasad, które mają zostać uchwalone.
Jak przeprowadzić posiedzenie zarządu?
Posiedzenia Zarządu mogą odbywać się osobiście lub za pośrednictwem a wirtualne posiedzenie zarządu. Obecnie, gdy organizacje stopniowo wracają do centrali i biur, odbywa się coraz więcej posiedzeń zarządu sprzęt do wideokonferencji lub systemy sal konferencyjnych, ponieważ technologia zapewnia niesamowitą klarowność i sprawia, że spotkanie ma większy wpływ na wszystkich zaangażowanych. Jak możesz sobie wyobrazić, komunikacja niewerbalna jest niezwykle ważny w tego typu spotkaniach.
Jeśli planujesz wirtualne lub hybrydowe spotkanie zarządu, możesz rozważyć rozwiązanie do automatyzacji spotkań zarządu, takie jak Tablica PAC. Tablica PAC integruje się z Lifesize wideokonferencje w chmurze i umożliwia organizacjom bezpieczne prowadzenie poufnych spotkań, współpracę i wymianę poufnych dokumentów.
5 tematów omawianych na posiedzeniu zarządu
Jak większość spotkań, tworzenie agendy utrzymywanie spotkania na temat i optymistyczne jest ważne, jeśli chodzi o zarządzanie czasem i produktywność spotkania. Czas każdego jest cenny i nikt nie chce go marnować na złym spotkaniu. Przedstawiając, co będzie omawiane na posiedzeniu zarządu, członkowie zarządu mogą wejść lub zalogować się do przygotowanej i skoncentrowanej na bieżącym programie sali konferencyjnej. Zazwyczaj spotkania zarządu obejmują pięć następujących celów:
1. Wyniki firmy
Pierwszym punktem porządku obrad jest zazwyczaj podsumowanie wyników spółki od ostatniego posiedzenia zarządu. Porozmawiaj o tym, czy wskaźniki wydajności firmy zmierzają we właściwym kierunku i czy cele zostały osiągnięte.
Spójrz na wyniki sprzedaży, ruch marketingowy i udział w rynku. To Twoja szansa, aby porozmawiać o kamieniach milowych i osiągnięciach, a także o obszarach, w których firma ma możliwości poprawy lub rozwoju. Spójrz na nieudane cele, rosnące wydatki i incydenty z klientami i klientami. Wykorzystaj tę okazję, aby umożliwić zarządowi omówienie wyników firmy i pracę nad znalezieniem rozwiązań dla porażek i zachęt do zwycięstw.
Rozmowy na temat wyników firmy powinny ograniczać się do krótkich podsumowań, z pełnymi raportami dostępnymi dla członków do wglądu poza spotkaniem. Porozmawiaj o głównych problemach lub najważniejszych punktach i zapisz szczegóły na potrzeby kolejnych rozmów.
2. Przyszłe strategie
Po zastanowieniu się nad tym, co się sprawdziło, a co nie, miło jest śledzić i opracować strategię dotyczącą tego, co należy zrobić w przyszłości, aby promować rozwój organizacji. Większość każdego dobrego spotkania zarządu powinna polegać na przedyskutowaniu, jakie przyszłe strategie zostaną wdrożone i jak będą one realizowane przez firmę.
Często pomysły na nowe strategie przedstawia kadra kierownicza i reszta kierownictwa firmy. Następnie do członków zarządu należy przedyskutowanie tych pomysłów, ich wykonalności i wszelkich zmian, które by wprowadzili. Celem zawsze powinno być promowanie wzrostu, niezależnie od tego, czy chodzi o sprzedaż, rozszerzenie portfolio produktów, czy też ekspansję na nowe rynki.
Jest to okazja dla zespołu do dostosowania się do tych strategii i upewnienia się, że wszyscy są na tej samej stronie z myślą o tych samych celach i wdrożenia planów działania, jak osiągnąć te cele w określonych ramach czasowych.
3. Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)
Po uzgodnieniu strategii zarząd powinien omówić kluczowe wskaźniki wydajności, które są przypisane do tych strategii. Tworzenie tych planów działania wiąże się z określeniem konkretnych wskaźników, które mogą wskazywać, jak skuteczne są Twoje strategie.
KPI to rodzaj pomiaru wydajności, który pomaga zrozumieć, jak działa Twoja firma. Kluczowe wskaźniki efektywności powinny być wymierne, dostosowane do celu oraz możliwe do zastosowania i realistycznie osiągalne w całej organizacji. Możesz wykorzystać te spotkania zarządu do ustalenia konkretnych kroków w celu osiągnięcia celów KPI swojej organizacji. Niektóre przykłady KPI to wyniki promotorów netto (NPS), satysfakcja i utrzymanie klientów, sprzedaż według regionu, wskaźnik rotacji pracowników i wskaźnik rezygnacji klientów.
4. Problemy i szanse
Wraz z wdrażaniem nowych planów i strategii w całej organizacji pojawiają się nowe przeszkody i wyzwania. Spotkania zarządu to świetny czas na omówienie przeszkód i zachęcanie do pomysłów na ich obejście.
Powinieneś również przyjrzeć się nowym możliwościom rozważanym przez kierownictwo i porozmawiać o tym, czy warto poświęcać czas i środki na ich realizację.
5. Sporządzanie planów działania
Po omówieniu wszystkich ważnych szczegółów zarząd może mówić o planach działań, które wpłyną na przyszłość firmy. Plany te mogą być proponowane i poddawane pod głosowanie podczas spotkania.
