Pravidelné schůze správní rady jsou zásadní součástí budování a udržení úspěšného podnikání. Pro organizace v hyperkonkurenčních odvětvích hraje představenstvo společnosti důležitou roli při stanovování agendy pro podnikání – určování priorit, stanovování cílů, přezkoumávání strategických investic – to vše při úzké spolupráci s týmy výkonného managementu, aby bylo možné vyvážit krátkodobé potřeby organizace s dlouhodobými. sázky.
Během pandemie a po ní nezmizela potřeba strategického myšlení a spolupráce. Ve skutečnosti se to stalo ještě důležitějším a náročnějším, což dále posiluje potřebu silného vedení, komunikace a sladění mezi správními radami a C-suite.
Vzhledem k mimořádné důležitosti jednání představenstva je nezbytné, aby vedoucí představitelé společností maximalizovali interakce s představenstvem, což znamená, že porady budou probíhat efektivně a vytvoří se ideální prostředí pro spolupráci. V tomto článku diskutujeme o způsobech, jak vést úspěšnou schůzi představenstva pomocí moderních technologií, abychom zajistili, že se všechny strany budou moci zúčastnit a být přítomny bez ohledu na to, kde se nacházejí.
Co je zasedání představenstva?
Schůze představenstva je schůzí představenstva společnosti, která se obvykle koná v určitých obdobích roku za účelem projednání celopodnikových zásad nebo problémů. Představenstvo určuje celkovou obchodní strategii společnosti a ředitelé jsou voleni akcionáři nebo členy organizace. Tyto typy schůzek jsou důležité, protože jsou šancí pro odpovědné osoby definovat a diskutovat o trajektorii společnosti.
Jak často se konají?
Schůze představenstva se konají ve stanovených intervalech, často čtvrtletně nebo dvakrát ročně. Mohou se vyskytovat častěji v závislosti na tom, jak vaše společnost funguje a jak často se chtějí vaši ředitelé setkávat, aby zhodnotili procesy a pokrok společnosti. Účelem schůzí představenstva je, aby ředitelé hovořili o jakýchkoli problémech, kterým společnost čelí, přezkoumali výkonnost společnosti a projednali nové zásady, které mají být uzákoněny.
Jak vedete jednání představenstva?
Schůze představenstva se mohou konat osobně nebo přes a virtuální zasedání představenstva. Dnes, kdy se organizace postupně vracejí do ústředí a kanceláří, se koná stále větší počet schůzí správní rady zařízení pro videokonference nebo systémy zasedacích místností, protože tato technologie poskytuje neuvěřitelnou srozumitelnost a činí schůzky působivějšími pro všechny zúčastněné. Jak si dokážete představit, neverbální komunikace je na těchto typech setkání neuvěřitelně důležitá.
Pokud plánujete virtuální nebo hybridní zasedání správní rady, možná budete chtít zvážit řešení automatizace zasedání správní rady, jako je např BoardPAC. BoardPAC integruje se s Lifesize cloudové videokonference a umožňuje organizacím bezpečně vést důvěrná jednání, spolupracovat a vyměňovat si citlivé dokumenty.
5 témat projednávaných na schůzi představenstva
Jako většina setkání, vytváření agendy pokud jde o time management a produktivitu schůzek, je důležité udržet schůzku na tématu a optimistickou. Čas každého je cenný a nikdo ho nechce trávit na špatné schůzce. Nastíněním toho, co se bude projednávat na vaší schůzi správní rady, mohou členové správní rady vstoupit nebo se přihlásit do zasedací místnosti připravené a zaměřené na aktuální agendu. Schůze správní rady se obvykle týkají těchto pěti cílů:
1. Výkon společnosti
Prvním bodem programu je obvykle shrnutí hospodaření společnosti od posledního zasedání představenstva. Mluvte o tom, zda se výkonnostní metriky společnosti pohybují správným směrem a zda bylo dosaženo cílů.
