Schůzky jsou mocným nástrojem, který má zvýšit produktivitu a efektivitu v práci, ale často dělají pravý opak. Všichni jsme uvízli na frustrujících schůzkách, které, jak se zdá, trvají věčně bez skutečného účelu nebo cíle. Naštěstí se lze neproduktivním schůzkám vyhnout s trochou plánování, struktury a správných nástrojů. Restrukturalizace způsobu vedení schůzek bude mít velký dopad nejen na čas strávený během schůzky, ale také na akční plány a cíle dosažené po schůzce. Využijte těchto osm kroků řízení schůzek a vaše schůzky a váš tým budou efektivnější a produktivnější.
Nejhorší noční můra všech = nefunkční schůzky
Nejlepší způsob, jak zabít produktivitu během svého pracovního dne, je sedět na nefunkční schůzce, na které hučí dál a dál a nechá vás přemýšlet: Proč jsem tady?
Po několika letech přispívání do mého 401(k) jsem se zúčastnil schůzky finančního plánování 401(k) sponzorované společností o inteligentních finančních investicích. Dychtivý učit se, seděl jsem v první řadě připravený dělat si poznámky. Na začátku setkání několik lidí položilo řečníkovi velmi primitivní otázky týkající se účelu 401(k) a jak si založit účet. Zůstal jsem tam skoro dvě hodiny, abych si uvědomil, že se nikdy nedostaneme přes základy. Celému setkání dominovaly otázky několika lidí, kteří byli ve finančním plánování noví. S trochou plánování a struktury mohlo být toto setkání přínosné pro každého.
Podle Wolf Management ConsultantsPolovina veškerého času na schůzky je promarněna, přičemž 73 procent profesionálů přiznává, že dělá nesouvisející práci, a 39 procent na schůzkách dokonce dřímá. Přemýšlejte o skutečných nákladech vaší společnosti spojených s neproduktivními schůzkami. Časem se množství vyhozených peněz stává astronomickým.
Jak vést efektivní schůzku v 8 krocích
Efektivní schůzky se musí držet tématu a obvykle nedosahují plánu nebo seznamu. Jinými slovy, efektivní schůzky, které přinášejí výsledky vyžadovat agendu a strukturou. Jasně definovaný cíl, poutavý a cílený dialog a následné pokyny zajistí, že každá schůzka proběhne hladce a efektivně, což vám i členům vašeho týmu ušetří čas a peníze.
1. Definujte jasný cíl
Vytvoření efektivní program jednání a jeho odeslání předem pomáhá nastavit tón a soustředit se na schůzku. Pevný program, kterého se budete důsledně držet, může překážet organickým rozhovorům, ale jasné časy začátku a konce s nastíněnými cíli a tématy pro hlavní části schůzky mohou pomoci udržet schůzku vpřed a na místě.
2. Zahrňte pouze ty správné lidi
Důležitým aspektem efektivních schůzek je zajistit, abyste měli přítomné správné lidi, kteří mohou na schůzce aktivně přispět. Chcete-li skutečně změnit hru, zkuste myslet na účastníky mimo váš bezprostřední tým, kteří mohou být schopni přinést na schůzku různé pohledy a zkušenosti. Kromě toho nezapomeňte uvést a Videokonference odkaz na pozvánku v popisu schůzky, aby se vzdálení zaměstnanci mohli snadno připojit k hovoru a zúčastnit se tváří v tvář.
3. Zapojte účastníky
Zajistěte, aby byli všichni v místnosti ve střehu a přispívali k cílům schůzky tím, že udržujte schůzku pozitivní a poutavou. Rozdělení účastníků do dvojic nebo malých skupin s úkoly, na kterých společně pracovat, zajistí, že se všichni aktivně zapojí do schůzky. Svá setkání můžete oživit také přátelskou soutěží mezi skupinami. U vzdálených zaměstnanců se ujistěte, že se cítí stejně zahrnuti jako lidé, kteří se schůzky osobně účastní. Lifesize usnadňuje vzdáleným účastníkům zúčastnit se schůzky a sdílet své obrazovky. Interakce tváří v tvář je také udrží během hovoru soustředěné a zapojené.
4. Vytvořte bezpečné místo pro setkávání
Chcete-li získat různé pohledy a postřehy, měl by se schůzky zúčastnit každý, ale často setkáním dominuje jen několik otevřených lidí. Někdy ty nejlepší nápady pocházejí od tichého zaměstnance, který neumí mluvit ve velkých skupinách, zvláště když jsou v místnosti větší osobnosti. Vyvážením účasti pěstujte prostředí, které vítá zpětnou vazbu a názory všech. Poskytněte každému člověku příležitost promluvit během setkání tím, že budete pravidelně žádat o vstup a vyzvat otázky.
5. Udržujte konverzaci zaměřenou
Tým ztrácí dynamiku, když se lidé pustí do několika konverzačních stop, které se odchýlí od kurzu. To je další důvod, proč je agenda důležitá. Pokud se objeví téma, které není na programu, požádejte účastníka, aby si téma uložil na konec schůzky, pokud je čas, nebo aby se tomuto tématu věnoval na jiné schůzce. Zvažte použití moderátora schůzky, který vám jemně připomene téma, o kterém se diskutuje, když se schůzka začne vychylovat z cesty.
