Regelbundna styrelsemöten är en avgörande komponent för att bygga och upprätthålla en framgångsrik verksamhet. För organisationer i hyperkonkurrenskraftiga branscher spelar ett företags styrelse en viktig roll när det gäller att sätta agendan för verksamheten – fastställa prioriteringar, sätta mål, se över strategiska investeringar – allt samtidigt som de arbetar nära med ledningsgrupper för att balansera kortsiktiga organisatoriska behov med långsiktiga satsningar.
Under och när pandemin kom ut har behovet av det strategiska tänkandet och samarbetet inte avtagit. I själva verket har det blivit ännu mer avgörande och utmanande, vilket ytterligare förstärker behovet av starkt ledarskap, kommunikation och anpassning mellan styrelser och C-suiten.
Med tanke på styrelsemötets överdrivna betydelse är det absolut nödvändigt att företagsledare maximerar styrelseinteraktionen, vilket innebär att hålla mötena flytande effektivt och skapa en idealisk miljö för samarbete. I den här artikeln diskuterar vi sätt att genomföra ett framgångsrikt styrelsemöte med hjälp av modern teknik för att säkerställa att alla parter kan delta och vara närvarande, oavsett var de befinner sig.
Vad är ett styrelsemöte?
Ett styrelsemöte är ett möte med ett företags styrelse, som vanligtvis hålls vid vissa tider på året för att diskutera företagsövergripande policyer eller frågor. Styrelsen bestämmer företagets övergripande affärsstrategi, och styrelseledamöterna väljs antingen av aktieägare eller av medlemmar i organisationen. Dessa typer av möten är viktiga eftersom de är en chans för de ansvariga att definiera och diskutera företagets bana.
Hur ofta äger de rum?
Styrelsemöten äger rum med bestämda intervaller, ofta kvartalsvis eller vartannat år. De kan hända oftare, beroende på hur ditt företag fungerar och hur ofta dina direktörer vill träffas för att granska processer och företagets framsteg. Syftet med styrelsemöten är att styrelseledamöterna ska prata om eventuella frågor som bolaget står inför, granska bolagets resultat och diskutera nya policyer som ska antas.
Hur genomför du ett styrelsemöte?
Styrelsemöten kan äga rum personligen eller över a virtuellt styrelsemöte. Idag, när organisationer gradvis återvänder till huvudkontor och kontor, äger ett ökande antal styrelsemöten rum över utrustning för videokonferenser eller mötesrumssystem, eftersom tekniken ger otrolig tydlighet och gör mötet mer effektfullt för alla inblandade. Som du kan föreställa dig, icke-verbal kommunikation är otroligt viktigt i den här typen av möten.
Om du planerar ett virtuellt eller hybrid styrelsemöte, kanske du vill överväga en automationslösning för styrelsemöten som BoardPAC. BoardPAC integreras med Lifesize molnvideokonferenser och gör det möjligt för organisationer att på ett säkert sätt genomföra konfidentiella möten, samarbeta och utbyta känsliga dokument.
5 ämnen som diskuterades på ett styrelsemöte
Som de flesta möten, skapa en agenda att hålla mötet vid ämnet och upptakt är viktigt när det kommer till tidshantering och mötesproduktivitet. Allas tid är värdefull, och ingen vill spendera den på ett dåligt möte. Genom att beskriva vad som kommer att diskuteras på ditt styrelsemöte kan styrelseledamöter gå in eller logga in i mötesrummet förberedda och fokuserade på agendan. Vanligtvis täcker styrelsemöten dessa fem mål:
1. Företagets prestation
Den första punkten på dagordningen är vanligtvis en sammanfattning av bolagets resultat sedan det senaste styrelsemötet. Prata om huruvida företagets prestationsmått går i rätt riktning och om målen har uppnåtts.
Titta på försäljningssiffror, marknadsföringstrafik och marknadsandelar. Det här är din chans att prata om milstolpar och prestationer, samt områden där företaget har möjligheter att förbättras eller växa. Titta på missade mål, ökade kostnader och incidenter med kunder och klienter. Använd det här tillfället för att låta styrelsen diskutera företagets resultat och arbeta för att hitta lösningar för missar och incitament för vinster.
Samtal om företagets resultat bör begränsas till snabba sammanfattningar, med fullständiga rapporter tillgängliga för medlemmarna att granska utanför mötet. Prata om de viktigaste smärtpunkterna eller höjdpunkterna och spara detaljerna för uppföljningssamtal.
2. Framtida strategier
Efter att ha reflekterat över vad som har fungerat och inte har fungerat, är det trevligt att följa upp och lägga en strategi för vad man ska göra i framtiden för att främja din organisations tillväxt. Huvuddelen av ett bra styrelsemöte bör bestå av att diskutera vilka framtida strategier som kommer att implementeras och hur de kommer att genomföras av företaget.
Ofta presenteras idéer till nya strategier av C-suiten och resten av företagets ledning. Sedan faller det på styrelseledamöterna att diskutera dessa idéer, deras lönsamhet och eventuella förändringar de skulle göra. Målet bör alltid vara att främja tillväxt, oavsett om du pratar om försäljning, produktportföljtillägg eller expansion till nya marknader.
Detta är teamets möjlighet att anpassa sig till dessa strategier och se till att alla är på samma sida med samma mål i åtanke och implementera handlingsplaner för hur man uppnår dessa mål inom den givna tidsramen.
3. Key Performance Indicators (KPI:er)
Efter att ha kommit överens om strategier bör styrelsen tala om de nyckeltal som är tilldelade dessa strategier. Att skapa dessa handlingsplaner kommer med att identifiera konkreta mått som kan indikera hur effektiva dina strategier blir.
