S tím, jak se společnosti více zaměřují na efektivitu, produktivitu a ziskovost, je nezbytné, aby se podniky dívaly na svá čísla, aby zajistily, že jejich čas, peníze a pracovní síla jsou dobře využity – jedna z největších příležitostí spočívá v posouzení toho, jak obchodní jednání jsou provozovány.
Všichni jsme byli na schůzkách, které byly špatně vedeny, zahrnovaly nesprávné lidi a nevedly ke konkrétním cílům. Zlepšením způsobu vedení schůzek mají podniky hlavní způsob, jak okamžitě zlepšit způsob řízení času a spolupráci členů týmu. Dodržování osvědčených postupů, používání správných nástrojů pro spolupráci a držení všech odpovědných může výrazně zlepšit zážitek ze schůzek.
Co je to obchodní jednání?
Obchodní schůzka je setkání dvou nebo více lidí za účelem rozhodování nebo projednání cílů a operací společnosti. Obchodní schůzky se obvykle provádějí osobně v kanceláři, avšak s rozmachem videokonferenčních technologií se účastníci mohou připojit k obchodní schůzce odkudkoli.
Pojďme se podívat na šest nejběžnějších typů obchodních jednání, mezi které patří:
- Schůzky aktualizace stavu
- Rozhodovací schůzky
- Schůzky k řešení problémů
- Setkání pro budování týmu
- Setkání pro sdílení nápadů
- Inovační setkání
6 typů obchodních schůzek pro lepší efektivitu a komunikaci
Před plánováním schůzek je nutné identifikovat, o jaký typ schůzky se jedná. Ve skutečnosti je obrovský rozdíl mezi týdenním stavovým setkáním a mimořádným setkáním, které může vyžadovat naléhavou akci.
1. Schůzky s aktualizací stavu
Téměř každá společnost zná ty opakující se týmové schůzky, které byly původně určeny ke sdílení aktualizací o nejnovějších projektech a ujistit se, že všichni v týmu jsou na stejné stránce o procesu projektu. Tyto schůzky jsou určeny k nápravě jakýchkoli komunikačních škytavek, které mohou skončit plýtváním značného množství času děláním stejné věci nebo čelit stále stejným výzvám.
I když tyto typy schůzek nemusí být nejzábavnější nebo nejpoutavější, podniky je využívají k řešení jakýchkoli problémů, které se vyskytly, k přidělování úkolů a přijímání jakýchkoli rozhodnutí nezbytných k efektivnímu postupu vpřed. Takové schůzky se mohou změnit v rychlé synchronizace a jsou méně náchylné k přetahování za daný časový rámec.
2. Rozhodovací porady
Ačkoli manažeři mají obecně poslední slovo, diskuse o důležitých obchodních rozhodnutích se často odehrávají ve větších skupinách. Menší rozhodnutí mohou být učiněna na schůzkách s aktualizací stavu, ale ta důležitá si budou řídit vlastní vyhrazené časy schůzek.
Proces rozhodování by mohl být rozložen do několika různých schůzek, aby všechny strany měly šanci shromáždit informace, přijít s řešením a hlasovat o tom, jak nejlépe pokročit. To může mít za následek spoustu času vázaného na schůzky a komunikaci tam a zpět.
3. Schůzky k řešení problémů
Podobně jako rozhodovací porady mají schůzky zaměřené na řešení problémů na mysli konkrétní cíl. Neexistuje žádná standardní schůzka k řešení problémů, protože problémy se liší v závislosti na vašem týmu a vaší organizaci, ale tyto typy schůzek jsou přesto klíčové.
Tato setkání mohou být založena na mimořádných událostech, které je třeba rychle vyřešit. Například zdroj problému ještě nemusí být identifikován nebo může existovat několik různých priorit, které je třeba řídit při hledání řešení identifikovaného problému. Ať tak či onak, tato setkání dávají kolegům příležitost k brainstormingu, hodnocení řešení a řešení daného problému.
4. Setkání pro budování týmu
I když je každé setkání pro tým šancí trochu se sblížit tím, že se hned na začátku zapojí do škádlení a lépe porozumí svým protějškům, někdy je nutné mít naplánované teambuildingové setkání.
Tyto schůzky mohou být firemní akce nebo výlety pro tým, oddělení nebo celou společnost a mohou sloužit k vytvoření určité loajality a angažovanosti zaměstnanců. Jsou ideální příležitostí, jak povzbudit zaměstnance, aby se prolínali a vytvářeli osobnější vztahy, které mohou napomoci pokroku a růstu organizace.
5. Setkání pro sdílení nápadů
Někdy je lepší, aby se celá skupina sešla a podělila se o nové nápady, než je distribuovat v masitém e-mailu nebo chaotickém vláknu chatu.
