Teamsamarbete har utvecklats till ett tillstånd där team som aldrig möts ansikte mot ansikte kan arbeta synkroniserat mer samarbetande och mer effektivt än någonsin tidigare. Hela företag har helt avlägsna team, och till och med onlineskolor har distanspedagoger som ansluter till elever virtuellt.
När det kommer till kritan har närvaron av tillförlitlig videokonferensteknik verkligen möjliggjort den här typen av samarbete – utan den skulle kommunikation i realtid med kollegor, kunder och kunder inte vara i närheten av lika effektivt och effektivt som det är idag.
Vad är Team Collaboration?
Teamsamverkan är ett förhållningssätt till projektledning där teammedlemmar arbetar tillsammans för att uppnå ett gemensamt mål. Större samarbete kan leda till bättre idégenerering och skapa en mer innovativ företagskultur av problemlösare.
Tekniker som videokonferenser gör det möjligt för individer från olika platser att samarbeta som ett team – diskutera mål, framsteg och utmaningar och arbeta tillsammans på ett projekt, var de än befinner sig i världen.
Att samarbeta effektivt i ett team spelar en stor roll för att uppnå mål och upprätthålla en glad företagskultur och lagkamratskap. En nyligen publicerad Forbes-artikel belyser det samarbetsteam är faktiskt fem gånger mer produktiva eftersom de känner sig mer motiverade att nå ett gemensamt mål.
3 gemensamma samarbetsutmaningar
Samarbete är avgörande för en framgångsrik arbetsplats men inte alltid lätt att uppnå. Utan en stark samarbetskraft kommer människor att bli en osammanhängande grupp av konkurrerande individer. Detta gör att företag upplever en nedgång i produktivitet, motivation och i slutändan intäkter. Här är några vanliga samarbetsutmaningar som kan dyka upp när du arbetar i ett team.
1. Kunskapsgap mellan eller inom team
Det är vanligt att gruppera sig i undergrupper inom ett större team för att arbeta med mindre, specifika uppgifter. Även om att dela upp arbetet verkar vara ett naturligt sätt att få saker gjorda, orsakar det också kunskapsluckor mellan undergrupper, vilket gör att människor oavsiktligt lämnas utanför kretsen. Det är viktigt att ta tid att dela beslut som fattades med resten av teamet så att alla alltid är på samma sida.
2. Brist på tydlig kommunikation
Ingen har tid för ett dåligt möte. Oavsett om det är innehållet som diskuteras eller tekniken som används för att ringa samtalet, är det avgörande att ha ett tydligt sätt att kommunicera med ditt team när det kommer till ditt teams framgång. Ha en klar mötesagenda, skicka ut det innan ditt möte börjar och gör ditt bästa för att hålla fast vid det – alla kommer att veta vad som händer, vad de behöver göra och hur de behöver göra det. Och se till att dina samarbetsverktyg är uppdaterade, lätta att hantera och fungerar korrekt så att ingen har en ursäkt att inte vara på samtalet.
3. Brist på öppenhet
Att arbeta i ett team innebär att alla måste vara öppna och ärliga med sina tankar, åsikter och bekymmer om varje given uppgift. En medlems arbete beror sannolikt på en annan gruppmedlems och därför är det absolut nödvändigt att vara helt transparent om deras framsteg, hinder och problem. Det är viktigt för en projektledare att bygga förtroende inom teamet, så att alla kan dela och diskutera fritt.
3 egenskaper hos effektivt teamsamarbete
Så hur kan ett team nå sina mål samtidigt som de skapar en positiv samarbetsmiljö? Även om detta inte är det lättaste att uppnå, är det verkligen genomförbart. Här är några sätt att säkerställa att det finns ett effektivt teamsamarbete på plats:
1. Sammanställning av uppgifter och mål
Vi vet alla att kommunikation är nyckeln, men regelbunden kommunikation som ett team är ännu viktigare, särskilt när man diskuterar mål och förväntningar. Ju oftare du upprepar dina uppgifter och mål för ditt team, desto tydligare är de på vad de behöver göra för att uppnå dessa uppgifter och mål. En 10-minuters stå upp på morgonen vid samma tidpunkt varje dag kan bidra till att främja idén om att varje gruppmedlem, på individuell basis såväl som ett kollektiv, arbetar mot ett specifikt mål tillsammans.
2. Omfamna mångfald bland teammedlemmar
Alla har sina egna styrkor, svagheter, arbetssätt och idéer. Och i ett team bör dessa egenskaper omfamnas för att skapa ett bättre fungerande team. En studie från OfficeTeam fann det 66 % av de anställda var mer benägna att sluta sina jobb om de kände sig ouppskattade.
Lag är mest effektiva när allas styrkor och svagheter delas och kompletterar varandra. Genom att delegera uppgifter för att passa styrkor, känner individer sig mer bemyndigade och kommer sannolikt att ha högre produktivitetsnivåer och en känsla av tillhörighet inom teamet.
3. Skapa en stark känsla av gemenskap
Att skapa en känsla av gemenskap på arbetsplatsen är avgörande för samverkande arbetsmiljöer. När individer känner att deras idéer och åsikter spelar roll, känner de sig värderade och är mer benägna att tillämpa sig själva. I en nyligen genomförd studie, 54% av de anställda uppgav att en stark känsla av gemenskap uppmuntrade dem att stanna på sitt företag längre.
