Regelmatige bestuursvergaderingen zijn een essentieel onderdeel van het opbouwen en behouden van een succesvol bedrijf. Voor organisaties in hyperconcurrerende industrieën speelt het bestuur van een bedrijf een belangrijke rol bij het bepalen van de agenda voor het bedrijf - het bepalen van prioriteiten, het stellen van doelen, het beoordelen van strategische investeringen - en dit alles terwijl het nauw samenwerkt met uitvoerende managementteams om een evenwicht te vinden tussen de behoeften van de organisatie op korte termijn en die op de lange termijn. weddenschappen.
Tijdens en na de pandemie is de behoefte aan strategisch denken en samenwerken niet afgenomen. Sterker nog, het is zelfs nog belangrijker en uitdagender geworden, waardoor de behoefte aan sterk leiderschap, communicatie en afstemming tussen raden van bestuur en de C-suite verder wordt versterkt.
Gezien het buitensporige belang van de bestuursvergadering, is het absoluut noodzakelijk dat bedrijfsleiders de interactie met het bestuur maximaliseren, wat betekent dat vergaderingen efficiënt verlopen en een ideale omgeving voor samenwerking wordt gecreëerd. In dit artikel bespreken we manieren om een succesvolle bestuursvergadering te houden met behulp van moderne technologieën om ervoor te zorgen dat alle partijen kunnen deelnemen en aanwezig kunnen zijn, ongeacht hun locatie.
Wat is een bestuursvergadering?
Een bestuursvergadering is een vergadering van de raad van bestuur van een bedrijf, die meestal op bepaalde tijden van het jaar wordt gehouden om bedrijfsbrede beleidslijnen of kwesties te bespreken. De raad van bestuur bepaalt de algemene bedrijfsstrategie van het bedrijf en de bestuurders worden gekozen door aandeelhouders of door leden van de organisatie. Dit soort vergaderingen zijn belangrijk omdat ze een kans zijn voor de verantwoordelijken om het traject van het bedrijf te definiëren en te bespreken.
Hoe vaak vinden ze plaats?
Bestuursvergaderingen vinden plaats op gezette tijden, vaak driemaandelijks of halfjaarlijks. Ze kunnen vaker voorkomen, afhankelijk van hoe uw bedrijf werkt en hoe vaak uw bestuurders bijeen willen komen om processen en de voortgang van het bedrijf te bespreken. Het doel van bestuursvergaderingen is dat de bestuurders praten over alle problemen waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd, de prestaties van het bedrijf beoordelen en nieuw te voeren beleid bespreken.
Hoe voer je een bestuursvergadering?
Bestuursvergaderingen kunnen in persoon plaatsvinden of over een virtuele bestuursvergadering. Tegenwoordig, nu organisaties geleidelijk terugkeren naar het hoofdkantoor en de kantoren, vinden er steeds meer bestuursvergaderingen plaats apparatuur voor videoconferenties of vergaderruimtesystemen, omdat de technologie ongelooflijke helderheid biedt en de vergadering meer impact maakt voor alle betrokkenen. Zoals u zich kunt voorstellen, non-verbale communicatie is ongelooflijk belangrijk in dit soort vergaderingen.
Als u een virtuele of hybride bestuursvergadering plant, kunt u een automatiseringsoplossing voor bestuursvergaderingen overwegen BestuurPAC. BestuurPAC integreert met Lifesize cloud videoconferencing en stelt organisaties in staat om veilig vertrouwelijke vergaderingen te houden, samen te werken en gevoelige documenten uit te wisselen.
5 onderwerpen besproken in een bestuursvergadering
Zoals de meeste vergaderingen, het maken van een agenda om de vergadering bij het onderwerp en vrolijk te houden, is belangrijk als het gaat om timemanagement en vergaderproductiviteit. Ieders tijd is waardevol en niemand wil die besteden aan een slechte vergadering. Door te schetsen wat er in uw bestuursvergadering besproken gaat worden, kunnen bestuursleden voorbereid en gefocust op de agenda binnenlopen of inloggen in de vergaderruimte. Doorgaans hebben bestuursvergaderingen betrekking op deze vijf doelstellingen:
1. Prestaties van het bedrijf
Het eerste agendapunt is meestal een overzicht van de prestaties van het bedrijf sinds de laatste bestuursvergadering. Bespreek of de prestatiestatistieken van het bedrijf in de goede richting gaan en of de doelen zijn bereikt.
