La collaborazione in team si è evoluta in uno stato in cui i team che non si incontrano mai faccia a faccia sono in grado di lavorare in sincronia in modo più collaborativo ed efficiente che mai. Intere aziende hanno team completamente remoti e anche le scuole online hanno insegnanti remoti che si connettono virtualmente con gli studenti.

Quando si arriva al punto, la presenza di una tecnologia di videoconferenza affidabile ha davvero consentito questo tipo di collaborazione: senza di essa, comunicare in tempo reale con colleghi, clienti e clienti non sarebbe così efficace ed efficiente come lo è oggi.

Team che collabora con colleghi a distanza su un progetto

Che cos'è la collaborazione in team?

La collaborazione in team è un approccio alla gestione dei progetti in cui i membri del team lavorano insieme per raggiungere un obiettivo comune. Una maggiore collaborazione può portare a una migliore generazione di idee e creare una cultura aziendale più innovativa di risolutori di problemi.

Tecnologie come la videoconferenza consentono a persone di varie località di collaborare come una squadra, discutendo obiettivi, progressi e sfide e lavorando collettivamente a un progetto, ovunque si trovino nel mondo.

Collaborare in modo efficace in una squadra gioca un ruolo enorme nel raggiungimento degli obiettivi e nel mantenere una cultura aziendale felice e cameratismo di squadra. Un recente articolo di Forbes lo evidenzia i team collaborativi sono in realtà cinque volte più produttivi perché si sentono più motivati ​​a raggiungere un obiettivo comune.

3 Sfide comuni di collaborazione

La collaborazione è fondamentale per un posto di lavoro di successo, ma non è sempre facile da raggiungere. Senza una forte forza lavoro collaborativa, le persone diventeranno un gruppo incoerente di individui in competizione. Ciò fa sì che le aziende subiscano un calo della produttività, motivazione e, in definitiva, entrate. Ecco alcune sfide comuni di collaborazione che possono sorgere quando si lavora in team. 

1. Divario di conoscenze tra o all'interno dei team

È comune raggrupparsi in sotto-team all'interno di un team più grande per lavorare su compiti più piccoli e specifici. Mentre dividere il lavoro sembra un modo naturale per portare a termine le cose, provoca anche lacune di conoscenza tra i sottogruppi, facendo sì che le persone vengano escluse involontariamente dal giro. È importante prendersi del tempo per condividere le decisioni che sono state prese con il resto del team in modo che tutti siano sempre sulla stessa linea.

2. Mancanza di una comunicazione chiara

Nessuno ha tempo per un brutto incontro. Che si tratti del contenuto discusso o della tecnologia utilizzata per effettuare la chiamata, avere un modo chiaro per comunicare con il tuo team è fondamentale quando si tratta del successo del tuo team. Avere un chiaro agenda delle riunioni, invialo prima dell'inizio della riunione e fai del tuo meglio per rispettarlo: tutti sapranno cosa sta succedendo, cosa devono fare e come devono farlo. E assicurati che i tuoi strumenti di collaborazione siano aggiornati, facili da gestire e funzionino correttamente in modo che nessuno abbia una scusa per non essere presente.

3. Mancanza di trasparenza

Lavorare in una squadra significa che tutti devono essere aperti e onesti con i propri pensieri, opinioni e preoccupazioni su un determinato compito. È probabile che il lavoro di un membro dipenda da quello di un altro membro del team, quindi è imperativo essere completamente trasparenti sui loro progressi, barriere e preoccupazioni. È importante per un project manager creare fiducia all'interno del team, in modo che tutti possano condividere e discutere liberamente.

