Møter har fått en ganske dårlig rap i disse dager, og det føles som om vi kanskje har glemt hvorfor møter ble til i utgangspunktet. De er ideelt laget for å sperre av tid for samarbeid og brainstorming, men altfor ofte forvandles de til fryktelige tidslåser med de samme menneskene som snakker om de samme emnene om og om igjen, bryter opp arbeidsflyten og nedgraderer produktivitetsnivåene.
For amerikanske virksomheter alene er et gjennomsnitt på $ 37 milliarder går med til å delta på og tilrettelegge møter. Med et gjennomsnitt på 31 timer i arbeidsmåneden tilbrakt i møterommet (hvorav halvparten rapporterer som en bortkastet tid), hva kan vi gjøre for å bruke den tiden mer klokt og på en mer produktiv måte?
Tips og triks for å ha et produktivt møte
Finn ut om et møte virkelig er den beste måten å videresende informasjonen du trenger å dele
Å sperre av en time med hele teamet hver gang du trenger svar på et spørsmål er kanskje ikke den smarteste og mest effektive måten å få ting gjort på arbeidsplassen. Før du sender invitasjonen, spør deg selv: "Kan dette besvares i en chat, e-post eller en rask videosamtale?"
Sett opp kortere møtetider
Dette oppfordrer møtemedlemmene dine til å hoppe over småpraten og komme rett på sak. Tretti minutters møter virker også mindre intense og skremmende enn hele timelange møter, og de gir deg tid til å sende oppfølgings-e-poster og forberede deg til neste samtale. Hvis du er Lifesize-bruker, kan du lære mye om bedriftens gjennomsnittlig møtetid i Administrasjonskonsoll.
Send en møteagenda på forhånd
En agenda holder folk fokusert på det som diskuteres og gir deltakerne tid til å forberede bidragene til møtet på forhånd i stedet for å kaste bort verdifull tid på å spore opp data på stedet.
Bruk 2/3-regelen
Når du gjør det møte agenda og begynn å samle deltakere, sørg for at alle i møtet er involvert i minst to av de tre tingene som diskuteres. På den måten føler ikke folk at de sitter på et møte der de ikke er nødvendig.
Bruk møteromsteknologi
Ikke bekymre deg når legetimene kommer opp eller møtetidene overlapper hverandre. Virtuelle møterom lar deg invitere de rette personene til møtene dine uansett hvor de befinner seg. Og med en videokonferanseløsning som Lifesize kan du ta opp videomøtene dine og dele oppsummeringen slik at ingen trenger å gå glipp av innholdet som diskuteres.
Møter trenger ikke å suge. Prøv disse beste fremgangsmåtene for møterom og vis teamene dine hvordan en produktiv møteopplevelse kan se ut med de riktige verktøyene og samarbeidende tankesett.