Podívejte se na prodejní čísla, marketingový provoz a podíl na trhu. Toto je vaše šance pohovořit o milnících a úspěších, stejně jako o oblastech, kde má společnost příležitosti ke zlepšení nebo růstu. Podívejte se na nesplněné cíle, rostoucí výdaje a incidenty se zákazníky a klienty. Využijte této příležitosti k tomu, aby správní rada mohla diskutovat o výkonnosti společnosti a pracovat na hledání řešení pro neúspěchy a pobídky k výhrám.
Rozhovory o výkonnosti společnosti by se měly omezit na rychlá shrnutí, přičemž úplné zprávy by měly být členům k dispozici ke kontrole mimo zasedání. Promluvte si o hlavních bolestivých bodech nebo zvýrazněních a uložte podrobnosti pro následné hovory.
2. Budoucí strategie
Poté, co se zamyslíte nad tím, co fungovalo a co nefungovalo, je hezké sledovat a uvažovat o tom, co dělat v budoucnu, abyste podpořili růst vaší organizace. Převážná část každé dobré schůze představenstva by měla spočívat v diskuzi o tom, jaké budoucí strategie budou implementovány a jak je bude společnost provádět.
Nápady na nové strategie často předkládá C-suite a zbytek vedení společnosti. Poté je na členech představenstva, aby prodiskutovali tyto nápady, jejich životaschopnost a jakékoli změny, které by provedli. Cílem by vždy měla být podpora růstu, ať už mluvíte o prodeji, doplňování produktového portfolia nebo expanzi na nové trhy.
Toto je příležitost týmu sladit se s těmito strategiemi a ujistit se, že všichni jsou na stejné vlně se stejnými cíli a implementovat akční plány, jak těchto cílů v daném časovém rámci dosáhnout.
3. Klíčové ukazatele výkonu (KPI)
Po odsouhlasení strategií by mělo představenstvo mluvit o klíčových ukazatelích výkonnosti, které jsou těmto strategiím přiřazeny. Vytváření těchto akčních plánů je spojeno s identifikací konkrétních metrik, které mohou naznačit, jak efektivní budou vaše strategie.
KPI je typ měření výkonu, který vám pomůže pochopit, jak si vaše společnost vede. KPI by měly být kvantifikovatelné, v souladu s vaším cílem a aplikovatelné a realisticky dosažitelné v celé vaší organizaci. Tyto schůzky představenstva můžete využít ke stanovení konkrétních kroků k naplnění cílů KPI vaší organizace. Nějaký příklady KPI jsou čisté skóre promotérů (NPS), spokojenost a udržení zákazníků, prodeje podle regionu, míra fluktuace zaměstnanců a míra odchodu zákazníků.
4. Problémy a příležitosti
S implementací nových plánů a strategií napříč organizací přicházejí nové překážky a výzvy. Schůze správní rady jsou skvělým časem k projednání překážek a povzbuzení nápadů k jejich odstranění.
Měli byste se také podívat na nové příležitosti, které vedení zvažuje, a promluvit si o tom, zda stojí za čas a zdroje potřebné k jejich realizaci.
5. Tvorba akčního plánu
Jakmile jsou prodiskutovány všechny důležité detaily, může představenstvo hovořit o plánech akcí, které ovlivní budoucnost společnosti. Tyto plány lze navrhnout a hlasovat o nich během schůze.
Akční plány se mohou týkat věcí, jako jsou zlepšené prodejní procesy, nová marketingová strategie, protokol pro přihlášení klienta, řešení důležitého firemního problému nebo dokonce stanovení programu budoucích schůzek. To zajišťuje, že každý ví, jaké jsou bezprostřední další kroky.
Zlepšete efektivitu jednání správní rady pomocí těchto 4 řešení zasedacích místností
Lifesize poskytuje celou řadu řešení a nástrojů pro schůzky, které zajistí, že vaše schůze správní rady – a všechny ostatní schůze – budou co nejúčinnější, ať už jsou pořádány ve formální zasedací místnosti nebo z distribuovaných vzdálených pracovních míst.