Kijk naar verkoopcijfers, marketingverkeer en marktaandeel. Dit is uw kans om te praten over mijlpalen en prestaties, evenals gebieden waar het bedrijf kansen heeft om te verbeteren of te groeien. Kijk naar gemiste targets, stijgende kosten en incidenten bij klanten en opdrachtgevers. Maak van deze gelegenheid gebruik om het bestuur in staat te stellen de prestaties van het bedrijf te bespreken en te werken aan het vinden van oplossingen voor missers en stimulansen voor overwinningen.
Gesprekken over de prestaties van het bedrijf moeten worden beperkt tot snelle samenvattingen, met volledige rapporten die leden buiten de vergadering kunnen bekijken. Praat over de belangrijkste pijnpunten of hoogtepunten en bewaar de details voor vervolggesprekken.
2. Toekomststrategieën
Na te hebben nagedacht over wat wel en niet heeft gewerkt, is het goed om op te volgen en strategieën te bedenken voor wat u in de toekomst kunt doen om de groei van uw organisatie te bevorderen. Het grootste deel van een goede bestuursvergadering zou moeten bestaan uit het bespreken van de toekomstige strategieën die zullen worden geïmplementeerd en hoe deze door het bedrijf zullen worden uitgevoerd.
Vaak worden ideeën voor nieuwe strategieën gepresenteerd door de C-suite en de rest van het management van het bedrijf. Vervolgens is het aan de bestuursleden om deze ideeën, hun levensvatbaarheid en eventuele wijzigingen die ze zouden aanbrengen te bespreken. Het doel moet altijd zijn om groei te bevorderen, of het nu gaat om verkoop, productportfolio-toevoegingen of uitbreiding naar nieuwe markten.
Dit is de kans voor het team om op één lijn te komen met deze strategieën en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit met dezelfde doelen voor ogen, en om actieplannen uit te voeren om deze doelen binnen het gegeven tijdsbestek te bereiken.
3. Key performance indicators (KPI's)
Nadat er overeenstemming is bereikt over de strategieën, moet de raad van bestuur het hebben over de belangrijkste prestatie-indicatoren die aan deze strategieën zijn toegewezen. Het maken van deze actieplannen gaat gepaard met het identificeren van concrete statistieken die kunnen aangeven hoe effectief uw strategieën uiteindelijk zijn.
Een KPI is een soort prestatiemeting die u helpt te begrijpen hoe uw bedrijf presteert. KPI's moeten meetbaar zijn, afgestemd op uw doel en toepasbaar en realistisch haalbaar in uw hele organisatie. U kunt deze bestuursvergaderingen gebruiken om concrete stappen te zetten om de KPI-doelen van uw organisatie te bereiken. Sommige voorbeelden van KPI's zijn net promoter scores (NPS), klanttevredenheid en -behoud, omzet per regio, personeelsverloop en klantverloop.
4. Problemen en kansen
Met het implementeren van nieuwe roadmaps en strategieën in een organisatie komen er nieuwe obstakels en uitdagingen. Bestuursvergaderingen zijn een goed moment om obstakels te bespreken en ideeën aan te moedigen om er omheen te werken.
Je moet ook kijken naar nieuwe kansen die het management overweegt en bespreken of het de tijd en middelen waard is om ze na te streven.
5. Actieplannen maken
Zodra alle belangrijke details zijn besproken, kan het bestuur praten over actieplannen die de toekomst van het bedrijf zullen beïnvloeden. Deze plannen kunnen tijdens de vergadering worden voorgesteld en gestemd.
Actieplannen kunnen betrekking hebben op zaken als verbeterde verkoopprocessen, een nieuwe marketingstrategie, het onboarding-protocol voor klanten, het oplossen van een belangrijk bedrijfsprobleem of zelfs het bepalen van de agenda voor toekomstige vergaderingen. Zo weet iedereen wat de directe vervolgstappen zijn.
Verbeter de efficiëntie van bestuursvergaderingen met deze 4 vergaderruimteoplossingen
Lifesize biedt een groot aantal oplossingen en vergadertools om ervoor te zorgen dat uw bestuursvergaderingen — en alle andere vergaderingen — zo efficiënt mogelijk verlopen, of ze nu worden gehouden in een formele bestuurskamer of vanaf gedistribueerde externe werklocaties.
