Hur en specialistgrupp för immateriella rättigheter slutade slösa tid och började samarbeta över video.
"Den automatiska uppdateringsfunktionen sparar vår IT-avdelning mycket tid eftersom de inte behöver gå runt och uppdatera enskilda system."
GEVERS Group är en internationell immaterialrättsspecialist fokuserad på skydd, förvaltning och utnyttjande av immateriella rättigheter, såsom patent, varumärken, mönster och domännamn. De är verksamma i över 180 länder över hela världen med fem kontor i Belgien, tre i Frankrike och två i Schweiz – med totalt över 250 anställda.
Vi satte oss ner med Laurent Petit, IT-chef på GEVERS Group, för att höra hur de använder videokonferenser för att koppla ihop sitt omfattande nätverk av partners för att ge omedelbar tillgång till advokater och specialister runt om i världen.
Vilka utmaningar ville du lösa med videokonferenser?
Innan vi använder professionella videokonferenser var vårt enda alternativ att samarbeta i projekt och dela idéer med större grupper av människor att resa mellan platser, vilket slösade bort mycket värdefull affärstid. Vi försökte andra lösningar, som WebEx och Skype för en-till-en-samtal, men dessa väckte problem med konfidentialitet och säkerhet. Vi behövde en bättre lösning för att förbättra inte bara säkerheten utan även den audiovisuella kvaliteten på våra videokonferenser.
Vad fick dig att välja att använda Lifesize?
GEVERS underlättar innovation och vi investerar kontinuerligt i vår egen interna innovation. Vi ville ha en ljud- och videokonferenslösning av hög kvalitet och fann Lifesize som ett fullfjädrat molnsystem som inte krävde den stora investering i hårdvara som andra system gör. Detta gjorde systemet mer mobilt, vilket också är viktigt för oss eftersom vi just nu genomgår en kontorsflytt.
Nu kan vår ledningsgrupp, supportpersonal och advokater enkelt samarbeta oavsett var de befinner sig – vilket begränsar restiden och ökar mötesnärvaron för deltagare som tidigare inte haft tid över.
Vilka funktioner använder du mest och varför?
I våra mötesrum använder vi definitivt skärmdelningsfunktionen mest för att visa upp presentationer eller anteckningar under ett samtal. Den här funktionen gör det lättare för människor att följa konversationen och hänga med i mötesagendan. Det undviker också komplikationerna i samband med papperspresentationer.
Funktionen för virtuella mötesrum är också ganska populär eftersom den tillåter oss att organisera möten på regelbunden basis utan att störa andra videokonferenser, vilket var ett problem med WebEx-systemet. Vårt team uppskattar också att kunna namnge mötesrummen då det är lättare att hålla koll på vad mötet handlar om.
Vilket råd skulle du ha till andra som funderar på videokonferenser?
Först och främst är det viktigt att ta hänsyn till de olika behov som finns inom företaget, från enskilda användare till mötesrum, eftersom dessa behov tenderar att variera. För ett mötesrum, till exempel, bör video- och ljudkvaliteten vara högre eftersom du behöver förstå en högre volym av människor som pratar samtidigt på olika platser.
Företag som vill eliminera driftskostnader kan överväga en molnlösning eftersom den tar bort kapitalutgifterna i samband med servrar och datacenter. Vi började med 10 individuella licenser och upptäckte snabbt att vi behövde fler prenumerationer för att fungera bättre. På mindre än en vecka uppgraderade vi till 25 licenser, och det gick snabbt och enkelt att skala distributionen.
Hur hanterades aktiveringen och hur reagerade medarbetarna på den nya lösningen?
Alla var väldigt entusiastiska över den förbättrade ljud- och videokvaliteten hos Lifesize jämfört med våra tidigare system. Folk bad till och med om ett extra mötesrum för att utrustas med ett Icon-system för att göra det lättare att samarbeta med kollegor utomlands.
För att möjliggöra det anordnades utbildningssessioner för de personer som sköter mötesrummen med hjälp av videorna från Lifesize. Det är intuitivt att använda och ikongränssnittet kräver ingen manual för att lära sig så antagandet gick snabbt.
Hur har videokonferenser förändrat hur ditt företag fungerar?
En av våra styrkor är att kunna ge tillgång till ett nätverk av specialister inom olika områden runt om i världen. Våra kunder har nu omedelbar tillgång till dessa specialister oavsett var de är baserade. Samarbete är nu möjligt var som helst, när som helst och på vilken enhet som helst: bärbar dator, mobiltelefon, stationär dator eller mötesrum. Oavsett om deltagarna har fastnat på vägen och behöver ansluta via telefon eller är sena till kontoret och behöver växla mellan enheter, kan videokommunikation ske utan avbrott.