Zařízení pro videokonference
Projekt Ikona v životní velikosti 700 je přední videokonferenční řešení pro zasedací místnosti. Jedná se o všestranný, vysoce kvalitní kamerový systém 4K s ohromujícím 20x zoomem a dotykovým ovládáním pro flexibilitu otáčení a naklánění. Mikrofony redukující šum a zvukový kodek Opus na doprovodném telefonu Lifesize Phone HD budou mít hlasy procházející ostřejší než při tradičním telefonním konferenčním hovoru. Navíc s Připojení v životní velikostiIcon 700 lze nyní používat s jakoukoli preferovanou platformou pro cloudové videokonference, včetně Microsoft Teams, Zoom, Google Meet a dalších.
Podíl v životní velikosti
Chcete co nejméně prostojů při prezentaci na tabuli. Pohrávání si s hardwarovými klíči a kabely displeje nevede k dobrému jednání představenstva. S Podíl v životní velikosti, můžete sdílet svou obrazovku a prezentovat bezdrátově v reálném čase. Máte dokonce možnost prezentovat z telefonu bez počítače.
Software pro videokonference
Každý člen vaší rady se může připojit ke vzdáleným schůzkám, ať jsou kdekoli, bez ohledu na to, jaké zařízení používají. Cloudová videokonferenční aplikace Lifesize podporuje až 500-směrné volání, nahrávání a sdílení obrazovky a každý hovor je šifrován pro vaše bezpečné a důvěrné diskuse.
Pokoje Kaptivo
Se vším tím plánováním, strategiemi a lámáním čísel, které se mohou odehrávat během schůzí představenstva, někdy chcete jen kreslit, kreslit diagramy nebo brainstorming na tabuli. Digitální tabulové kamery Kaptivo umožnit účastníkům schůze správní rady spolupracovat digitalizací, uložením a sdílením živého obsahu fyzické tabule do videokonference.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Se správnou technologií mohou být zasedání představenstva poutavá a informativní a mohou výrazně zlepšit strategický výhled vaší společnosti. V Lifesize chceme, abyste se soustředili na obsah schůzky, nikoli na nástroje, se kterými se scházíte. Proto nabízíme možnost zcela zefektivnit vaše jednání správní rady tak, aby se skutečně týkala schůze, zúčastněných lidí, připravovaných plánů a ničeho jiného.
Často kladené otázky schůze představenstva [FAQ]
Vedení úspěšných jednání představenstva je důležitou součástí podnikání. Zde jsou některé běžné otázky a odpovědi o tom, jak zajistit, aby vaše příští schůzka byla úspěšná.
Jak dlouho by mělo jednání představenstva trvat?
Schůze představenstva by neměly být delší než dvě až tři hodiny. Čas členů představenstva je velmi cenný a schůzky by se měly zaměřovat na témata na strategické úrovni, s menšími podrobnostmi pro následné synchronizace a samostatné časy schůzek.
Jak často by se měla konat zasedání představenstva?
Četnost schůzí správní rady vaší organizace skutečně závisí na tom, jak často se členové správní rady scházejí. Běžné jsou čtvrtletní, pololetní a výroční schůzky – cokoli častějšího je příliš krátké na to, aby bylo možné vidět skutečný růst společnosti nebo pokrok ve stanovených akčních plánech.
Kdo se obvykle účastní jednání představenstva?
Zasedání představenstva se obvykle účastní generální ředitelé a vedoucí oddělení a také členové představenstva. Přítomny mohou být i osoby, které program zajímá.
Systémy zasedacích místností pro spolupráci
Zvyšte zážitek ze zasedací místnosti pomocí řešení Lifesize.
Pořádejte videokonference a připojte se k nim, abyste propojili své týmy a zákazníky pomocí zasedacích místností Lifesize.
Vytvářejte nápady, plánujte a přirozeně spolupracujte napříč vaší organizací s kamerami Kaptivo Whiteboard Cameras.
