Om du fick chansen att designa ditt drömkonferensrum, hur skulle det se ut?
Kanske är detta något du inte har ägnat mycket tid åt att tänka på. Det är okej; för det mesta är det ideala konferensrummet ett som betonar konferensen, inte rummet. Designen ska underlätta att använda utrymmet för att ansluta, kommunicera och samarbeta med andra – inte dra uppmärksamhet till sig själv.
Utformningen och layouten av ett konferensrum är viktigt eftersom det sätter ramarna för det arbete som sker inom det. Om du driver ett företag som värdesätter transparens, öppenhet och inkludering kommer du förmodligen inte att känna dig betjänad av ett mörkt, fönsterlöst konferensrum med träpanel.
En idealisk konferensrumsdesign bör återspegla värderingarna och kraven hos företaget som skapar det. Det viktigaste är att det måste möta de fysiska och tekniska behoven hos teammedlemmarna som faktiskt kommer att använda det – detta inkluderar att utrusta ditt rum med rätt videokonferenssystem och ge dina anställda de verktyg de behöver för att framgångsrikt samarbeta. Egenskaperna hos utrymmet, inventarier och utrustning som det innehåller måste ta itu med synlighet, akustik, anslutningsmöjligheter och tillgänglighet för användarna.
Det viktigaste att komma ihåg är att alltid designa med produktivitet i åtanke. Här är hur.
7 konferensrumsdesigntips för en mer produktiv arbetsplats
Dagens arbetskraft kräver den ultimata moderna konferensrumsdesignen. När du har en chans att skapa eller designa om ett konferensrum, passa på att tänka bortom de nödvändiga behoven av ett bord, stolar och en projektorduk. Här är sju tips som guidar dig till ett rum som möjliggör produktivitet.
1. Investera i högkvalitativ ljud- och videoutrustning
Ditt konferensrums A/V-inställning måste vara uppdaterad, samt enkel att konfigurera och använda. Det måste vara tillräckligt kraftfullt för att problem med hastighet, anslutning och upplösning inte ska spåra ur presentationer eller videokonferenser strömmar. När din utrustning är benägen att misslyckas, har återkommande anslutningsproblem eller helt enkelt är föråldrad, kommer du inte att kunna använda ditt mötesutrymme effektivt.
Det är därför Lifesize har varit så fokuserat på att tillhandahålla innovativt utrustning för videokonferenser som bygger på att ge bästa möjliga mötesupplevelse. Inom A/V inkluderar det de banbrytande högupplösta systemen som vi utvecklade långt tillbaka 2003 och vår nyligen lanserade, omdefinierande industrin 4K videokonferenssystem. Genom att använda Lifesize ljud- och videoutrustning blir ditt konferensrum redo för alla videomöten, konferenssamtal or live streaming du kan föreställa dig.
2. Respektera personligt utrymme
Ingen tycker om att gå in i ett möte med femton personer i ett konferensrum som bara passar tio personer. Om dina teammedlemmar ägnar tid åt att komma på hur de ska sitta bekvämt utan att stöta i armbågarna med personerna som sitter bredvid dem, kommer de inte att kunna ägna sin fulla uppmärksamhet åt mötet.
Se till att ditt konferensrum är utformat för att rymma det antal personer som faktiskt behöver använda det samtidigt. Inred sedan det i enlighet med det och på ett sätt som inte uppmanar till att fylla den utöver dess avsedda kapacitet. Om ett konferensrum är utformat för att passa tio personer, hitta tio matchande bekväma stolar och placera dem i det rummet.
3. Välj rätt färger
Ditt varumärke har nästan säkert sina egna signaturfärger. Inredningsarkitekterna som satte upp ditt kontor arbetade förmodligen också med ett specifikt färgschema. När det kommer till färgerna på väggar och inredning i ditt konferensrum kan det kännas som att de stora besluten redan är tagna för dig.
Men i den mån du kan föra med dig nya idéer och val till din konferensrumsdesign, finns det några alternativ. Ljusa färger som vitt, ljusblått, grönt och gult kan få rummet att kännas större. En liten färgklick kan också öka kreativiteten - speciellt om den befintliga paletten är trist.
