Jos saisit mahdollisuuden suunnitella unelmiesi kokoushuone, miltä se näyttäisi?
Ehkä tämä on jotain, jota et ole viettänyt paljon aikaa miettien. Ei se mitään; enimmäkseen ihanteellinen konferenssihuone on sellainen, joka korostaa konferenssia, ei huonetta. Suunnittelun tulee helpottaa tilan käyttöä yhteydenpitoon, kommunikointiin ja yhteistyöhön muiden kanssa – ei kiinnittää huomiota itseensä.
Neuvotteluhuoneen suunnittelu ja ulkoasu ovat tärkeitä, koska se luo puitteet siellä tehtävälle työlle. Jos pyörität yritystä, joka arvostaa läpinäkyvyyttä, avoimuutta ja osallisuutta, et luultavasti tunne, että pimeä, ikkunaton, puupaneloitu kokoushuone palvelee sinua.
Ihanteellisen kokoushuoneen suunnittelun tulee heijastaa sitä luovan yrityksen arvoja ja vaatimuksia. Mikä tärkeintä, sen on täytettävä sitä todellisuudessa käyttävien tiimin jäsenten fyysiset ja teknologiset tarpeet – tähän kuuluu huoneesi varustaminen oikealla videoneuvottelujärjestelmällä ja työntekijöillesi työkalut, joita he tarvitsevat onnistuneeseen yhteistyöhön. Sen sisältämän tilan, kalusteet ja varusteet edellyttävät näkyvyyttä, akustiikkaa, liitettävyyttä ja käyttäjien saavutettavuutta.
Tärkeintä muistaa on aina suunnitella tuottavuutta ajatellen. Toimi näin.
7 kokoushuoneen suunnitteluvinkkiä tuottavampaan työpaikkaan
Tämän päivän työvoima vaatii äärimmäistä modernia kokoushuonesuunnittelua. Kun sinulla on mahdollisuus luoda tai suunnitella neuvotteluhuone uudelleen, hyödynnä tilaisuus ajatella pöydän, tuolien ja projektorin valkokankaan välttämättömiä asioita pidemmälle. Tässä on seitsemän vinkkiä, jotka ohjaavat sinut huoneeseen, joka mahdollistaa tuottavuuden.
1. Investoi korkealaatuisiin ääni- ja videolaitteisiin
Neuvotteluhuoneesi A/V-asetusten on oltava ajan tasalla sekä helppoja konfiguroida ja käyttää. Sen on oltava tarpeeksi tehokas, jotta nopeus-, yhteys- ja resoluutioongelmat eivät suista esityksiä tai videoneuvottelu purot. Kun laitteesi on altis vikaantumiselle, siinä on toistuvia yhteysongelmia tai se on vain vanhentunut, et pysty käyttämään kokoustilaasi tehokkaasti.
Tästä syystä Lifesize on keskittynyt niin innovatiiviseen tarjoamiseen videoneuvottelulaitteet joka perustuu parhaan mahdollisen kokouskokemuksen tarjoamiseen. A/V:ssä tähän sisältyvät uraauurtavat teräväpiirtojärjestelmät, jotka kehitimme jo vuonna 2003, sekä äskettäin lanseeraamme, alaa uudelleen määrittävät 4K-videoneuvottelujärjestelmät. Lifesizen audio- ja videolaitteita käyttämällä konferenssihuoneesi on valmis mihin tahansa videokokoukseen, neuvottelupuhelun or live streaming voit kuvitella.
2. Kunnioita henkilökohtaista tilaa
Kukaan ei tykkää kävellä viidentoista hengen kokoukseen neuvotteluhuoneessa, joka on suunniteltu vain kymmenelle. Jos tiimisi jäsenet viettävät aikaa miettien, kuinka istua mukavasti ilman, että kyynärpäät törmäävät vierekkäisten ihmisten kanssa, he eivät voi keskittyä kokoukseen.
Varmista, että konferenssihuoneesi on suunniteltu siten, että siihen mahtuu niin paljon ihmisiä, jotka todella tarvitsevat sitä samanaikaisesti. Sisusta se sitten vastaavasti ja tavalla, joka ei houkuttele täyttämään sitä suunniteltua kapasiteettia pidemmälle. Jos konferenssihuone on suunniteltu kymmenelle hengelle, etsi kymmenen sopivaa, mukavaa tuolia ja laita ne kyseiseen huoneeseen.
3. Valitse oikeat värit
Brändilläsi on lähes varmasti omat tunnusvärinsä. Toimistotilaasi rakentaneet sisustussuunnittelijat työskentelivät todennäköisesti myös tietyn värimaailman kanssa. Konferenssihuoneesi seinien ja kalusteiden väreistä voi tuntua, että suuret päätökset on jo tehty puolestasi.
Kuitenkin siltä osin kuin pystyt tuomaan uusia ideoita ja valintoja kokoushuoneesi suunnitteluun, on olemassa joitakin vaihtoehtoja. Kirkkaat värit, kuten valkoinen, vaaleansininen, vihreä ja keltainen, voivat saada huoneen tuntumaan suuremmalta. Pieni värisävy voi myös lisätä luovuutta – varsinkin jos olemassa oleva paletti on harmaa.
