Spotkania cieszą się ostatnio bardzo złą sławą i wydaje się, że zapomnieliśmy, po co w ogóle powstały spotkania. Są idealnie stworzone, aby zablokować czas na współpracę i burza mózgów, ale zbyt często przekształcają się w okropne blokady czasowe, w których ci sami ludzie rozmawiają w kółko na te same tematy, przerywając przepływ pracy i obniżając poziomy produktywności.
Dla samych amerykańskich firm średnio ok $ 37 mld spędza się na uczestnictwie i ułatwianiu spotkań. Średnio 31 godzin miesięcznie spędzonych w sali konferencyjnej (z czego połowa uczestników zgłasza się jako strata czasu), co możemy zrobić, aby mądrzej i bardziej produktywnie wykorzystać ten czas?
Wskazówki i porady dotyczące produktywnego spotkania
Ustal, czy spotkanie jest naprawdę najlepszym sposobem na przekazanie informacji, którymi chcesz się podzielić
Blokowanie godziny z całym zespołem za każdym razem, gdy potrzebujesz odpowiedzi na pytanie, może nie być najmądrzejszym i najskuteczniejszym sposobem na załatwienie spraw w miejscu pracy. Zanim wyślesz zaproszenie, zadaj sobie pytanie: „Czy można odpowiedzieć na to pytanie na czacie, w wiadomości e-mail lub podczas krótkiej rozmowy wideo?”
Ustal krótsze terminy spotkań
To zachęci uczestników spotkania do pominięcia pogawędki i przejścia od razu do sedna. Trzydziestominutowe spotkania również wydają się mniej intensywne i onieśmielające niż całogodzinne spotkania, a poza tym dają ci czas na wysłanie kolejnych e-maili i przygotowanie się do następnej rozmowy. Jeśli jesteś użytkownikiem Lifesize, możesz dowiedzieć się wiele o swojej firmie średni czas spotkań Konsola administracyjna.
Wyślij plan spotkania z wyprzedzeniem
Porządek obrad pozwala ludziom skupić się na omawianych kwestiach i daje uczestnikom czas na przygotowanie się do spotkania z wyprzedzeniem, zamiast marnowania cennego czasu na śledzenie danych na miejscu.
Użyj zasady 2/3
Kiedy to zrobisz porządek obrad i zacznij gromadzić uczestników, upewnij się, że każda osoba na spotkaniu jest zaangażowana w co najmniej dwie z trzech omawianych kwestii. W ten sposób ludzie nie mają wrażenia, że uczestniczą w spotkaniu, na którym nie są potrzebni.
Korzystaj z technologii sal konferencyjnych
Nie martw się, gdy zbliżają się wizyty u lekarza lub godziny spotkań się pokrywają. Wirtualne pokoje spotkań umożliwiają zapraszanie odpowiednich osób na spotkania bez względu na to, gdzie się znajdują. Dzięki rozwiązaniu do wideokonferencji, takiemu jak Lifesize, możesz nagrywać spotkania wideo i udostępniać podsumowanie, aby nikt nie przegapił omawianej treści.
Spotkania nie muszą być do niczego. Wypróbuj te najlepsze praktyki dotyczące sal konferencyjnych i pokaż swoim zespołom, jak może wyglądać produktywne spotkanie przy użyciu odpowiednich narzędzi i nastawienia na współpracę.
