Varje dag kommunicerar vi med vår familj, vänner, kollegor och till och med främlingar, men bara en liten andel av det vi kommunicerar under vart och ett av dessa samtal är verbalt. Forskning visar att den stora majoriteten av det vi förmedlar genom vår interaktion med andra är medfödd och instinktiv, känd som ickeverbal kommunikation. Ickeverbalt beteende som kroppsrörelser och kroppshållning, ansiktsuttryck, ögonkontakt, handgester och tonfall bidrar alla till hur vi kommunicerar och förstår varandra. Ofta är vi omedvetna om vårt deltagande i interpersonell, icke-verbal kommunikation eftersom dessa handlingar är inneboende i hur vi konverserar som människor och inarbetade i våra dagliga liv.
För affärsmän är tydlig och effektiv kommunikation med kunder, kunder och lagkamrater avgörande för företagets framgång. Ändå bedrivs alltför ofta affärer via telefon, chatt och andra former av kommunikation där dessa icke-verbala sammanhangsledtrådar går förlorade. Omvänt, användning av högkvalitativ, ansikte mot ansikte videokonferensteknik garanterar att icke-verbal kommunikation upprätthålls under affärskritiska samtal.
Hur stor del av kommunikationen är icke-verbal?
Det har gjorts ett antal studier på det komplexa ämnet ickeverbal kommunikation med varierande resultat. Men de flesta experter är överens om det 70 till 93 procent av all kommunikation är icke-verbal.
Ett av de mest kända forskningsprojekten om icke-verbal kommunikation leddes av Dr Mehrabian på 1960-talet. I hans första experiment fick försökspersonerna tre inspelningar av ordet "kanske" - en för att förmedla missnöje, en för att förmedla gunst och en för att förmedla neutralitet. Deltagarna fick sedan se bilder av kvinnliga ansikten som uttryckte samma tre känslor och fick veta att de skulle bestämma känslorna för både inspelningarna och bilderna. Försökspersonerna gissade mer exakt vilken känsla som förmedlas i bilderna med en marginal på 3:2.
I en andra studie lyssnade Dr. Mehrabians försökspersoner på inspelningar av nio ord. Tre var designade för att förmedla affinitet ("älskling", "tack" och "kära"), tre var avsedda att förmedla neutralitet ("åh", "verkligen" och "kanske") och tre förmedlade ogillar ("inte", "hemskt" och "brut"). Inspelningarna var av talare som läste varje ord tre gånger, var och en med olika ton: positiv, neutral och negativ. Resultatet? En persons svar på varje ord berodde mer på röstens böjning än själva ordets klang. Dessa studier ledde till att Dr Mehrabian tog fram en formel för att beskriva hur sinnet bestämmer mening. Han drog slutsatsen att tolkningen av ett meddelande är 7 procent verbal, 38 procent röst och 55 procent visuell. Slutsatsen var att 93 procent av kommunikationen är "nonverbal" till sin natur.
7 Exempel på icke-verbal kommunikation på arbetsplatsen
”Föreställ dig att din arbetskamrat stormar in på hennes kontor efter lunch. Hon är röd i ansiktet, fånig och pratar inte med någon. Hon slänger sin portfölj på skrivbordet, ramlar ner i stolen och stirrar ut genom fönstret. Du frågar, 'mår du bra?' Hon slår tillbaka i en arg ton, "Jag mår bra!" Vilket budskap tror du på: Hennes ickeverbala signaler (beteende och röstton) eller hennes verbala (endast ord)? Troligtvis tror du på det ickeverbala budskapet”, säger Darlene Price, författare till Bra sagt! Presentationer och samtal som ger resultat. Price säger att studier visar att när meddelanden inte matchar kommer de flesta mottagare att tro det ickeverbala budskapet framför de talade orden. Det är därför det är så viktigt att vara medveten om icke-verbala signaler, särskilt på arbetsplatsen, för att effektivt kommunicera med dina kollegor, partners och kunder. Du måste kunna fånga upp vissa ickeverbala ledtrådar och manér på arbetsplatsen för effektiv kommunikation. Här är sju former av icke-verbal kommunikation på arbetsplatsen och hur du kan använda dem för att förbättra din kommunikationsförmåga.
1. Vokalton
Talstil, tonhöjd, hastighet och volym bidrar alla till att förstå talaren. Förändringar i rösttonen under en konversation är också en märkbar icke-verbal signal som bidrar till din förståelse av personen som talar. Till exempel, under ett vänligt samtal med din chef, frågar du henne om du kan ta ledigt nästa vecka. Hon säger "Visst. Ta all den lediga tiden du behöver”, men hennes tonfall gick från varm och söt före din fråga till kall och skarp när hon svarade. Även om hennes ord verkar positiva, indikerar hennes tonfall att hon inte är nöjd med din begäran.