4. Investera i flyttbara möbler
Vissa möten är lugna angelägenheter, där alla sitter väldigt stilla och tysta vid bordet. Även om det inte är något fel i sig, för vissa företag kräver effektiv kommunikation mer kinetisk energi. Att kunna röra sig, ställa om sittplatser, agera något eller på annat sätt ta med element av kroppslighet till möten kan göra stor skillnad i världen.
Tänk på möbler som är lätta, omkonfigurerbara eller på rullar om det finns någon chans att dina möten kan bryta ut i en aktivitet - eller om du bara vill ha möjligheten att enkelt byta saker.
5. Släpp in naturligt ljus
Låt oss inse det - ingen tänker så gott det går under den sterila glöden från lysrör. Om du vill att människor ska känna sig bekväma, vakna och levande medan de sitter fast i ett konferensrum, släpp in naturligt ljus i utrymmet.
Naturlig belysning gör att rummen känns större samtidigt som de fylls upp med starkt, varmt ljus. Fånga inte dina teammedlemmar i en mörk grotta och förvänta dig sedan att de ska brainstorma stora, briljanta nya insikter. Prova lite solljus för att hjälpa deras idéer att växa och blomstra.
6. Håll distraktionen till ett minimum
Fönster som vetter mot idylliska landskap, eller till och med tråkiga parkeringsplatser, är ett bra sätt att släppa in användbart naturligt ljus. Vissa fönster kan dock bli en distraktion för teammedlemmar. Detta leder till vandrande sinnen och ögonglober halvvägs genom ett långt möte eller presentation.
Om ditt konferensrum har fönster, se till att de inte är vända mot en hektisk, mycket trafikerad del av ditt kontor eller någon annanstans som kan vara visuellt distraherande.
7. Ha dina kunder i åtanke
De flesta av dessa tips har varit centrerade på behoven hos ditt företag och dess teammedlemmar. När allt kommer omkring kommer de att vara de primära användarna av konferensrummen. Det är viktigt att också ta hänsyn till dina kunders intressen.
Om du förväntar dig att inkludera kunder i ett betydande antal möten i ditt konferensrum, se till att de kommer att känna sig bekväma. När du designar ditt konferensrum, se till att ta hänsyn till deras branschrelaterade behov eller förväntningar. Tänk också på deras geografiska läge, deras kultur eller något annat som kan vara en viktig faktor för att framgångsrikt driva affärer.
Bonus: Den bästa videokonferensutrustningen för ditt konferensrum
Som vi nämnde i tips #1 är kvalitetsljud- och videoutrustning nyckeln, särskilt i dagens alltid uppkopplade multimediaföretagsmiljö. Inte säker på vilken typ av lösning för videokonferenser skulle passa ditt konferensrum bäst? Här är tre produkter från Lifesize för att få igång ditt konferensrum:
Ikon i naturlig storlek 700
Perfekt för ett stort konferensrum, Icon 700-videokonferenssystemet har 4K-videoflöden och möjligheten att presentera 4K-innehållsdelning i full rörelse.
Lifesize Phone HD
Utöka kristallklart ljud till hela rummet med den här pekskärmskonferenstelefonen och mikrofonen som automatiskt minskar omgivningsljudet och styr ljudupptagningen mot den som talar.
Livsstorlek Share
Låt vem som helst – kunder, gäster, anställda – dela skärmar utan att behöva bråka med sladdar och donglar på ett så intuitivt sätt som möjligt.
Slutsats
Inga två företag kommer att ha exakt samma kriterier för vad som utgör ett idealiskt konferensrum. Det finns några saker som är allmänt fördelaktiga - bra belysning, gott om plats att röra sig på, och viktigast av allt ett pålitligt videokonferenssystem av hög kvalitet.
Nu när du har våra sju tips för modern design av konferensrum, kommer du att få en bättre känsla för vad du ska förutse när du ska fastställa de nödvändiga elementen. Att använda dessa strategier hjälper dig att komma på solida konferensrumsidéer och sätta produktivitet i centrum för din ultimata moderna konferensrumsdesign.