6. Buďte otevřeni zpětné vazbě
Povzbuďte účastníky, aby našli způsoby, jak zefektivnit vaše schůzky. Dejte jim předem vědět, že budete žádat o zpětnou vazbu, aby mohli shromáždit své myšlenky a poskytnout užitečné návrhy. Udržujte zpětnou vazbu stručnou, jednoduchou a pozitivní. Místo toho, abyste se zeptali: "Co se stalo?" zeptejte se: "Jak se můžeme zlepšit?" Tím se skupina zaměří na zlepšování schůzek namísto upozorňování na nedostatky. Nakonec požádejte účastníky, aby uvedli konkrétní příklady toho, jak si myslí, že by schůzka mohla být produktivnější.
7. Načrtněte další kroky
Je zcela běžné, že lidé odcházejí ze stejného setkání se zcela odlišnými interpretacemi toho, co se probíralo. Abyste předešli nejasnostem, stručně shrňte schůzku, připomeňte všem celkový cíl a ujistěte se, že každý ví, jaký je jeho další úkol, než schůzka skončí. Po schůzce odešlete poznámky ke schůzce, dané odpovědnosti a termíny, aby bylo zajištěno, že všichni budou na stejné stránce.
8. Zaznamenávejte a sdílejte schůzky
S nabitým programem, osobním volnem a konfliktními událostmi není možné, aby se každý zaměstnanec zúčastnil každé schůzky, na kterou je pozván. Manažeři často sdílejí dokumenty nebo balíček zkontrolovaný během schůzky, ale prezentační materiál odráží pouze malý zlomek toho, co se během schůzky skutečně odehrálo, a zcela vynechává organickou konverzaci a přijatá rozhodnutí. Lifesize Záznam a sdílení vám umožní být součástí konverzace, i když jste se schůzky nezúčastnili. Zachytí ty, kteří se nemohli schůzky zúčastnit, a slouží jako reference nebo osvěžení pro ty, kteří se zúčastnili. S Lifesize Record and Share získáte robustní videotéku, kterou můžete okamžitě prohlížet, organizovat, ukládat a sdílet, a to vše z pohodlí vašeho prohlížeče.
8 tipů pro efektivní schůzky
Zlepšení vašich schůzek nevyžaduje kompletní přepracování schůzky. Existují jednoduché způsoby, jak strukturovat schůzky tak, aby byly produktivní a dokonce i zábavné. Zde je osm jednoduchých kroků, které můžete okamžitě implementovat, abyste zlepšili svou příští schůzku.
- Určete někoho, kdo pořídí zápisy ze schůze
- Nechávejte notebooky zavřené, pokud nepředkládáte nebo si neděláte poznámky
- Udržujte mobilní telefony mimo schůzky
- Seznamte se tváří v tvář prostřednictvím videokonferenčního hovoru
- Nastavte časovač
- Shrňte a přidělte odpovědnost
- Naplánujte si kratší schůzky
- Poskytněte občerstvení nebo zábavné pobídky pro účast na setkání
Jak WP Engine využívá Lifesize pro efektivní schůzky
WP Engine, platforma pro digitální zážitky WordPress, má šest kanceláří rozmístěných na třech kontinentech. Vzhledem k tomu, že velké množství manažerů a členů týmu pracuje v různých kancelářích, zaměřili se na Lifesize, aby překlenuli geografickou propast. Díky Lifesize v každé kanceláři a na notebooku každého zaměstnance se spolupracovníci mohou okamžitě spojit a manažeři mohou efektivně spravovat vzdálené zaměstnance v rámci videohovorů jeden na jednoho.
Interakce tváří v tvář pomáhá zaměstnancům vést poutavé rozhovory a osobní kontakty s manažery a členy týmu tisíce kilometrů daleko. WP Engine také používá Lifesize pro svůj týdeník zasedání radnice kde spojují celou společnost, aby zajistili, že všechny kanceláře jsou na stejné stránce a spolupracují jako jeden celek.
"Tím, že jsme schopni naskočit na Lifesize, máme pocit, jako bychom byli jeden tým, jedna kancelář, která bez problémů spolupracuje."
— Sarah Jones, Sr. HR Business Partner ve společnosti WP Engine
Proč investovat do čističky vzduchu?
Schůzky zabírají velký počet hodin v pracovním týdnu, takže je důležité, abyste je udělali co nejúčinnější a nejproduktivnější. Efektivní setkání mají program, spojují správné lidi za konkrétním účelem a poskytují fórum pro otevřenou diskusi, která přináší hmatatelné výsledky. Bez těchto faktorů může být schůzka ztrátou času pro každého (podívejte se na naše setkání s memem příspěvek, abyste viděli, co máme na mysli). Rozhodnutí, úkoly a skvělé nápady by měly být sdíleny po schůzce.
Ještě lepší je, že Lifesize vám umožňuje snadno nahrávat a sdílet schůzku, abyste dostali informace o těch, kteří se nezúčastnili, a poskytuje skvělou referenci pro ty, kteří se jí zúčastnili. Se správnými nástroji pro schůzky, strukturou a zapojením účastníků schůzek budete mít efektivní schůzky, které urychlí procesy a zvýší týmového ducha a produktivitu.