Plany działania mogą dotyczyć usprawnienia procesów sprzedaży, nowej strategii marketingowej, protokołu wdrożenia klienta, rozwiązania ważnego problemu firmowego, a nawet ustalenia agendy przyszłych spotkań. Dzięki temu wszyscy wiedzą, jakie są najbliższe kroki.
Popraw wydajność spotkań zarządu dzięki tym 4 rozwiązaniom dotyczącym sal konferencyjnych
Lifesize zapewnia całą gamę rozwiązań i narzędzi do spotkań, aby zapewnić, że spotkania zarządu — i wszystkie inne spotkania — będą tak wydajne, jak to tylko możliwe, niezależnie od tego, czy odbywają się w oficjalnej sali konferencyjnej, czy w rozproszonych lokalizacjach pracy zdalnej.
Sprzęt do wideokonferencji
Połączenia Ikona Lifesize 700 to najlepsze rozwiązanie do wideokonferencji dla sal konferencyjnych. To wszechstronny, najwyższej jakości system kamer 4K ze zdumiewającym 20-krotnym zoomem i elementami sterującymi na ekranie dotykowym zapewniającymi elastyczność w zakresie obracania i pochylania. Mikrofony z redukcją szumów i kodek audio Opus w towarzyszącym telefonie Lifesize Phone HD sprawią, że głos będzie bardziej wyraźny niż podczas tradycyjnej telefonicznej rozmowy konferencyjnej. W dodatku z Połączenie Lifesize, Icon 700 może być teraz używany z dowolną preferowaną platformą do spotkań wideo w chmurze, w tym Microsoft Teams, Zoom, Google Meet i innymi.
Udostępnij Lifesize
Chcesz jak najmniej przestojów podczas prezentacji przed zarządem. Manipulowanie kluczami sprzętowymi i kablami wyświetlacza nie sprzyja dobremu spotkaniu zarządu. Z Udostępnij Lifesize, możesz udostępniać swój ekran i prezentować bezprzewodowo w czasie rzeczywistym. Masz nawet możliwość prezentacji z telefonu bez komputera.
Oprogramowanie do wideokonferencji
Każdy członek Twojego zarządu może łączyć się ze spotkaniami zdalnymi, gdziekolwiek się znajduje, bez względu na to, z jakiego urządzenia korzysta. Aplikacja do wideokonferencji w chmurze Lifesize obsługuje do 500 połączeń, nagrywanie i udostępnianie ekranu, a każde połączenie jest szyfrowane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poufności rozmów.
Pokoje Kaptivo
Przy całym tym planowaniu, opracowywaniu strategii i analizowaniu liczb, które mogą mieć miejsce podczas spotkań zarządu, czasami po prostu chcesz rysować, tworzyć diagramy lub przeprowadzać burzę mózgów na tablicy. Cyfrowe kamery tablicowe Kaptivo umożliwiać uczestnikom spotkań zarządu współpracę poprzez digitalizację, zapisywanie i udostępnianie zawartości fizycznej tablicy na żywo podczas spotkania wideo.
Wnioski
Dzięki odpowiedniej technologii spotkania zarządu mogą być wciągające i pouczające oraz mogą radykalnie poprawić strategiczne perspektywy Twojej firmy. W Lifesize chcemy, abyś skupił się na treści spotkania, a nie na narzędziach, z których korzystasz. Dlatego oferujemy możliwość całkowitego usprawnienia spotkań zarządu, tak aby naprawdę dotyczyły spotkania, zaangażowanych osób, tworzonych planów i niczego więcej.
Często zadawane pytania dotyczące spotkania zarządu [FAQ]
Prowadzenie udanych posiedzeń zarządu jest ważną częścią prowadzenia firmy. Oto kilka typowych pytań i odpowiedzi dotyczących tego, jak sprawić, by następne spotkanie zakończyło się sukcesem.
Ile powinno trwać posiedzenie zarządu?
Posiedzenia zarządu nie powinny trwać dłużej niż dwie do trzech godzin. Czas członków Twojego zarządu jest bardzo cenny, a spotkania powinny koncentrować się na tematach na poziomie strategicznym, pozostawiając mniejsze szczegóły do dalszych synchronizacji i osobnych terminów spotkań.
Jak często powinny odbywać się posiedzenia zarządu?
Częstotliwość spotkań zarządu w Twojej organizacji naprawdę zależy od tego, jak często członkowie zarządu czują się komfortowo. Spotkania kwartalne, półroczne i roczne są powszechne — częstsze spotkania to zbyt krótki okres czasu, aby zobaczyć prawdziwy rozwój firmy lub postępy w realizacji planów działania.
Kto zwykle uczestniczy w posiedzeniach zarządu?
W spotkaniach zarządu zazwyczaj biorą udział dyrektorzy naczelni i kierownicy działów, a także członkowie zarządu. Obecne mogą być również osoby zainteresowane porządkiem obrad.
Systemy sal konferencyjnych do współpracy
Podnieś jakość sali konferencyjnej dzięki rozwiązaniom Lifesize.
Prowadź spotkania wideo i dołączaj do nich, aby połączyć swoje zespoły i klientów z Lifesize Meeting Rooms.
Przeprowadź burzę mózgów, planuj i współpracuj w naturalny sposób w całej organizacji dzięki kamerom Kaptivo Whiteboard Cameras.
