Grupa GEVERS

Grupa Gevers jest międzynarodowym specjalistą ds. własności intelektualnej, zajmującym się ochroną, zarządzaniem i wykorzystywaniem praw własności intelektualnej, takich jak patenty, znaki towarowe, projekty i nazwy domen. Działają w ponad 180 krajach na całym świecie z pięcioma biurami w Belgii, trzema we Francji i dwoma w Szwajcarii – zatrudniając łącznie ponad 250 osób.

Usiedliśmy z Laurentem Petitem, kierownikiem IT w Gevers Group, aby dowiedzieć się, w jaki sposób wykorzystują wideokonferencje do łączenia rozległej sieci partnerów w celu zapewnienia natychmiastowego dostępu do prawników i specjalistów z całego świata.

Jakie wyzwania chciałeś rozwiązać za pomocą wideokonferencji?

Przed skorzystaniem z profesjonalnych wideokonferencji naszą jedyną opcją współpracy nad projektami i dzielenia się pomysłami z większymi grupami ludzi było podróżowanie między lokalizacjami, co marnowało wiele cennego czasu biznesowego. Wypróbowaliśmy inne rozwiązania, takie jak WebEx i Skype do rozmów indywidualnych, ale powodowały one problemy z poufnością i bezpieczeństwem. Potrzebowaliśmy lepszego rozwiązania, aby poprawić nie tylko bezpieczeństwo, ale także jakość audiowizualną naszych wideokonferencji.

Co sprawiło, że zdecydowałeś się skorzystać z Lifesize?

Gevers ułatwia innowacje i stale inwestujemy we własne innowacje wewnętrzne. Chcieliśmy mieć wysokiej jakości rozwiązanie do wideokonferencji audio i wideo i uznaliśmy, że Lifesize to pełnoprawny system w chmurze, który nie wymaga dużych inwestycji w sprzęt, jak to ma miejsce w przypadku innych systemów. Dzięki temu system stał się bardziej mobilny, co jest dla nas również ważne, ponieważ aktualnie przeprowadzamy się do biura.

Teraz nasza grupa zarządzająca, personel pomocniczy i prawnicy mogą z łatwością współpracować niezależnie od lokalizacji – ograniczając czas podróży i zwiększając frekwencję na spotkaniach uczestników, którzy wcześniej nie mieli czasu do stracenia.

Z jakich funkcji korzystasz najczęściej i dlaczego?

W naszych salach konferencyjnych zdecydowanie najczęściej korzystamy z funkcji udostępniania ekranu do prezentowania prezentacji lub notatek podczas rozmowy. Ta funkcja ułatwia śledzenie rozmowy i nadążanie za agendą spotkania. Pozwala to również uniknąć komplikacji związanych z prezentacjami papierowymi.

Dużą popularnością cieszy się również funkcja wirtualnego pokoju spotkań, która pozwala na regularne organizowanie spotkań bez ingerencji w inne wideokonferencje, co było problemem w przypadku systemu WebEx. Nasz zespół docenia również możliwość nazywania sal konferencyjnych, ponieważ łatwiej jest śledzić, o czym jest spotkanie.

Jaką radę miałbyś dla innych osób rozważających wideokonferencje?

Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę różne potrzeby istniejące w firmie, od indywidualnych użytkowników po sale konferencyjne, ponieważ potrzeby te są różne. Na przykład w sali konferencyjnej jakość obrazu i dźwięku powinna być wyższa, ponieważ trzeba zrozumieć większą liczbę osób rozmawiających jednocześnie w różnych lokalizacjach.

Firmy, które chcą wyeliminować koszty operacyjne, mogą rozważyć rozwiązanie chmurowe, ponieważ eliminuje ono nakłady inwestycyjne związane z serwerami i centrami danych. Zaczęliśmy od 10 indywidualnych licencji i szybko stwierdziliśmy, że aby lepiej funkcjonować, potrzebujemy więcej subskrypcji. W niecały tydzień zaktualizowaliśmy do 25 licencji, a skalowanie wdrożenia przebiegło szybko i bez wysiłku.

Jak obsłużono udostępnienie i jak pracownicy zareagowali na nowe rozwiązanie?

Wszyscy byli bardzo entuzjastycznie nastawieni do lepszej jakości dźwięku i obrazu Lifesize w porównaniu z naszymi poprzednimi systemami. Ludzie prosili nawet o wyposażenie dodatkowej sali konferencyjnej w system Icon, aby ułatwić współpracę z kolegami z zagranicy.

Aby to umożliwić, zorganizowano sesje szkoleniowe dla osób zarządzających salami konferencyjnymi z wykorzystaniem filmów dostarczonych przez Lifesize. Jest intuicyjny w obsłudze, a interfejs z ikonami nie wymaga instrukcji obsługi, więc wdrożenie przebiegło szybko.

Jak wideokonferencje zmieniły sposób działania Twojej firmy?

Jedną z naszych mocnych stron jest możliwość zapewnienia dostępu do sieci specjalistów z różnych dziedzin na całym świecie. Nasi klienci mają teraz natychmiastowy dostęp do tych specjalistów, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Współpraca jest teraz możliwa w dowolnym miejscu, czasie i na dowolnym urządzeniu: laptopie, telefonie komórkowym, komputerze stacjonarnym lub sali konferencyjnej. Niezależnie od tego, czy uczestnicy utknęli w drodze i muszą połączyć się przez telefon, czy spóźnili się do biura i muszą przełączać się między urządzeniami, komunikacja wideo może odbywać się bez zakłóceń.