Niedawno przeprowadziliśmy ankietę wśród użytkowników Lifesize, aby dowiedzieć się więcej o związku między nimi wideokonferencje i produktywność. Nic dziwnego (przynajmniej dla nas), że 98% respondentów zgodziło się z opinią, że lepsza komunikacja i współpraca prowadzą do poprawy produktywności. Statystyki pokazują że dodanie wideokonferencji do spotkania poprawiło relacje, skrócił czas realizacji projektów i zadań, prawie całkowicie wyeliminowało zależności w podróży, a zrozumienie komunikacji między uczestnikami znacznie się poprawiło.
Wszystkie te wyniki łączą się w celu zwiększenia produktywności — można zrobić więcej z lepszą jakością iw krótszym czasie. O ile? Według naszych respondentów samo dodanie wideo do spotkań zwiększa produktywność nawet o 50%. Aby naprawdę przechylić szalę produktywności spotkań, zebraliśmy kilka dodatkowych wskazówek dotyczących spotkań:
1. Planuj inteligentnie
Niezależnie od tego, czy prowadzisz spotkanie, czy uczestniczysz w nim, pamiętaj, aby zaplanować je z wyprzedzeniem, zanim się pojawisz. Spotkanie minut to świetny sposób na utrzymywanie zadań na właściwym torze i zgodnie z harmonogramem. A porządek obrad daje wszystkim czas na przygotowanie się i utrzymuje rozmowę na odpowiednim torze. Jeśli potrzebujesz pomocy w opracowaniu planu, sprawdź nasze
do pobrania przykładowy szablon porządku obrad.
2. Spotkania sumują się
Należy pamiętać, że spotkania odbywają się kosztem alternatywnym innej pracy. Zarezerwowanie dwóch godzin i zaproszenie na spotkanie 10 osób zajmuje prawie cały dzień kalendarzowy godzin pracy. Zaproś tylko te osoby, które wniosą coś do dyskusji i wniosą znaczący wkład w realizację celów spotkania. Jeśli treść spotkania jest korzystna dla większej liczby odbiorców, rozważ nagranie jej i udostępnienie łącza, aby ludzie mogli obejrzeć lub posłuchać w czasie wolnym od pracy.
3. Strzeż się powtarzających się spotkań
Pamiętasz godziny pracy, o których mówiliśmy wcześniej? Powtarzające się spotkania pogłębiają problem wykładniczo. Często są one mniej produktywne niż jednorazowe spotkania, ponieważ ich tematy zazwyczaj dotyczą aktualizacji statusu projektu. Jednym ze sposobów, aby być na bieżąco z projektami bez marnowania czasu na spotkania, jest korzystanie z trwałego narzędzia do współpracy, takiego jak czat. Czat może przechowywać bieżącą historię notatek projektowych i pozwalać ludziom być na bieżąco we własnym czasie bez konieczności uczestniczenia w spotkaniu.
4. Bądź na czas, nie trać czasu, śledź czas
Czas jest dużą częścią równania produktywności. Okazuj szacunek i przyjdź na czas, aby uniknąć opóźnienia rozpoczęcia spotkania. Siedzenie i próba wypełnienia martwego powietrza rozmowami o dojazdach do pracy, podczas gdy czekasz, aż pojawi się ostatnia osoba, to pułapka produktywności. Rozpocznij o czasie i zakończ o czasie (lub wcześniej).
5. Zaparkuj rozmowy poboczne
Kuszące jest wykorzystanie czasu spotkania, aby szybko zająć się czymś innym kiedy wszyscy tu jesteśmy, ale nie rób tego. Jeśli nie było tego w porządku obrad, to wymaga osobnej rozmowy. Daj ludziom czas na przygotowanie się i podejdź do stołu z informacjami, których potrzebują, aby wnieść znaczący wkład.
6. Zautomatyzuj robienie notatek
Trudno jest zrównoważyć wkład w spotkanie lub sesję burzy mózgów, a także robić notatki z wkładu wszystkich innych osób. Masz tutaj dwie możliwości — zatrudnij pełnoetatowego skrybę, który będzie za tobą podążał, lub pozwól, aby technologia zajęła się ciężkim prowadzeniem dokumentacji. Nagrywanie spotkań za pomocą rozwiązania takiego jak Lifesize Cloud Amplify pozwala bardziej skupić się na byciu obecnym w danej chwili, ponieważ zawsze możesz skorzystać z nagrania.
Gotowy na lepszą produktywność spotkań? To Twoja decyzja.
Produktywne spotkania są wynikiem połączenia technologii sali konferencyjnej i dobrych nawyków podczas spotkań. Jeśli szukasz więcej informacji na temat produktywności spotkań, zapoznaj się z naszym przewodnikiem Jak zarządzać swoimi spotkaniami.