2. Fibrerande
Skakar du på knä, biter du på naglarna eller leker med din penna mycket märkbart när någon annan pratar i ett möte? Detta kan uttrycka för talaren att du är uttråkad eller nervös eller är ointresserad. Enligt Jim Blythe, författare till Konsumentbeteende, fidgeting är ett förskjutningsbeteende och yttre frigörelse för vad du än känner inom dig.
3. Ansiktsuttryck
Eftersom ansiktsuttryck är nära knutna till våra känslor avslöjar de vad vi tänker och är kanske våra största ickeverbala kommunikatörer i vardagen. Föreställ dig att pitcha en ny produkt för en kund med en rädd och orolig blick i ansiktet eller med brist på ögonkontakt. Detta skulle förmedla till din kund att du har liten tilltro till produkten. Istället, om du verkligen vill sälja din produkt, visa positiv energi och entusiasm med dina ansiktsuttryck genom att låta ditt ansikte vara animerat och le medan du pratar. Spänningen i ditt ansikte hjälper till att få kunden entusiastisk över din nya produkt.
4. Huvudrörelser
Huvudrörelser är särskilt rika förmedlare av kommunikation och en av de enklaste ickeverbala ledtrådarna att förstå. Vissa huvudrörelser tenderar att vara kulturspecifika, som att nicka instämmande för inom västerländska kulturer. När du till exempel presenterar i ett möte kan du mäta deltagarnas förståelse och intresse för din presentation genom att observera deras huvudrörelser. Om de skakar på huvudet på ett "nej" sätt kan du behöva pausa och fråga om någon har några frågor för att försöka förstå om de är förvirrade eller inte håller med dig. Omvänt, om mötesdeltagare aktivt nickar på ett "ja"-sätt, är det en bra indikation på att de är engagerade och förstår vad du försöker kommunicera.
5. Handgester
Handgester präglar det talade ordet och kan erbjuda ett användbart sammanhang om både talaren och vad de säger. Ibland ger handgester ledtrådar till talarens känslomässiga tillstånd. Skakande händer kan betyda att personen är orolig eller ljuger. Animerade, stora handgester kan indikera att personen är upphetsad eller passionerad över det hon diskuterar. Andra gånger ger handgester bokstavlig betydelse åt de talade orden. Din chef kan ge dig mycket detaljerade verbala instruktioner om en uppgift med extra handgester för att förstärka hans talade ord. Till exempel säger han: "Jag behöver tre cirkulära föremål placerade där borta." När han säger dessa ord gör han en gest med händerna genom att hålla upp tre fingrar, följt av att rita en cirkel i luften och slutligen peka på var han vill ha dem.
6. Kroppshållning
Kroppshållning kan användas för att bestämma en deltagares grad av uppmärksamhet eller engagemang under ett samtal. Dålig hållning, som att luta sig tillbaka, kan tyda på att lyssnaren är uttråkad eller ointresserad av konversationen. Däremot, om personen du pratar med står eller sitter still, upprätt och framåtlutad, signalerar de att de är fokuserade, uppmärksamma och engagerade i samtalet. Kroppshållning kan också ge tips om personlighetsegenskaper, som om en person är självsäker, glad, vänlig eller undergiven.
7. Fysiskt avstånd
Fysiskt avstånd mellan människor kan sätta tonen för samtalet. En anställd som kommer väldigt nära att prata med dig när du sitter vid ditt skrivbord kan indikera att de har något konfidentiellt att säga. Andra gånger kan det anses vara påträngande eller till och med fientligt att komma extremt nära eller röra någon medan du pratar. Fysiskt avstånd kan dock vara missvisande eftersom olika kulturer kräver olika mycket fysiskt avstånd för att kommunicera på arbetsplatsen. De flesta nordamerikaner föredrar minst 18 tum personligt utrymme. Allt närmare ses som för intimt i en arbetsmiljö. En kollega från Sydamerika, å andra sidan, kan vara bekväm med att komma mycket närmare att prata.
Hur icke-verbala kommunikationsfärdigheter kan göra eller bryta affärer
Att förstå vikten av icke-verbal kommunikation med en kund eller potentiell kund hjälper till att öka förtroendet och tydligheten och öka intresset för dina affärskritiska samtal – eller gör precis tvärtom. Om potentiella kunder tror att du är uttråkad, distraherad, irriterad eller något som är störande, kan de tacka nej till ditt kontrakt. Vanligtvis är människor inte medvetna om att de ger ifrån sig negativa ickeverbala signaler som andra lägger märke till. Å andra sidan kan en positiv icke-verbal kommunikation som ökar din trovärdighet och trovärdighet hjälpa dig att få affären. Kunder vill se dina handlingar och ansiktsuttryck stämma överens med dina ord. Dina ansträngningar är dock bortkastade om du är på ett endast ljudsamtal under dessa kritiska samtal eftersom kunder eller potentiella kunder inte har något sätt att läsa din icke-verbala kommunikation. Däremot låter videokonferenssamtal ansikte mot ansikte dig ha mer av en "personlig" interaktion och fånga upp viktiga ickeverbala signaler.
