Ennen kuin aloin kirjoittaa tätä blogia, päätin tehdä oman "puhelinpeli"-kokeiluni nähdäkseni kuinka huonoa tiedon siirtäminen voi olla toimistossa. Peli toimi näin: Luin viestin podkaverilleni Kennylle, joka kääntyi ympäri ja toisti sen Omarille, joka välitti sen Aaronille, joka käveli ohi ja antoi sen Chelsialle, joka sanoi sen Ashlielle, joka sanoi sen. kovaa, jotta kirjoitan ylös. Alkuperäinen viesti oli melko lyhyt, vain 15 sanan lainaus Toimisto:
Nepalissa tee on erittäin kuumaa, mutta Perussa kahvi on paljon kuumempaa.
Viiden käännösten jälkeen Ashlie jakoi ymmärryksensä: "Päivä Nepalissa oli kuuma, mutta kahvi oli paljon kuumempaa."
Sulje, eikö? Jos olemme matemaattisia, Ashlien vastaus vastasi noin 60 % alkuperäistä. Ja jos olemme koulussa, hän saa D. Mutta mitä tapahtuu, kun muokkaamme viestiä hieman pidemmäksi ja luotamme paljon enemmän lopputulokseen? Yritimme uudelleen täsmälleen samoilla asetuksilla, vain uusi viesti:
Kolmannessa kerroksessa on studio. Päästäksesi sinne, käänny oikealle hissistä, jonka jälkeen käänny välittömästi oikealle. Mene alas kylpyhuoneeseen ja käänny vasemmalle suihkulähteestä. Käänny sitten ensimmäisestä oikealle ja studio on ensimmäinen ovi oikealla.
Miten Ashlie teki tällä kertaa? "Kolmannessa kerroksessa on studio. Mene hissillä alas ja käänny oikealle. Käänny oikealle, käänny oikealle ja sitten olet perillä." Hän lyhensi sitä tehokkaasti 50 %, poisti suurimman osan yksityiskohdista, muutti merkityksen ja lähetti minut kolmanteen kerrokseen.
Luotamme käytettyyn tietoon saadaksemme paljon tietoa toimistossa. En ole koskaan lukenut uuden kahvinkeittimen käyttöohjetta; joku osoitti minulle, kuinka kotelo asetetaan paikalleen ja valitaan haluamasi koko. Toimistossa ei koskaan ollut pukukoodia; me vain mukauduimme siihen, mitä muut tekivät, kunnes normi luotiin.
Tietystä tiedosta on hienoa jakaa tällä tavalla. Se on nopeaa, helppoa ja yleensä riittävän hyvää työn suorittamiseen. Mutta muissa tilanteissa, kuten loma-ajan kirjaaminen oikein HR-järjestelmään tai asiakastietokannan tietojen muokkaaminen, on tärkeää dokumentoida prosessi yhdellä totuuden lähteellä.
Organisaatiot oppivat video- ja demonstraatiovetoisen koulutuksen arvon keinona lisätä prosessidokumentaationsa katsojamäärää ja tiedon säilymistä. Yksi eduista Lifesize Record and Share on kyky tallentaa mitä haluat, viikoittaisista konferensseista ja kokouksista aina näyttökuvattuihin harjoituksiin, jotka voidaan tallentaa Lifesize-videokirjastoosi ja jakaa kaikkien organisaatiossasi olevien kanssa. Se on helppo tallentaa, nopea jakaa ja tehokas organisaatiosi kouluttamiseen.