4. Investoi siirrettäviin huonekaluihin
Jotkut kokoukset ovat tylsiä asioita, joissa kaikki istuvat hyvin hiljaa ja hiljaa pöydän ääressä. Vaikka siinä ei sinänsä ole mitään vikaa, tehokas viestintä vaatii joiltakin yrityksiltä enemmän liike-energiaa. Mahdollisuus liikkua, järjestää istumapaikkoja, näytellä jotain tai muuten tuoda kokouksiin fyysisiä elementtejä voi muuttaa maailmaa.
Harkitse kevyitä, uudelleenkonfiguroitavia tai pyörillä olevia huonekaluja, jos on mahdollista, että kokouksesi voivat muuttua aktiviteetteiksi – tai jos haluat vain mahdollisuuden vaihtaa asioita helposti.
5. Päästä sisään luonnonvaloa
Totta puhuen – kukaan ei ajattele parastaan loisteputkien steriilin hehkun alla. Jos haluat ihmisten tuntevan olonsa mukavaksi, hereillä ja elossa ollessaan neuvotteluhuoneessa, päästä tilaan luonnonvaloa.
Luonnonvalaistus saa huoneet tuntumaan suuremmalta ja täyttää ne kirkkaalla, lämpimällä valolla. Älä loukussa tiimisi jäseniä pimeään luolaan ja odota heidän sitten keksivän suuria, loistavia uusia oivalluksia. Kokeile vähän auringonvaloa auttaaksesi heidän ideoitaan kasvamaan ja kukoistamaan.
6. Pidä häiriötekijä minimissä
Ikkunat, jotka avautuvat bukolisiin maisemiin tai jopa tylsille parkkialueille, ovat loistava tapa päästää sisään hyödyllistä luonnonvaloa. Jotkut ikkunat voivat kuitenkin häiritä tiimin jäseniä. Tämä johtaa harhaileviin ajatuksiin ja silmiin pitkän kokouksen tai esityksen puolivälissä.
Jos kokoushuoneessasi on ikkunat, varmista, etteivät ne ole toimistosi kiireiseen, vilkkaaseen liikenteeseen päin tai minne tahansa muualle, joka saattaa häiritä visuaalisesti.
7. Pidä asiakkaasi mielessä
Suurin osa näistä vinkeistä on keskittynyt yrityksesi ja sen tiimin jäsenten tarpeisiin. Loppujen lopuksi he ovat konferenssihuoneiden ensisijaisia käyttäjiä. On tärkeää ottaa huomioon myös asiakkaiden edut.
Jos aiot ottaa asiakkaita mukaan huomattavaan määrään kokoushuoneesi kokouksia, varmista, että he viihtyvät. Kun suunnittelet kokoushuonettasi, muista ottaa huomioon heidän toimialaan liittyvät tarpeet tai odotukset. Harkitse myös heidän maantieteellistä sijaintiaan, kulttuuriaan tai kaikkea muuta, mikä saattaa olla tärkeä tekijä menestyksekkäässä liiketoiminnan harjoittamisessa.
Bonus: Paras videoneuvottelulaitteisto konferenssihuoneeseesi
Kuten totesimme vihjeessä 1, laadukkaat ääni- ja videolaitteet ovat avainasemassa, erityisesti nykypäivän aina yhdistettynä multimedialiiketoimintaympäristössä. Etkö ole varma minkä tyyppinen videoneuvotteluratkaisu sopisiko kokoushuoneeseesi parhaiten? Tässä on kolme Lifesizen tuotetta, joilla saat neuvotteluhuoneesi käyntiin:
Lifesize Icon 700
Icon 700 -videoneuvottelujärjestelmä, joka sopii täydellisesti suureen konferenssihuoneeseen, sisältää 4K-videosyötteet ja mahdollisuuden esittää täyden liikkeen 4K-sisällön jakamista.
Lifesize Phone HD
Laajenna kristallinkirkas ääni koko huoneeseen tällä kosketusnäytöllisellä neuvottelupuhelimella ja mikrofonilla, joka vähentää automaattisesti ympäristön melua ja ohjaa äänen poiminnan puhujaa kohti.
Lifesize Share
Anna kenen tahansa – asiakkaiden, vieraiden ja työntekijöiden – jakaa näyttöjä ilman, että sinun tarvitsee sekoittua johtojen ja dongien kanssa intuitiivisimmalla tavalla.
Yhteenveto
Kahdella yrityksellä ei ole täsmälleen samoja kriteerejä ihanteellisen konferenssihuoneen luomiseksi. Jotkut asiat ovat yleishyödyllisiä - hyvä valaistus, runsaasti tilaa liikkumiseen, ja mikä tärkeintä, luotettava, laadukas videoneuvottelujärjestelmä.
Nyt kun sinulla on seitsemän vinkkiämme moderniin kokoushuoneen suunnitteluun, sinulla on parempi käsitys siitä, mitä sinun tulee ennakoida tarvittavien elementtien määrittämisessä. Näiden strategioiden käyttäminen auttaa sinua luomaan vankkoja konferenssihuoneideoita ja asettamaan tuottavuuden äärimmäisen modernin konferenssihuoneesi suunnittelun keskiöön.