6 tips för att förbättra din icke-verbala kommunikation för videosamtal
Företag som huvudsakligen bedriver affärer via telefon eller e-post lämnar en stor del av sitt meddelande öppet för misstolkning. Föreställ dig pengarna som slängs på grund av ineffektivitet och felaktig kommunikation från att använda underordnade kommunikationsverktyg. Videokonferenser säkerställer att ingen böjning missas och att ansiktsuttryck, handgester och kroppsspråk syns och förstås. Det engagerar både visuella och hörbara aspekter av kommunikation i ett format och ger dig kontroll över att forma ditt budskap. Här är sex tips som hjälper dig att effektivt kommunicera med dina kunder, kollegor och affärspartners med hjälp av videokonferensteknik.
1. Kom ihåg att du blir bevakad
När du är på ett videosamtal är det lätt att glömma att någon annan är i andra änden och ser allt från din kamera. Du kanske använder en liten enhet som en surfplatta eller telefon under ett konferenssamtal, men folk längst bort kan se dig på en stor, ultrahögupplöst TV i ett konferensrum. Utan att inse det förstärks din ickeverbala kommunikation på skärmen till alla i mötesrummet.
2. Var uppmärksam på ditt kroppsspråk
Att vara närvarande och engagerad under videokonferenssamtal gör att du kan lägga märke till undermedvetet kroppsspråk som att luta, luta sig eller sträcka sig. Även om du inte är presentatör under videosamtalet är det viktigt att vara medveten om ditt kroppsspråk och vad det säger till talaren och mötesdeltagarna. Visa att du lyssnar aktivt genom att vara uppmärksam, sitta upprätt med bra hållning och ge en och annan huvudnickning.
3. Lägg ifrån dig telefonen
Under ett videosamtal se till att din mobiltelefon och andra distraherande enheter är tystade och borta från din synlinje. Till och med en enda avisering kan dra dina ögon bort från verksamheten, vilket gör att du verkar vara distraherad och ointresserad.
4. Titta in i kameran
Det finns inget viktigare än ögonkontakt när det gäller att visa förtroende, intresse och trovärdighet. Håll ögonkontakt under konferenssamtalet genom att titta direkt på kameran, inte på din dator eller TV-skärm, när du talar.
5. Undvik överdrivna rörelser och dramatiska handgester
Under ett konferenssamtal försök att hålla dina kroppsrörelser lugna och avslappnade. Undvik att pilla med pennan, skaka överdrivet på benen eller göra något annat som förmedlar nervositet eller tristess. När du pratar kan du använda händerna för att gestikulera, men undvik att bli alltför animerad. Dramatiska handgester kan vara distraherande för mötesdeltagare, särskilt vid ett videokonferenssamtal där du sitter nära kameran.
6. Var medveten om dina ansiktsuttryck
Sist och viktigast av allt, var medveten om dina ansiktsuttryck under hela videosamtalet. Till skillnad från andra former av subtila ickeverbala signaler är känslorna som delas genom ansiktsuttryck universella och är ofta den starkaste ickeverbala kommunikatören under ett konferenssamtal. I långa möten, särskilt om du inte presenterar, är det lätt att låta ansiktet rynka pannan eller se uttråkad ut utan att inse det. Försök att behålla ett positivt eller neutralt ansiktsuttryck med ett leende då och då under hela mötet. Ett trevligt, vänligt leende låter talaren veta att du är engagerad och njuter av mötet.
Slutsats
Ickeverbal kommunikation spelar en viktig roll i hur vi förmedlar mening och information till andra, samt hur vi tolkar andras handlingar under samtal. För affärsmän är det oerhört viktigt att ge de rätta ickeverbala signalerna. När ditt kroppsspråk, ansiktsuttryck och tonfall matchar dina talade ord, förstärks ditt budskap och hjälper kunder, medarbetare och potentiella kunder att bättre förstå dig. Dina ansträngningar är dock bortkastade om du är i ett samtal med enbart ljud, eller om du försöker skriv ett blogginlägg som kommunicerar komplexa idéer, för under dessa kritiska samtal har kunder eller potentiella kunder inget sätt att läsa din icke-verbala kommunikation. samtal med endast ljud eller textbaserade verktyg för att kommunicera lämnar ditt budskap öppet för feltolkningar eftersom studier visar att upp till 93 % av all kommunikation är icke-verbal. Utan dessa indikatorer är helheten av en persons uttalande omöjlig att tolka och förstå. Om det inte är möjligt att träffas personligen, använd videokonferensteknik för att mötas ansikte mot ansikte och fånga upp viktiga ickeverbala signaler. Lifesizes verklighetstrogna 4K-videokvalitet kan hjälpa dig att ta dina affärskritiska samtal till nästa nivå.
