Communiceren en samenwerken via video is explosief toegenomen nu we ons allemaal aanpassen aan een nieuwe manier van leven in het licht van de Covid-19 pandemie, waar thuiswerken en social distancing de norm zijn geworden.
Maar met de uitbraak van het Coronavirus is er een dramatische toename geweest van bedrijven en organisaties die proberen zo snel mogelijk platforms op te zetten. Met mensen die racen om software en apps te downloaden om verbonden te blijven op hun slimme apparaten en laptops, zijn de gevolgen van het overhaasten van normale softwarecontroleprocessen snel duidelijk geworden.
Of het nu via berichtgeving, professionele netwerken of browsen op sociale media is, u bent inmiddels waarschijnlijk op de hoogte van recente beveiligingsbevindingen en meldingen van misbruik van videoconferenties en gelekte persoonlijke informatie waarin bescheiden mensen helaas terecht zijn gekomen:
- Een webinar hosten alleen om een deelnemer obsceen materiaal te laten presenteren zodat iedereen het kan zien? Check.
- Ongenode gasten opzettelijk videovergaderingen laten crashen en hun slechte bedoelingen delen met klassen, gemeenten of kiezers? Check en controle.
- Gegevens toevallig laten delen met een groot social media-bedrijf zonder medeweten of toestemming van de gebruiker? Check.
Aanmelden voor een videoconferentieservice en contact maken met persoonlijke contacten en professionele collega's via video gaat relatief snel en gemakkelijk. Er is echter nog steeds een leercurve om te navigeren voor de miljoenen mensen die nieuw zijn en niet gewend zijn aan deze vorm van communicatie, vooral als het gaat om het beschermen van persoonlijke of gevoelige informatie. Om u te helpen vergelijkbare situaties te voorkomen, volgen hier tien best practices voor het behouden van uw privacy en veiligheid tijdens het gebruik videoconferentie.
10 beste praktijken voor videoconferenties voor privacy en beveiliging
Voor gebruikers
1. Configureer en bevestig vergaderinstellingen
Als je snel deelneemt aan een videogesprek, kun je eenvoudig de standaardinstellingen behouden. Neem even de tijd om te controleren of elke optie correct is geconfigureerd voor uw vergadering, zodat u niet voor onverwachte verrassingen komt te staan wanneer u deelneemt. Dit omvat het testen van uw audio en video vóór het gesprek om ervoor te zorgen dat beide correct werken. Onthoud dat deelnemers aan de vergadering worden getrakteerd op het zicht op wat zich achter u bevindt, dus als u uw video vóór het gesprek test, krijgt u de gelegenheid om uw achtergrond te controleren en ervoor te zorgen dat deze geschikt is voor de vergadering.
2. Neem de tijd om de tool die u gebruikt te leren kennen
U hoeft niet van de ene op de andere dag een hoofdgebruiker te worden, maar zorg dat u in ieder geval vertrouwd raakt met de knoppen om uw microfoon te dempen, uw camera uit te schakelen en de vergadering te verlaten. Het is de gemakkelijkste manier om ervoor te zorgen dat u alleen wordt gezien en gehoord wanneer u dat wilt. U hoeft niet van de ene op de andere dag een ervaren gebruiker te worden, maar u moet in ieder geval vertrouwd raken met de knoppen om uw microfoon te dempen, uw camera uit te schakelen en verlaat de vergadering. Het is de gemakkelijkste manier om ervoor te zorgen dat u alleen wordt gezien en gehoord wanneer u dat wilt. Sommige tools voor videoconferenties vereisen ook dat u de software voorafgaand aan de vergadering downloadt. Zorg ervoor dat u dit van tevoren doet, zodat u niet op het laatste moment hoeft te rommelen om aan de slag te gaan3.
3. Let op je schermafbeeldingen
Wilt u een momentopname of videoclip delen waarop u en andere deelnemers aan de vergadering op het scherm te zien zijn? Controleer nogmaals of er geen gevoelige vergaderingsdetails of persoonlijke contactgegevens zichtbaar zijn in het frame voordat u het uploadt naar uw profiel. Het is belangrijk om privacyschendingen of het vrijgeven van gebruikersgegevens te voorkomen, wat een onschuldige vergissing met ernstige gevolgen kan zijn.
4. Laat uitnodigingen voor vergaderingen achter bij de eigenaar van de vergadering
Ontbreekt er een persoon in de uitnodiging voor de vergadering? Heeft iemand anders er baat bij om mee te doen? In plaats van de details van de vergadering zelf door te geven, stelt u de eigenaar van de vergadering op de hoogte en laat deze het afhandelen. U kunt hun onoplettendheid gemakkelijk overtroeven door door te schakelen naar de verkeerde contactpersoon of een ongemakkelijke situatie creëren voor de gastheer van de vergadering wanneer een andere partij onaangekondigd komt opdagen.
Voor eigenaren van vergaderingen en moderators
5. Deel de link naar uw videovergadering niet openbaar
Behandel uw vergaderlink als de sleutel van uw kantoor of, beter nog, uw huis. Je zou het niet zomaar met iedereen delen. Om ervoor te zorgen dat de link niet in verkeerde handen valt, verspreidt u de link alleen naar mensen die deze moeten kennen - en alleen via privémiddelen, zoals beveiligde e-mail of een direct bericht. Vergeet niet om uw vergaderings-ID's altijd met de nodige voorzichtigheid te behandelen.
