Vergaderingen krijgen tegenwoordig een behoorlijk slechte rap, en het voelt alsof we vergeten zijn waarom vergaderingen in de eerste plaats zijn ontstaan. Ze zijn bij uitstek gemaakt om tijd vrij te maken voor samenwerking en brainstorming, maar al te vaak veranderen ze in vreselijke tijdsloten waarin dezelfde mensen keer op keer over dezelfde onderwerpen praten, waardoor de workflow wordt verbroken en de productiviteit wordt verlaagd.
Alleen al voor Amerikaanse bedrijven gemiddeld $ 37 miljard wordt besteed aan het bijwonen en faciliteren van vergaderingen. Met gemiddeld 31 uur per werkmaand doorgebracht in de vergaderruimte (waarvan de helft aanwezigen zich meldt als een tijdsverspilling), wat kunnen we doen om die tijd verstandiger en productiever te gebruiken?
Tips en trucs voor een productieve vergadering
Bepaal of een vergadering echt de beste manier is om de informatie die u wilt delen door te geven
Een uur vrijmaken met het hele team voor elke vraag die beantwoord moet worden, is misschien niet de slimste en meest effectieve manier om dingen voor elkaar te krijgen op de werkvloer. Voordat je doorgaat en die uitnodiging verstuurt, moet je jezelf afvragen: "Kan dit worden beantwoord in een chat, e-mail of een snel videogesprek?"
Stel kortere vergadertijden in
Dit moedigt uw vergaderingsleden aan om het praatje over te slaan en meteen ter zake te komen. Vergaderingen van dertig minuten lijken ook minder intens en intimiderend dan vergaderingen van een uur, en ze geven je de tijd om vervolgmails te sturen en je voor te bereiden op je volgende gesprek. Als u een Lifesize-gebruiker bent, kunt u veel leren over uw bedrijf gemiddelde vergadertijd in de Beheerdersconsole.
Stuur vooraf een vergaderagenda
Een agenda houdt mensen gefocust op wat er wordt besproken en geeft deelnemers de tijd om hun bijdragen aan de vergadering van tevoren voor te bereiden in plaats van kostbare tijd te verspillen aan het ter plekke opsporen van gegevens.
Gebruik de 2/3 regel
Wanneer je dat maakt vergadering agenda en begin deelnemers bij elkaar te brengen, zorg ervoor dat elke persoon in de vergadering betrokken is bij ten minste twee van de drie dingen die worden besproken. Op die manier hebben mensen niet het gevoel dat ze bij een vergadering zitten waar ze niet nodig zijn.
Gebruik vergaderruimtetechnologie
Maak je geen zorgen als de afspraken van de spoedarts komen of de vergadertijden elkaar overlappen. Met virtuele vergaderruimten kunt u de juiste mensen uitnodigen voor uw vergaderingen, waar ze zich ook bevinden. En met een oplossing voor videoconferenties zoals Lifesize kunt u uw videovergaderingen opnemen en de samenvatting delen, zodat niemand de inhoud hoeft te missen die wordt besproken.
Vergaderingen hoeven niet saai te zijn. Probeer deze best practices voor vergaderruimtes eens uit en laat uw teams zien hoe een productieve vergaderervaring eruit kan zien met de juiste tools en een collaboratieve mentaliteit.
