Il est facile de se perdre dans tous les chevauchements d'outils de communication autour du bureau. Avec différents outils déployés par différents départements ayant des besoins différents, collaborer sur le lieu de travail revient à essayer de communiquer dans un bureau où chaque personne parle une langue différente. Pour les services informatiques en particulier, la liste des outils à gérer et des solutions à suivre s'allonge et se complique au fur et à mesure que les utilisateurs finaux deviennent voyous et recherchent leurs propres outils de réunion ad hoc. Ce qu'ils finissent souvent par gérer, c'est un désordre chaotique d'outils de communication qui se chevauchent et une liste de frais d'abonnement et de licence à payer, et faites-nous confiance - c'est une situation que nous ne souhaitons à personne.
Dans ce guide, nous fournissons quelques étapes que vous pouvez suivre pour remédier aux complications et à la confusion qui accompagnent trop d'outils de collaboration qui se chevauchent et transformer votre écosystème de collaboration en un chef-d'œuvre soigneusement construit, économique et économe en ressources.
Qu'est-ce qu'un écosystème collaboratif ?
Un écosystème de collaboration est l'ensemble d'outils et de services qu'une entreprise utilise pour garder ses employés connectés. Construire un lieu de travail véritablement connecté nécessite la bonne combinaison d'outils de collaboration et de culture. Votre écosystème de collaboration doit être soigneusement interconnecté, sans chevauchement et suffisamment fiable pour faire tourner le monde. Il doit être cohérent entre les utilisateurs - un calme au milieu de la turbulence technologique. Il doit s'assurer que la communication interne et externe est de haute qualité, rapide et rentable. Et par-dessus tout, il doit permettre une collaboration aussi simple que possible et sans gêner la conversation.
Dans une enquête récente que nous avons menée avec Spiceworks, nous avons constaté que 68 % des 410 décideurs informatiques qui ont participé ont cité la collaboration comme une priorité élevée dans leurs bureaux. Pas étonnant, non ? La collaboration et la communication constantes sont ce qui fait tourner notre monde des affaires, en particulier lorsque ce monde devient de plus en plus éloigné et technologiquement averti.
Combien de chevauchement est trop?
Le service informatique joue un rôle crucial dans les capacités de communication d'une organisation. Avec l'essor de la main-d'œuvre à distance définissant le fonctionnement des entreprises, le besoin de collaboration est encore plus grand dans le bureau moderne, et les équipes vont commencer à chercher des outils qui font le travail, avec ou sans support informatique. Selon notre enquête, 56 % des décideurs informatiques ne connaissent pas le coût mensuel réel de leurs abonnements et licences de conférence et de collaboration, et la grande entreprise moyenne est obligée de jongler avec environ quatre solutions sur trois fournisseurs différents. Non seulement ces trois solutions et ces deux fournisseurs sont trop nombreux, mais le risque de déploiements non gérés ne fait qu'augmenter à mesure que vous attendez pour mettre en place une stratégie de collaboration qui évite les chevauchements et élimine les coûts excessifs.
Et nous ne parlons que des solutions que le service informatique connaît réellement. Dans notre guide Le responsable informatique qui a brisé le Shadow IT, nous avons en fait constaté qu'une grande entreprise moyenne utilise environ 1,220 XNUMX services cloud individuels. Faire le tour de l'informatique et déployer des outils qu'ils n'ont pas approuvés ne fait que contourner les mesures critiques de gestion, d'intégration, de sécurité et de conformité qu'ils ont établies pour l'entreprise. En simplifiant vers une solution tout-en-un, non seulement vous réduisez les coûts, mais vous pouvez également empêcher la création d'un écosystème de collaboration complètement ad hoc à partir de zéro.
Histoires de réussite de la simplification
Entreprise 1 : trop d'abonnements audio uniquement pour compter
Un client nous est venu d'un environnement avec une base d'utilisateurs très segmentée bloquée sur des outils de communication hérités. Ils étaient uniquement axés sur l'audio, avec toutes les solutions à usage unique et aucune technologie vidéo ou basée sur le cloud en vue. Alors que cette organisation demandait simplement à retirer le pansement et à transformer complètement sa solution de communication du jour au lendemain, elle aurait complètement aveuglé ses utilisateurs audio uniquement, qui n'étaient pas prêts pour les nouvelles technologies.
En déployant Lifesize, non seulement nous avons remplacé leurs solutions audio uniquement basées sur des minutes, mais nous avons mis à niveau leur écosystème de collaboration pour inclure l'audio, la conférence Web et la vidéo en plus du chat dans un seul outil qui a facilité l'adoption. Plus besoin de gérer plusieurs solutions, plus de tracas lors de sessions de formation, plus besoin de se perdre en essayant d'apprendre plusieurs nouvelles technologies à la fois.