Att hitta rätt förutsättningar för effektivt teamsamarbete kan vara knepigt. Det är ingen idé att ha många möten för samarbetets skull, varje uppgift behöver inte arbetas ihop som ett team. Ett dagligt möte, för att diskutera teamets uppgifter och mål för den dagen, är mer än tillräckligt och det kan också bidra till att minska dubbelarbete och öka samordningen.
4 sätt att främja samarbete inom ditt team
Att få ihop ett högpresterande team handlar inte bara om att få in de smartaste människorna i rummet, det handlar om att hitta en grupp människor som kan arbeta tillsammans och samarbeta effektivt.
Varje gruppmedlem måste vara bra på att kommunicera, interagera och intuitivt agera på beslut med varandra för att nå sina mål. Det handlar verkligen om att ha respekt, transparens och rätt attityd. Här är fyra sätt du kan främja samarbete inom ett team:
Skapa tydliga kommunikationskanaler
Samverkan är beroende av tydlig kommunikation. Detta kan dock inte bara vara top-down kommunikation, det måste vara en öppen kommunikationskanal mellan alla teammedlemmar för att alla ska kunna tala lika och med auktoritet. Projektledare måste sätta upp tydliga mål, upprepa dem ofta och uppmuntra regelbunden kommunikation mellan hela teamet – oavsett om det är via e-post, en chattapplikation eller dagliga videosamtal.
Utse ledarskap
Varje team behöver en ledare för att ta hand om helheten, se till att målen uppnås och uppgifterna slutförs i tid. Det är också viktigt för projektledaren att motivera sitt team, förena dem för att nå gemensamma mål och förklara värdet av teamsamarbete. Utan en stark lagledare, individer kan bli omotiverade, frustrerade och sakna produktivitet.
Utnyttja ansvarighet
Att upprätthålla tydlig kommunikation säkerställer att alla är på samma sida. Hela teamet vet då vad deras roller och ansvar är, vad som förväntas av dem och den fastställda standarden för kommunikation. Detta säkerställer att varje gruppmedlem är tydlig med vad de behöver göra och kan vara ansvariga för sina uppgifter. Att skapa denna struktur tidigt i teambuildingprocessen kommer att säkerställa att det inte uppstår någon förvirring senare.
Uppmuntra ömsesidig respekt
Vi har redan konstaterat att förtroende är nyckeln när det kommer till transparens, men ömsesidig respekt är lika viktigt för bra kommunikation. Varje jobb är lika viktigt som nästa, och ingen person är heller viktigare.
Projektledare måste skapa en miljö där alla respekteras oavsett vilken position de har i företaget. Varje gruppmedlem måste känna sig värderad så att de kan tala fritt när de diskuterar uppgifter, göra kompromisser när det behövs, vara pålitliga och i slutändan arbeta bättre tillsammans.
De 4 bästa verktygen för teamsamarbete för 2020
Det finns ett brett utbud av samarbetsverktyg tillgängliga för företag att använda, alla med sina egna funktioner, allt från krypterade videosamtal till användbarhet på whiteboard.
Även om många av dessa verktyg är fantastiska på egen hand, kommer vissa med förmågan att integrera med andra. Till exempel kan det kostnadsfria videokonferensverktyget online, Lifesize, integreras med snabbmeddelandelösningar som Slack och Microsoft Teams för att bättre förbättra det övergripande samarbetet. Här är några verktyg att leta efter öka samarbetet för ditt team.
1. Pålitlig videokonferens
lifesize är ett molnbaserat onlinemötesverktyg som erbjuder en rad funktioner inklusive krypterade videosamtal och skärmdelning för team. Detta säkerställer att viktig information inte blir allmänt känd. Förbi registrera dig för ditt gratiskonto, kan du enkelt ansluta med upp till 10 deltagare på ett helt krypterat högkvalitativt samtal.
2. Internt meddelandeverktyg
Verktyg för snabbmeddelanden är mycket effektiva sätt att kommunicera med interna team. Plattformar som Slak och Microsoft-lag är mycket lätta att använda och möjliggör snabb kommunikation mellan individer eller grupper av människor. Lifesize kan integreras med dessa verktyg tillhandahålla ett bredare tjänsteutbud, tillgodose video-, ljud- och omedelbar chattbehov.
3. Programvara för projektledning
För ett större och mer transparent samarbete bör bra projektledningsverktyg användas. Projektledningsverktyg som Trello och Asana Tillåt gruppmedlemmar att tilldela ansvar till sig själva och andra, spåra framstegen för specifika uppgifter och hantera deadlines. Dessa samarbetsverktyg är gratis och används ofta bland stora och små organisationer.
4. Fildelningsverktyg
För kollektivt skapande och utveckling av dokument är molnbaserade fildelningsverktyg mycket effektiva. Google Dokument och office 365 båda har olika funktioner som möjliggör bättre samarbete. De tillåter flera personer att arbeta med samma dokument samtidigt samt har tillgång till alla nödvändiga dokument i ett område.
Lifesize kan också integreras med dessa fildelningsverktyg så att användare kan arbeta med dokument och vara på ett videosamtal samtidigt, allt helt krypterat för säkerheten.
Slutsats
En väl fungerande digital arbetsplats är svår att uppnå men ändå mycket effektiv när den görs på rätt sätt. Att hitta rätt samarbetsverktyg och att sätta förväntningar från början kommer att säkerställa ett långsiktigt samarbete för ditt team så att de kan arbeta tillsammans utan att behöva vara i samma fysiska utrymme.
