Het is gemakkelijk om te verdwalen in alle overlappingen van communicatietools op kantoor. Met verschillende tools die worden ingezet door verschillende afdelingen met verschillende behoeften, is samenwerken op de werkplek hetzelfde als proberen te communiceren in een kantoor waar iedereen een andere taal spreekt. Met name voor IT-afdelingen wordt de lijst met tools om te beheren en oplossingen om bij te houden alleen maar langer en ingewikkelder naarmate eindgebruikers schurkenstaten worden en op zoek gaan naar hun eigen ad-hoc vergadertools. Waar ze vaak mee te maken krijgen, is een chaotische puinhoop van overlappende communicatietools en een lijst met abonnements- en licentiekosten die ze moeten betalen, en geloof ons - dat is een situatie die we niemand wensen.
In deze gids geven we een paar stappen die u kunt nemen om de complicaties en verwarring die gepaard gaan met te veel overlappende samenwerkingstools te verhelpen en uw samenwerkingsecosysteem om te vormen tot een zorgvuldig opgebouwd, kostenbesparend en hulpbronnenbesparend meesterwerk.
Wat is een samenwerkingsecosysteem?
Een samenwerkingsecosysteem is de set tools en services die een bedrijf gebruikt om werknemers verbonden te houden. Het bouwen van een echt verbonden werkplek vereist de juiste mix van samenwerkingstools en cultuur. Uw samenwerkingsecosysteem moet zorgvuldig met elkaar verbonden zijn, geen overlap hebben en betrouwbaar genoeg zijn om de wereld draaiende te houden. Het moet consistent zijn voor alle gebruikers - een rust te midden van de technologische turbulentie. Het moet ervoor zorgen dat de interne en externe communicatie van hoge kwaliteit, tijd- en kostenbesparend is. En bovenal moet het samenwerking zo moeiteloos mogelijk mogelijk maken en zonder het gesprek in de weg te staan.
In een recent onderzoek dat we samen met Spiceworks hebben uitgevoerd, hebben we dat gevonden 68% van de 410 IT-besluitvormers die deelnamen, noemde samenwerking een hoge prioriteit in hun kantoren. Niet verwonderlijk, toch? Voortdurende samenwerking en communicatie is wat onze zakenwereld draaiende houdt, vooral wanneer die wereld steeds meer afgelegen en technologisch onderlegd wordt.
Hoeveel overlapping is te veel?
De IT-afdeling speelt een cruciale rol in het communicatievermogen van een organisatie. Met de opkomst van de externe beroepsbevolking bepalen hoe bedrijven functioneren, is er een nog grotere behoefte aan samenwerking in het moderne kantoor, en teams gaan op zoek naar tools die de klus klaren, met of zonder IT-ondersteuning. Volgens ons onderzoek weet 56% van de IT-beslissers niet wat de werkelijke maandelijkse kosten zijn voor hun conferencing- en samenwerkingsabonnementen en -licenties, en het gemiddelde grote bedrijf worstelt met vier oplossingen van drie verschillende providers. Niet alleen zijn drie oplossingen en twee providers te veel, het risico van onbeheerde implementaties wordt alleen maar groter naarmate u langer wacht met het opstellen van een samenwerkingsstrategie die overlapping voorkomt en overtollige kosten elimineert.
En dan hebben we het alleen nog maar over de oplossingen die IT daadwerkelijk kent. In onze gids De IT-manager die schaduw-IT verbrijzelde, ontdekten we dat de gemiddelde grote onderneming ongeveer 1,220 individuele cloudservices gebruikt. Door IT te omzeilen en tools te implementeren die ze niet hebben goedgekeurd, worden de kritieke beheer-, integratie- en beveiligings- en nalevingsgerelateerde waarborgen die ze voor het bedrijf hebben ingesteld, omzeild. Door te vereenvoudigen tot een alles-in-één oplossing, bespaart u niet alleen kosten, maar voorkomt u ook dat u vanaf de grond af een volledig ad-hoc ecosysteem voor samenwerking opbouwt.
Succesverhalen over vereenvoudiging
Bedrijf 1: te veel abonnementen met alleen audio om te tellen
Eén klant kwam naar ons toe vanuit een omgeving met een zeer gesegmenteerd gebruikersbestand dat vastzat op verouderde communicatietools. Ze waren alleen gericht op audio, met allemaal oplossingen voor één doel en geen video- of cloudgebaseerde technologie in zicht. Terwijl deze organisatie vroeg om de pleister er gewoon af te halen en hun communicatieoplossing van de ene op de andere dag volledig te transformeren, zou het hun gebruikers van alleen audio, die niet klaar waren voor nieuwere technologie, volledig hebben verblind.
Door de implementatie van Lifesize hebben we niet alleen hun op minuten gebaseerde oplossingen voor alleen audio vervangen, maar hebben we ook hun ecosysteem voor samenwerking geüpgraded om naast chat ook audio-, web- en videoconferenties op te nemen in één enkele tool die de acceptatie eenvoudig maakte. Geen gedoe meer met meerdere oplossingen, geen gedoe meer met trainingssessies, niet meer verdwalen bij het leren van meerdere nieuwe technologieën tegelijk.