Entreprise 2 : le chaos alimenté par la complexité
Un jour, nous avons reçu un appel d'assistance intéressant d'un client se plaignant que Lifesize était trop complexe pour son bureau. Ce que nous avons constaté, c'est qu'ils déployaient en fait tellement d'outils différents à côté de Lifesize que chaque salle de conférence avait un ensemble d'instructions d'utilisation complètement unique. Personne ne voulait prendre le temps d'apprendre et de se rappeler comment travailler avec chaque système, et c'est devenu si grave qu'un membre du service informatique a dû s'asseoir dans chaque pièce et trouver la solution pour eux !
La première chose que nous avons recommandée à cette organisation était de faire un processus d'inventaire approfondi, piloté par l'informatique, de tous leurs logiciels et d'éliminer tous leurs outils excédentaires. En mettant en œuvre Lifesize, cette entreprise a pu unifier et simplifier la collaboration sur le lieu de travail et s'éviter de payer beaucoup trop de frais de licence et de matériel. En choisissant et en s'en tenant à une solution de collaboration unique, ils ont simplifié l'adoption, la formation et la gestion.
Comment créer un écosystème de collaboration piloté par l'informatique
Le changement n'est pas facile, surtout lorsqu'il s'agit de technologie. Le processus de transformation de votre ensemble d'outils de communication actuel en un écosystème de collaboration efficace et simplifié peut certainement sembler intimidant. Heureusement, nous avons quelques étapes que vous pouvez suivre lorsque vous êtes prêt à vous lancer et à commencer à créer une meilleure solution de communication pour votre entreprise car, comme la plupart des choses dans la vie, il s'agit de faire un pas à la fois pour atteindre vos objectifs.
1. Faites l'inventaire de vos technologies de collaboration actuelles et de leur fréquence d'utilisation
Les membres de votre organisation utilisent très probablement des applications et des outils que vous ne connaissez pas. Faire l'inventaire et identifier ce que vous utilisez déjà est l'étape la plus critique pour déterminer les outils dont vous avez besoin. Une grande partie de ce travail peut devenir un peu fastidieux. Mais en créant un dialogue ouvert et en lançant une conversation avec d'autres services à l'aide d'outils ad hoc, vous pouvez devenir un partenaire et un conseiller de confiance au lieu d'un mauvais flic et d'une baby-sitter.
2. Identifiez les outils dont vous n'avez tout simplement pas besoin
Après avoir identifié tous les différents outils déployés par chaque service de votre organisation, déterminez ce qui est réellement utilisé et ce qui ne fait que ramasser la poussière. En prenant le temps d'évaluer vos applications, machins et doohickeys actuels, en identifiant ce que les utilisateurs finaux recherchent et en vous débarrassant des anciennes solutions qui coûtent trop cher ou que les employés n'utilisent même plus, vous pouvez simplifier vos besoins de collaboration et de communication.
3. Consolidez si possible
Après avoir identifié et évalué les outils dont votre organisation a besoin et dont elle n'a pas besoin, il est probable que vous trouviez un chevauchement de fonctionnalités. La meilleure chose à faire dans cette situation est de réduire le nombre de fournisseurs et de trouver une solution unique qui consolide toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. L'intégration et la concentration fluides de vos services réduisent non seulement les coûts, mais facilitent également le contrôle et le déploiement dans tous les départements de votre organisation.
4. Rassembler les principales parties prenantes dans chaque département pour favoriser l'adoption de nouveaux outils
Bien sûr, afin de consolider en douceur et avec succès vos solutions technologiques, vous devez également impliquer vos utilisateurs finaux, les chefs de service et tous les autres membres de l'organisation. Trouvez un partenaire clé dans chaque département qui peut aider à favoriser l'adoption et à embarquer ses collègues. De cette façon, vous pouvez générer de l'enthousiasme pour l'adoption tout en réduisant les accrocs et les surprises qui repousseraient les utilisateurs.
Économisez de l'argent, gagnez du temps, sauvez votre entreprise, sauvez le monde
Soyez le héros informatique qui a pris en charge et déployé un écosystème de collaboration efficace dans votre entreprise. En faisant l'inventaire, en supprimant les outils anciens et inutiles et en les remplaçant par une solution de collaboration complète de Lifesize, vous pouvez économiser des coûts, du temps et du stress pour vous, votre équipe et votre entreprise.
Lifesize est conçu avec l'informatique à l'esprit. Non seulement nous avons plus d'une décennie d'expérience dans la conception et le développement de caméras HD et de téléphones de conférence à écran tactile, mais nous avons également des fonctionnalités telles qu'un répertoire partagé et des intégrations Skype Entreprise qui facilitent les réunions et la collaboration. En combinant les conférences audio, vidéo et Web, le chat et la possibilité de diffuser et d'enregistrer, Lifesize est la solution dont vous avez besoin pour atteindre une productivité de collaboration maximale. Vérifiez démonstration interactive du produit et téléchargez un essai 14-day gratuit pour voir Lifesize en action.
