Hvordan en spesialistgruppe for immaterielle rettigheter sluttet å kaste bort tid og begynte å samarbeide over video.
"Autooppdateringsfunksjonen sparer IT-avdelingen vår for mye tid siden de ikke trenger å gå rundt og oppdatere individuelle systemer."
GEVERS Group er en internasjonal intellektuell eiendomsspesialist med fokus på beskyttelse, forvaltning og utnyttelse av immaterielle rettigheter, som patenter, varemerker, design og domenenavn. De opererer i over 180 land over hele verden med fem kontorer i Belgia, tre i Frankrike og to i Sveits – og sysselsetter over 250 personer totalt.
Vi satte oss ned med Laurent Petit, IT-sjef i GEVERS Group, for å høre hvordan de bruker videokonferanser for å koble sammen sitt omfattende nettverk av partnere for å gi umiddelbar tilgang til advokater og spesialister over hele verden.
Hvilke utfordringer var du ute etter å løse med videokonferanser?
Før vi brukte profesjonelle videokonferanser, var vår eneste mulighet til å samarbeide om prosjekter og dele ideer med større grupper av mennesker å reise mellom lokasjoner, noe som kastet bort mye verdifull forretningstid. Vi prøvde andre løsninger, som WebEx og Skype for en-til-en-samtaler, men disse reiste konfidensialitet og sikkerhetsproblemer. Vi trengte en bedre løsning for å forbedre ikke bare sikkerheten, men også den audiovisuelle kvaliteten på videokonferansene våre.
Hva gjorde at du bestemte deg for å bruke Lifesize?
GEVERS legger til rette for innovasjon, og vi investerer kontinuerlig i vår egen interne innovasjon. Vi ønsket en lyd- og videokonferanseløsning av høy kvalitet og fant ut at Lifesize var et fullverdig skysystem som ikke krevde den store investeringen i maskinvare som andre systemer gjør. Dette gjorde systemet mer mobilt, noe som også er viktig for oss fordi vi for tiden er i gang med en kontorflytting.
Nå kan vår ledergruppe, støttepersonell og advokater enkelt samarbeide uavhengig av hvor de befinner seg – noe som begrenser reisetiden og øker møtedeltakelsen for deltakere som ikke tidligere hadde tid til overs.
Hvilke funksjoner bruker du mest, og hvorfor?
I møterommene våre bruker vi definitivt skjermdelingsfunksjonen mest for å vise frem presentasjoner eller notater under en samtale. Denne funksjonen gjør det lettere for folk å følge samtalen og følge med i møteagendaen. Det unngår også komplikasjonene forbundet med papirpresentasjoner.
Den virtuelle møteromsfunksjonen er også ganske populær ettersom den lar oss organisere møter med jevne mellomrom uten å forstyrre andre videokonferanser, noe som var et problem med WebEx-systemet. Teamet vårt setter også pris på å kunne navngi møterommene da det er lettere å holde styr på hva møtet handler om.
Hvilke råd vil du ha til andre som vurderer videokonferanser?
Først og fremst er det viktig å vurdere de ulike behovene som finnes i bedriften, fra individuelle brukere til møterom, da disse behovene har en tendens til å variere. For et møterom, for eksempel, bør video- og lydkvaliteten være høyere ettersom du trenger å forstå et høyere volum av mennesker som snakker samtidig på ulike steder.
Bedrifter som ønsker å eliminere driftsutgifter kan vurdere en skyløsning da den fjerner kapitalutgiftene knyttet til servere og datasentre. Vi startet med 10 individuelle lisenser og fant raskt ut at vi trengte flere abonnementer for å fungere bedre. På mindre enn en uke oppgraderte vi til 25 lisenser, og det var raskt og enkelt å skalere distribusjonen.
Hvordan ble aktiveringen håndtert, og hvordan reagerte ansatte på den nye løsningen?
Alle var veldig entusiastiske over den forbedrede lyd- og videokvaliteten til Lifesize sammenlignet med våre tidligere systemer. Folk ba til og med om å få et ekstra møterom utstyrt med et Icon-system for å gjøre det lettere å samarbeide med kolleger i utlandet.
For aktivering ble det organisert treningsøkter for personene som administrerer møterommene ved å bruke videoene levert av Lifesize. Det er intuitivt å bruke, og ikongrensesnittet krever ingen manual for å lære, så adopsjonen gikk raskt.
Hvordan har videokonferanser endret måten virksomheten din opererer på?
En av våre styrker er å kunne gi tilgang til et nettverk av spesialister fra ulike felt rundt om i verden. Våre kunder har nå umiddelbar tilgang til disse spesialistene uavhengig av hvor de er basert. Samarbeid er nå mulig hvor som helst, når som helst og på hvilken som helst enhet: bærbar PC, mobiltelefon, skrivebord eller møterom. Enten deltakere sitter fast på veien og trenger å koble til via telefon eller kommer for sent til kontoret og trenger å bytte mellom enheter, kan videokommunikasjon skje uten avbrudd.