Bedrijf 2: Chaos gevoed door complexiteit
Op een dag ontvingen we een interessant ondersteuningsgesprek van een klant die klaagde dat Lifesize te complex was voor hun kantoor. Wat we ontdekten, was dat ze naast Lifesize eigenlijk zoveel verschillende tools gebruikten dat elke vergaderruimte een volledig unieke set gebruiksinstructies had. Niemand wilde de tijd nemen om te leren en te onthouden hoe met elk systeem te werken, en het werd zo erg dat een IT-lid in elke kamer moest zitten om de oplossing voor hen uit te werken!
Het eerste dat we deze organisatie aanraadden, was om een diepgaand, IT-gestuurd inventarisatieproces van al hun software uit te voeren en al hun overtollige tools te elimineren. Door Lifesize te implementeren, kon dit bedrijf de samenwerking op de werkplek verenigen en vereenvoudigen en zichzelf behoeden voor veel te hoge licentie- en hardwarekosten. Door slechts één samenwerkingsoplossing te kiezen en vast te houden, werd adoptie, training en beheer een fluitje van een cent.
Hoe u een IT-gestuurd ecosysteem voor samenwerking opbouwt
Verandering is niet eenvoudig, vooral als het om technologie gaat. Het proces van het transformeren van uw huidige communicatietoolset naar een efficiënt en vereenvoudigd ecosysteem voor samenwerking kan zeker intimiderend lijken. Gelukkig hebben we een paar stappen die u kunt nemen wanneer u klaar bent om een sprong in het diepe te wagen en een betere communicatieoplossing voor uw bedrijf te gaan bouwen, want zoals bij de meeste dingen in het leven gaat het erom stap voor stap uw doelen te bereiken.
1. Inventariseer uw huidige samenwerkingstechnologieën en hoe vaak ze worden gebruikt
Leden van uw organisatie gebruiken hoogstwaarschijnlijk applicaties en tools die u niet kent. Inventarisatie en identificatie van wat u al gebruikt, is de meest cruciale stap om uit te zoeken welke tools u nodig heeft. Veel van dit werk kan een beetje vervelend worden. Maar door een open dialoog op gang te brengen en met behulp van ad-hoctools een gesprek op gang te brengen met andere afdelingen, kunt u een partner en vertrouwd adviseur worden in plaats van een bad cop en een babysitter.
2. Identificeer de tools die je gewoon niet nodig hebt
Nadat u alle verschillende tools hebt geïdentificeerd die elke afdeling van uw organisatie gebruikt, gaat u na wat er daadwerkelijk wordt gebruikt en wat alleen maar stof verzamelt. Door de tijd te nemen om uw huidige apps, thingamajigs en doohickeys te evalueren, vast te stellen waar eindgebruikers naar op zoek zijn en oude oplossingen te verwijderen die te veel kosten of die werknemers niet eens meer gebruiken, kunt u uw samenwerkings- en communicatiebehoeften vereenvoudigen.
3. Consolideer waar mogelijk
Na het identificeren en evalueren van de tools die uw organisatie nodig heeft en niet nodig heeft, is het waarschijnlijk dat u functie-overlap zult ontdekken. Het beste wat u in deze situatie kunt doen, is het aantal leveranciers verminderen en één enkele oplossing vinden die alle functies consolideert die u nodig hebt. Door uw services soepel te integreren en te condenseren, bespaart u niet alleen kosten, maar kunt u ze ook gemakkelijker beheren en implementeren in alle afdelingen van uw organisatie.
4. Verzamel de belangrijkste belanghebbenden in elke afdeling om de acceptatie van nieuwe tools te stimuleren
Om uw technologische oplossingen soepel en succesvol te consolideren, moet u natuurlijk ook uw eindgebruikers, afdelingsleiders en alle anderen in de organisatie meekrijgen. Zoek op elke afdeling een belangrijke partner die kan helpen de acceptatie te stimuleren en hun collega's aan boord te krijgen. Op die manier kunt u opwinding over de acceptatie genereren en tegelijkertijd eventuele haperingen en verrassingen voorkomen die gebruikers zouden afstoten.
Bespaar geld, bespaar tijd, red uw bedrijf, red de wereld
Wees de IT-held die de leiding nam en een efficiënt ecosysteem voor samenwerking in uw bedrijf implementeerde. Door een inventaris op te maken, oude en onnodige tools te verwijderen en te vervangen door een complete samenwerkingsoplossing van Lifesize, kunt u kosten, tijd en stress besparen voor u, uw team en uw bedrijf.
Lifesize is gebouwd met IT in gedachten. We hebben niet alleen meer dan tien jaar ervaring met het ontwerpen en ontwikkelen van HD-camera's en conferentietelefoons met touchscreen, we hebben ook functies zoals een gedeelde directory en Skype for Business-integraties die vergaderen en samenwerken gemakkelijk maken. Door audio-, video- en webconferenties, chatten en de mogelijkheid om te streamen en op te nemen te combineren, is Lifesize de enige oplossing die u nodig hebt om maximale samenwerkingsproductiviteit te bereiken. Bekijk de interactieve productdemo en download een Gratis 14-dagproef om Lifesize in actie te zien.