Wilt u een openbare bijeenkomst organiseren met honderden of duizenden deelnemers? De meeste zakelijke videoconferentieplatforms, zoals Lifesize, hebben ingebouwde besturingselementen om misbruik te voorkomen door de toegang voor het delen van inhoud, het delen van video's en chatten alleen te beperken tot uitgenodigde presentatoren.
6. Vereist een toegangscode voor toegang tot de vergadering
Overweeg een extra beveiliging voor uw vergadering door een toegangscode in te stellen, indien mogelijk voor eventuele privacykwesties. Hoewel u de toegangscode kunt delen met uw vergaderlink, kunt u ook overwegen deze mondeling of in een aparte e-mail of bericht te delen voor een betere beveiliging.
7. Niet alleen aanwezig zijn, matigen
Als u de eigenaar van de vergadering bent, maar niet kunt modereren, wijst u een moderator aan om deel te nemen. Als je alleen in een vergadering zit om te modereren, kan het verleidelijk zijn om te multitasken. Niet doen. Als u wordt opgeroepen om de presentatie van een deelnemer te stoppen, een persoon uit de vergadering te verwijderen of de vergadering te vergrendelen, moet u klaar zijn om te handelen.
Voor mensen die alternatieven voor Zoom en andere videodiensten onderzoeken
8. Kies een dienst die aan uw behoeften voldoet
Geloof het of niet, u hoeft niet te kiezen voor de eerste app voor videoconferenties die in uw online zoekopdracht verschijnt. Veelvoorkomende gratis services zoals Zoom, Skype en Google Hangouts zijn misschien gemakkelijk toegankelijk, maar hoewel ze over het algemeen basisfuncties bieden, zoals scherm delen, bieden ze niet altijd de functionaliteit die nodig is voor grotere videoconferenties. Gezien de huidige omstandigheden bieden meerdere bedrijven gratis toegang tot hun videoconferentieservices en -tools, dus u kunt ze allemaal uitproberen en kijken wat voor u het beste werkt zonder vast te zitten aan een abonnement. Professionele tip: als privacy en beveiliging bijzonder belangrijk zijn, zoek dan een provider die een geschiedenis en reputatie heeft voor het beveiligen van de persoonlijke gegevens en privacy van hun klanten. De tijd nemen om serviceproviders en de beveiligingsmaatregelen die ze hebben genomen te begrijpen, zal alleen maar ten goede komen jij op de lange termijn
9. Overweeg livestreaming
Videoconferenties hebben een specifiek doel: real-time tweerichtingscommunicatie en uitwisseling van informatie tussen gastheren en deelnemers. Als uw behoefte voornamelijk bestaat uit uitgaande communicatie naar een publiek, kunt u ook livestreaming als uw primaire kanaal overwegen. Dit beperkt de mogelijkheid voor externe partijen om uw boodschap en presentatie te verstoren, vooral in grote belsituaties. Gelukkig is livestreaming beschikbaar als optie voor geselecteerde aanbieders van videoconferenties, zodat u kunt uitzenden naar een groter publiek terwijl u ook uw mogelijkheid behoudt om individuen en kleinere groepen op een persoonlijker niveau te ontmoeten en ermee om te gaan.
10. Geef prioriteit aan versleuteling en bedrijfsprivacybeleid
Gezien de prevalentie van cybercriminaliteit en cyberaanvallen, zoals het steeds vaker voorkomen van kwaadwillenden die videovergaderingen kapen, wordt het ten zeerste aanbevolen dat u bij het zoeken naar een oplossing de nadruk legt op gegevensprivacy en cyberbeveiliging. Gelukkig is de documentatie over het beveiligings- en privacybeleid van de meeste providers openbaar beschikbaar op hun websites (u kunt toegang krijgen tot Lifesize's privacybeleid hier). Houd bij het nadenken over het beleid van aanbieders rekening met het volgende:
- Geeft de aanbieder expliciet aan welke gegevens hij verzamelt en hoe deze beveiligd zijn?
- Geeft de aanbieder aan hoe lang gegevens worden bewaard en met welk doel?
Onthoud dat het uiteindelijk uw verantwoordelijkheid is, als klant of IT-beheerder, om dieper te graven om te bepalen of een aanbod bestand is tegen privacy- en beveiligingscontroles en of u bereid bent de voorbehouden en de bijbehorende risico's te accepteren.
Conclusie
Waar sommige valkuilen van videoconferenties simpelweg kunnen worden toegeschreven aan gebruikersfouten, zijn de overige het product van gebreken in de gebruikte service en de compromissen die door de provider zelf zijn gemaakt. Het is geen geheim dat de manier waarop de technologie is gecodeerd, verpakt en geïmplementeerd een aanzienlijke invloed heeft op de beveiliging van uw gegevens en de privacy van uw gesprekken met deelnemers aan de vergadering. Maar u moet ook vertrouwd zijn met het niveau van transparantie dat een provider handhaaft met betrekking tot hun aanbod en hoe bereidwillig ze zijn in termen van hoe uw communicatie en intellectuele eigendom wordt behandeld.
We nemen allemaal maatregelen om onszelf, familie en vrienden te beschermen veilig tijdens de Corona-lockdowns. Laten we er ook voor zorgen dat we hetzelfde doen met onze communicatiemiddelen.
Als u momenteel behoefte heeft aan een veilig, enterprise-grade videoconferentieplatform, biedt Lifesize zes maanden lang een gratis, onbeperkte videoconferentieservice aan voor alle bedrijven. Ga voor meer informatie naar www.lifesize.com/remote-work.