3 caratteristiche di un'efficace collaborazione in team

Quindi, come può un team raggiungere i propri obiettivi creando contemporaneamente un ambiente collaborativo positivo? Anche se questa non è la cosa più facile da ottenere, è certamente fattibile. Ecco alcuni modi per garantire un'efficace collaborazione del team in atto:

1. Allineamento di compiti e obiettivi

Sappiamo tutti che la comunicazione è fondamentale, ma una comunicazione regolare come squadra è ancora più importante soprattutto quando si discutono obiettivi e aspettative. Più spesso ribadisci i tuoi compiti e obiettivi al tuo team, più è chiaro che cosa deve fare per raggiungere quei compiti e obiettivi. Un'alzata di 10 minuti al mattino alla stessa ora ogni giorno può aiutare a promuovere l'idea che ogni membro del team, su base individuale così come collettiva, stia lavorando insieme verso un obiettivo specifico.

2. Abbracciare la diversità tra i membri del team

Ognuno ha i propri punti di forza, di debolezza, stili di lavoro e idee. E in una squadra, questi tratti dovrebbero essere abbracciati per creare una squadra che funzioni meglio. Lo ha scoperto uno studio di OfficeTeam Il 66% dei dipendenti aveva maggiori probabilità di lasciare il lavoro se non si sentiva apprezzato.

I team sono più efficaci quando i punti di forza e di debolezza di tutti sono condivisi e si completano a vicenda. Delegando i compiti in base ai punti di forza, le persone si sentono più responsabilizzate ed è probabile che abbiano livelli di produttività più elevati e un senso di appartenenza all'interno del team.

3. Creare un forte senso di comunità

Creare un senso di comunità sul posto di lavoro è essenziale per gli ambienti di lavoro collaborativi. Quando le persone sentono che le loro idee e opinioni contano, si sentono apprezzate ed è più probabile che si applichino. In un recente studio, Il 54% dei dipendenti ha dichiarato che un forte senso di comunità li ha incoraggiati a rimanere in loro compagnia più a lungo.

Trovare le condizioni giuste per un'efficace collaborazione in team può essere complicato. Non ha senso tenere molte riunioni per il bene della collaborazione, non è necessario lavorare su ogni attività insieme come una squadra. Una riunione quotidiana, per discutere i compiti e gli obiettivi del team per quel giorno, è più che sufficiente e può anche aiutare a ridurre le duplicazioni e aumentare l'allineamento.

4 modi per promuovere la collaborazione all'interno del tuo team

Mettere insieme un team ad alte prestazioni non significa solo coinvolgere le persone più intelligenti nella stanza, ma anche trovare un gruppo di persone in grado di lavorare insieme e collaborare in modo efficace.

Ogni membro del team deve essere bravo a comunicare, interagire e agire intuitivamente sulle decisioni l'uno con l'altro al fine di raggiungere i propri obiettivi. Si tratta davvero di avere rispetto, trasparenza e il giusto atteggiamento. Ecco quattro modi per promuovere la collaborazione all'interno di un team:

Crea canali di comunicazione chiari

La collaborazione dipende da una comunicazione chiara. Tuttavia, questa non può essere solo una comunicazione dall'alto verso il basso, deve essere un canale di comunicazione aperto tra tutti i membri del team per consentire a tutti di parlare equamente e con autorità. I project manager devono stabilire obiettivi chiari, ribadirli spesso e incoraggiare una comunicazione regolare tra l'intero team, sia tramite e-mail, un'applicazione di chat o videochiamate quotidiane in piedi.

Nomina la direzione

Ogni squadra ha bisogno di un leader che si occupi del quadro più ampio, assicuri che gli obiettivi vengano raggiunti e che le attività vengano completate in tempo. È anche importante per il project manager motivare il proprio team, unirlo per raggiungere obiettivi condivisi e spiegare il valore della collaborazione in team. Senza un forte team leader, gli individui possono diventare demotivati, frustrati e privi di produttività.