En KPI är en typ av prestationsmätning som hjälper dig att förstå hur ditt företag presterar. KPI:er bör vara kvantifierbara, anpassade till ditt mål och tillämpliga och realistiskt möjliga i hela din organisation. Du kan använda dessa styrelsemöten för att sätta konkreta steg för att uppfylla din organisations KPI-mål. Några exempel på nyckeltal är nettopromotorpoäng (NPS), kundnöjdhet och kundbehållning, försäljning per region, personalomsättningshastighet och kundavgång.
4. Problem och möjligheter
Med implementering av nya färdplaner och strategier i en organisation kommer nya hinder och utmaningar. Styrelsemöten är ett bra tillfälle att diskutera vägspärrar och uppmuntra idéer att kringgå dem.
Du bör också ta en titt på nya möjligheter som ledningen överväger och prata om huruvida det är värt tiden och resurserna som behövs för att utöva dem.
5. Göra handlingsplaner
När alla viktiga detaljer har diskuterats kan styrelsen prata om handlingsplaner som kommer att påverka företagets framtid. Dessa planer kan föreslås och röstas om under mötet.
Handlingsplaner kan handla om saker som förbättrade försäljningsprocesser, en ny marknadsföringsstrategi, klientintroduktionsprotokoll, att lösa en viktig företagsfråga eller till och med sätta agendan för framtida möten. Detta säkerställer att alla vet vad de omedelbara nästa stegen är.
Förbättra styrelsemöteseffektiviteten med dessa fyra mötesrumslösningar
Lifesize tillhandahåller en mängd lösningar och mötesverktyg för att säkerställa att dina styrelsemöten – och alla andra möten – är så effektiva som möjligt, oavsett om de hålls i ett formellt styrelserum eller från distribuerade fjärrarbetsplatser.
Utrustning för videokonferenser
Smakämnen Ikon i naturlig storlek 700 är den främsta videokonferenslösningen för styrelserum. Det är ett mångsidigt 4K-kamerasystem av högsta kvalitet med en häpnadsväckande 20X zoom och pekskärmskontroller för flexibilitet i panorering/lutning. De brusreducerande mikrofonerna och Opus ljudcodec på den medföljande Lifesize Phone HD kommer att ha röster som kommer fram skarpare än på ett traditionellt telefonkonferenssamtal. Plus, med Lifesize Connect, Icon 700 kan nu användas med alla föredragna molnvideomötesplattformar, inklusive Microsoft Teams, Zoom, Google Meet och andra.
Livsstorlek Share
Man vill ha så lite stillestånd som möjligt när man presenterar för styrelsen. Att pyssla med donglar och displaykablar bidrar inte till ett bra styrelsemöte. Med Livsstorlek Share, kan du dela din skärm och presentera trådlöst i realtid. Du har till och med möjlighet att presentera från din telefon utan dator.
Programvara för videokonferenser
Alla dina styrelsemedlemmar kan ansluta till fjärrmöten var de än är, oavsett vilken enhet de använder. Lifesize molnvideokonferensapp stöder upp till 500-vägssamtal, inspelning och skärmdelning, och varje samtal är krypterat för dina säkra, konfidentiella diskussioner.
Kaptivo rum
Med all planering, strategiläggning och siffror som kan ske under styrelsemöten, ibland vill man bara rita, rita eller brainstorma på en whiteboard. Kaptivo digitala whiteboardkameror tillåt deltagare i styrelsemötet att samarbeta genom att digitalisera, spara och dela levande fysiskt whiteboard-innehåll i videomötet.
Slutsats
Med rätt teknik kan styrelsemöten vara engagerande och informativa och kan dramatiskt förbättra ditt företags strategiska utsikter. På Lifesize vill vi att du fokuserar på mötesinnehållet, inte verktygen du möter. Det är därför vi erbjuder möjligheten att helt effektivisera dina styrelsemöten så att de verkligen handlar om mötet, de inblandade personerna, de planer som görs och inget annat.
Styrelsemöte Vanliga frågor [FAQs]
Att genomföra framgångsrika styrelsemöten är en viktig del av att driva ett företag. Här är några vanliga frågor och svar om hur du gör ditt nästa möte till en framgång.
Hur länge ska ett styrelsemöte pågå?
Styrelsemöten bör inte vara längre än två till tre timmar. Dina styrelseledamöters tid är mycket värdefull och mötena bör fokusera på ämnen på strategisk nivå, med mindre detaljer kvar för uppföljande synkroniseringar och separata mötestider.
Hur ofta ska styrelsemöten hållas?
Frekvensen av styrelsemöten för din organisation beror verkligen på hur ofta dina styrelsemedlemmar känner sig bekväma att träffas. Kvartalsvisa, vartannat år och årliga möten är vanliga – allt mer frekvent är för kort tidsram för att se verklig företagstillväxt eller framsteg i handlingsplaner som upprättats.
Vilka brukar delta i styrelsemöten?
Vid styrelsemöten deltar vanligtvis verkställande direktörer och avdelningsledare samt styrelsens ledamöter. Alla personer som är av intresse för dagordningen kan också närvara.
Mötesrumssystem för samverkan
Förhöj mötesrumsupplevelsen med Lifesize-lösningar.
Håll och gå med i videomöten för att koppla ihop dina team och kunder med Lifesize Meeting Rooms.
Brainstorma, planera och samarbeta naturligt i hela din organisation med Kaptivo Whiteboard-kameror.