Apparatuur voor videoconferenties
De Levensgrote Icon 700 is de belangrijkste oplossing voor videoconferenties voor directiekamers. Het is een veelzijdig 4K-camerasysteem van topkwaliteit met een verbazingwekkende 20x zoom en touchscreenbediening voor flexibiliteit bij pannen/kantelen. De ruisonderdrukkende microfoons en Opus-audiocodec op de bijbehorende Lifesize Phone HD zorgen ervoor dat stemmen helderder doorkomen dan bij een traditionele telefoonconferentie. Plus, met Levensgrote verbinding, kan de Icon 700 nu worden gebruikt met elk voorkeursplatform voor videovergaderingen in de cloud, waaronder Microsoft Teams, Zoom, Google Meet en andere.
Levensgroot aandeel
U wilt zo min mogelijk downtime bij het presenteren aan het bestuur. Gehannes met dongles en beeldschermkabels is niet bevorderlijk voor een goede bestuursvergadering. Met Levensgroot aandeel, kunt u uw scherm delen en draadloos in realtime presenteren. Je hebt zelfs de mogelijkheid om vanaf je telefoon te presenteren zonder computer.
Software voor videoconferenties
Elk van uw bestuursleden kan verbinding maken met vergaderingen op afstand, waar ze ook zijn, ongeacht welk apparaat ze gebruiken. De Lifesize-app voor videoconferenties in de cloud ondersteunt tot 500 manieren om te bellen, op te nemen en het scherm te delen, en elk gesprek is gecodeerd voor uw veilige, vertrouwelijke discussies.
Kaptivo-kamers
Met alle planning, strategieën en rekenwerk dat tijdens bestuursvergaderingen kan plaatsvinden, wil je soms gewoon tekenen, diagrammen maken of brainstormen op een whiteboard. Kaptivo digitale whiteboard camera's laat deelnemers aan bestuursvergaderingen samenwerken door live fysieke whiteboard-inhoud te digitaliseren, op te slaan en te delen in de videovergadering.
Conclusie
Met de juiste technologie kunnen bestuursvergaderingen boeiend en informatief zijn en de strategische vooruitzichten van uw bedrijf drastisch verbeteren. Bij Lifesize willen we dat u zich concentreert op de inhoud van de vergadering, niet op de hulpmiddelen waarmee u vergadert. Daarom bieden we de mogelijkheid om uw bestuursvergaderingen volledig te stroomlijnen, zodat ze echt gaan over de vergadering, de betrokken mensen, de plannen die worden gemaakt en niets anders.
Bestuursvergadering Veelgestelde vragen [FAQ's]
Het voeren van succesvolle bestuursvergaderingen is een belangrijk onderdeel van het runnen van een bedrijf. Hier zijn enkele veelvoorkomende vragen en antwoorden over hoe u uw volgende vergadering tot een succes kunt maken.
Hoe lang mag een bestuursvergadering duren?
Bestuursvergaderingen mogen niet langer duren dan twee tot drie uur. De tijd van uw bestuursleden is zeer waardevol, en de vergaderingen moeten zich richten op onderwerpen op strategisch niveau, met kleinere details die overblijven voor vervolgsynchronisaties en aparte vergadertijden.
Hoe vaak moeten bestuursvergaderingen plaatsvinden?
De frequentie van bestuursvergaderingen voor uw organisatie hangt echt af van hoe vaak uw bestuursleden zich prettig voelen om te vergaderen. Driemaandelijkse, halfjaarlijkse en jaarlijkse vergaderingen zijn gebruikelijk - alles wat frequenter is, is een te kort tijdsbestek om echte bedrijfsgroei of voortgang van de opgestelde actieplannen te zien.
Wie woont meestal de bestuursvergaderingen bij?
Bestuursvergaderingen worden meestal bijgewoond door de chief executives en afdelingsleiders, evenals de leden van de raad van bestuur. Hierbij mogen ook personen aanwezig zijn die van belang zijn voor de agenda.
Vergaderruimtesystemen voor samenwerking
Verhoog de vergaderruimte-ervaring met Lifesize-oplossingen.
Organiseer en neem deel aan videovergaderingen om uw teams en klanten met elkaar in contact te brengen met Lifesize Meeting Rooms.
Brainstorm, plan en werk op natuurlijke wijze samen in uw hele organisatie met Kaptivo Whiteboard Camera's.