Nejen, že tato setkání umožňují řečníkovi nebo přednášejícímu jít více do hloubky tématu, konverzace mohou probíhat v reálném čase a členové týmu mohou klást otázky. Tyto schůzky také dělají sdílení nápadů interaktivní, dávají kolegům příležitost odrážet nápady jeden od druhého, což nakonec vede k větší týmové práci, silnějšímu budování vztahů a poutavému zážitku ze setkání. I když tento typ setkání může zabrat hodně času, často vede k novým nápadům na produkty, expanzi na nové trhy a způsobům, jak předběhnout konkurenci.
6. Inovační setkání
Každá organizace potřebuje čas od času nové nápady a inovační setkání jsou standardní odpovědí na tuto potřebu. Je těžké vynutit si kreativitu, ale můžete si vyžádat co nejvíce nápadů a poté je filtrovat, abyste našli ty nejvhodnější.
Inovační schůzky mohou znít pro účastníky nejasně, ale jsou nezbytné pro zajištění toho, aby se vaše společnost i nadále posouvala kupředu, místo aby rok co rok zachovávala stejné provozní protokoly, protože organizaci poskytují příležitost vyzkoušet něco nového.
I když se to může zdát zbytečné nebo samozřejmé, definování typu schůzky, kterou pořádáte, může vést k tomu, jak se vaši kolegové na vaši schůzku připravují, pomůže vám vytvořit jasný program a ušetří všem čas. Zde je několik tipů, jak přesně osvětlit, co dělat, aby se vaše schůzky proměnily v solidní časovou investici.
3 tipy, jak co nejlépe využít čas schůzky
Většina manažerů souhlasí s tím, že porady bývají neproduktivním využíváním času a 65% z nich s tím, že jim schůzky brání v dokončení jejich vlastní práce, musí existovat lepší způsob, jak se scházet efektivněji. Zde jsou tři snadné způsoby, jak z každé schůzky vytěžit maximum.
1. Nastavte Jasné cíle
Mít jasno program schůze vám pomůže minimalizovat množství času, který schůzka zabere. Pokud máte úkoly, které musí účastníci udělat předem, rozešlete kontrolní seznam v pozvánce na schůzku, abyste se ujistili, že všichni zúčastnění jsou informováni a připraveni. Základním cílem je udělat vše, co je ve vašich silách, předem, abyste zabránili plýtvání časem celého týmu.
Ideální schůzka nemá žádná překvapení a sleduje agendu do T. To může být problém, protože vedlejší konverzace a tangenty jsou v konferenční místnosti docela běžné, takže je důležité, aby tyto konverzace mimo téma byly krátké – vždy si můžete zarezervovat jiný čas dále diskutovat.
2. Projděte si rekapitulaci po schůzce
Pokud máte jasný požadovaný výsledek, je okamžitě jasné, kdy je schůzka úspěšná. Poté mohou manažeři posoudit, zda dosáhl požadovaného výsledku, a zjistit, co by jej učinilo úspěšnějším.
Odeslání rychlého shrnutí schůzky podpoří uchovávání informací a také vyjasní případné nedorozumění, ke kterému mohlo dojít. Můžete také zahrnout jakékoli další kroky, které vaši kolegové budou muset provést, aby zopakovali výsledek vaší schůzky. Učit se jak pořizovat efektivní zápisy z jednání abyste měli jistotu, že vám neuniknou žádné důležité detaily nebo věci z vašich schůzek.
3. Používejte spolehlivý software pro videokonference
Produktivní obchodní schůzky se nemusí vždy konat osobně – se správným řešením pro videokonference se stále můžete setkat tváří v tvář a zažít kvalitní jednání, aniž byste opustili kancelářský prostor. Pokud je váš nástroj pro videokonference dostatečně intuitivní, budete moci bez problémů sdílet svou obrazovku, nahrávat hovor a přizpůsobovat schůzku volajícím z různých zařízení.
Lifesize je zcela oddán poskytování nejlepšího možného zážitku z videokonferencí a představuje snadno použitelné videokonferenční řešení v kvalitě 4K, které jste vy a váš správce IT hledali. Po více než patnácti letech vývoje systémů pro konferenční místnosti, bezdrátových prezentačních zařízení pro zasedací místnosti, mobilních aplikací a globální cloudové sítě, která to vše spojuje, Lifesize poskytuje bezkonkurenční sjednocený zážitek ze schůzek, kterému můžete důvěřovat.
Udržujte všechny typy schůzek efektivní a ziskové
Schůzky v brzké době nezmizí, ale nemusí být tak hrozné! Pouhým definováním typu schůzky, kterou byste chtěli mít, a implementací těchto tipů můžete udržet své schůzky produktivní a optimistické. Využijte své schůzky s Lifesize na maximum a zažijte, jak by měla vypadat skvělá obchodní schůzka.
