Tutkimme äskettäin Lifesizen käyttäjäkuntaa saadaksemme lisätietoja niiden välisestä yhteydestä videoneuvottelu ja tuottavuus. Ei ole yllättävää (ainakin meille), että 98 % vastaajista oli samaa mieltä sen sentimentin kanssa, että parantunut viestintä ja yhteistyö johtavat parempaan tuottavuuteen. Tilastot osoittavat että lisäämällä videoneuvottelut kokoukseen suhteet merkittiin parantuneiksi, projektien ja tehtävien suorittamiseen kuluva aika lyheni, matkustusriippuvuudet poistuivat kokonaan ja osallistujien välinen viestintäymmärrys vahvistui huomattavasti.
Kaikki nämä tulokset lisäävät tuottavuutta – saat enemmän aikaan paremmalla laadulla ja lyhyemmässä ajassa. kuinka paljon? Vastaajien mukaan pelkkä videon lisääminen kokouksiin parantaa tuottavuutta jopa 50 %. Kokouksen tuottavuusasteikkojen kallistamiseksi olemme koonneet vielä muutamia kokousvinkkejä:
1. Suunnittele älykkäästi
Olitpa johtamassa tai osallistumassa kokoukseen, muista suunnitella etukäteen, ennen kuin tulet paikalle. Kokouspöytäkirjat ovat loistava tapa pitää tehtävät raiteilla ja aikataulussa. A kokouksen esityslista antaa kaikille aikaa valmistella panoksensa ja pitää keskustelun ajan tasalla ja asiaankuuluvana. Jos tarvitset apua esityslistan laatimisessa, tutustu sivuihimme
ladattava esimerkki esityslistamalli.
2. Kokousten yhteenveto
On tärkeää muistaa, että kokoukset tulevat muun työn vaihtoehtoiskustannuksin. Kahden tunnin sulkeminen ja 10 henkilön kutsuminen kokoukseen vie lähes kokonaisen kalenteripäivän työtunteja. Kutsu vain ihmisiä, jotka osallistuvat keskusteluun ja edistävät mielekkäästi kokouksen tavoitteita. Jos kokouksen sisällöstä on hyötyä suuremmalle yleisölle, harkitse sen tallentamista ja linkin jakamista ihmisten katsottavaksi tai kuunneltaviksi seisokkeina.
3. Varo toistuvaa kokousta
Muistatko työtunnit, joista puhuimme aiemmin? Toistuvat kokoukset pahentavat ongelmaa eksponentiaalisesti. Ne ovat usein vähemmän tuottavia kuin kertaluonteiset kokoukset, koska aiheet yleensä pyörivät projektin tilapäivitysten ympärillä. Yksi tapa pysyä ajan tasalla projekteista tuhlaamatta aikaa kokouksiin on käyttää jatkuvaa yhteistyötyökalua, kuten chattia. Chat voi säilyttää käynnissä olevan projektimuistiinpanojen historian ja antaa ihmisten saada ajan tasalla omaan aikaansa ilman, että heidän tarvitsee olla kokouksessa.
4. Ole ajoissa, älä tuhlaa aikaa, seuraa aikaa
Aika on iso osa tuottavuusyhtälöä. Ole kunnioittava ja tule paikalle ajoissa, jotta tapaamisen aloitus ei viivästy. Istuminen ja yrittäminen täyttää kuollutta ilmaa työmatkapuheella odottaessasi viimeisen henkilön saapumista on tuottavuuden kuoppa. Aloita ajoissa ja lopeta ajoissa (tai aikaisemmin).
5. Pysäköi sivukeskustelut
On houkuttelevaa käyttää tapaamisaikaa käsitelläkseen nopeasti jotain muuta kun olemme kaikki täällä, mutta älä. Jos se ei ollut asialistalla, se vaatii erillisen keskustelun. Anna ihmisille aikaa valmistautua ja tulla pöydän ääreen tietojen kanssa, joita he tarvitsevat osallistuakseen mielekkäästi.
6. Automatisoi muistiinpano
On vaikea tasapainottaa osallistumista kokoukseen tai aivoriihiin ja myös tehdä muistiinpanoja kaikkien muiden panoksista. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa: palkkaa kokopäiväinen kirjanoppinut seuraamaan sinua tai anna tekniikan hoitaa raskas kirjanpito. Kun tallennat kokouksia esimerkiksi Lifesize Cloud Amplify -sovelluksella, voit keskittyä enemmän läsnäoloon hetkessä, koska sinulla on aina varaa nauhoittaa.
Oletko valmis parantamaan kokousten tuottavuutta? Päätös on sinun.
Tuottavat kokoukset syntyvät kokoushuonetekniikan ja hyvien kokoustottumusten yhdistelmästä. Jos etsit lisää kokousten tuottavuuden aiheesta, tutustu oppaaseemme Kuinka omistaa kokoukset.