Sfrutta la responsabilità

Mantenere una comunicazione chiara assicura che tutti siano sulla stessa pagina. L'intero team sa quindi quali sono i propri ruoli e responsabilità, cosa ci si aspetta da loro e lo standard di comunicazione stabilito. Ciò garantisce che ogni membro del team sia chiaro su ciò che deve fare e possa essere responsabile dei propri compiti. La creazione di questa struttura all'inizio del processo di team building assicurerà che non ci sia confusione in seguito.

Incoraggiare il rispetto reciproco

Abbiamo già stabilito che la fiducia è fondamentale quando si tratta di trasparenza, ma il rispetto reciproco è altrettanto importante per una comunicazione ottimale. Ogni lavoro è importante quanto il successivo e nessuna persona è più importante.

I project manager devono facilitare un ambiente in cui tutti siano rispettati, indipendentemente dalla loro posizione all'interno dell'azienda. Ogni membro del team deve sentirsi apprezzato in modo che possa parlare liberamente quando discute dei compiti, scendere a compromessi quando necessario, essere affidabile e, in definitiva, lavorare meglio insieme.

4 migliori strumenti di collaborazione in team per il 2020

È disponibile un'ampia varietà di strumenti di collaborazione che le aziende possono utilizzare, ognuno con il proprio set di funzionalità che vanno dalle videochiamate crittografate all'usabilità della lavagna.  

Sebbene molti di questi strumenti siano eccezionali da soli, alcuni hanno la capacità di integrarsi con altri. Ad esempio, lo strumento di videoconferenza online gratuito, Lifesize, può essere integrato con soluzioni di messaggistica istantanea come Slack e Microsoft Teams per migliorare meglio la collaborazione complessiva. Ecco alcuni strumenti da cercare aumentare la collaborazione per la tua squadra.

1. Videoconferenza affidabile

Lifesize è uno strumento per riunioni online basato su cloud che offre una gamma di funzionalità tra cui videochiamate crittografate e condivisione dello schermo per i team. Ciò garantisce che le informazioni importanti non diventino di dominio pubblico. Di registrandoti per il tuo account gratuito, puoi connetterti facilmente con un massimo di 10 partecipanti su una chiamata di alta qualità completamente crittografata.

2. Strumento di messaggistica interna

Gli strumenti di messaggistica istantanea sono modi molto efficaci per comunicare con i team interni. Piattaforme come Slack e Microsoft Teams sono molto facili da usare e consentono una rapida comunicazione tra individui o gruppi di persone. Lifesize può essere integrato con questi strumenti fornendo un'offerta di servizi più ampia, soddisfacendo le esigenze di video, audio e chat istantanea.

3. Software di gestione del progetto

Per una collaborazione più ampia e trasparente, dovrebbero essere impiegati buoni strumenti di gestione dei progetti. Strumenti di gestione del progetto come Trello e Asana consentire ai membri del team di assegnare responsabilità a se stessi e agli altri, monitorare lo stato di avanzamento di attività specifiche e gestire le scadenze. Questi strumenti di collaborazione sono gratuiti e ampiamente utilizzati da organizzazioni grandi e piccole.

4. Strumenti di condivisione file  

Per la creazione e lo sviluppo collettivo di documenti, gli strumenti di condivisione di file basati su cloud sono molto efficaci. Google Docs e Ufficio 365 entrambi hanno caratteristiche diverse che consentono una maggiore collaborazione. Consentono a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento e hanno accesso a tutti i documenti necessari in un'area.

Lifesize può anche essere integrato con questi strumenti di condivisione file, consentendo agli utenti di lavorare sui documenti e partecipare a una videochiamata allo stesso tempo, il tutto completamente crittografato per motivi di sicurezza.

Conclusione 

Un ambiente di lavoro digitale che funzioni senza problemi è difficile da ottenere ma estremamente efficace se eseguito correttamente. Trovare il strumenti di collaborazione adeguati e la definizione delle aspettative fin dall'inizio garantirà una collaborazione a lungo termine per il tuo team in modo che possano lavorare insieme senza la necessità di trovarsi nello stesso spazio fisico.