Kommunikation är hur vi bygger och upprätthåller relationer, inte bara i våra privata liv utan även på arbetsplatsen med kollegor, partners och kunder. Och särskilt i tider av en pandemi är kommunikation nyckeln.
För att företag ska kunna driva effektivt och trivas måste de implementera tydliga kommunikationsstrategier. Dessutom är det viktigt att ha rätt kommunikationsverktyg på plats. I den här artikeln kommer vi att utforska vikten av kommunikation på arbetsplatsen, samt ge tips för att utveckla en effektiv kommunikationsstrategi för din organisation.
Vad är kommunikationsstrategier?
Kommunikationsstrategier är handlingsplaner för att förbättra kommunikationen inom en organisation. Förutom att fastställa mål för en framgångsrik plan, innefattar en kommunikationsstrategi vanligtvis val av verktyg för att möjliggöra en strategisk blandning av verbala och icke-verbala kommunikationsstilar. Att använda kommunikationsstrategier på arbetsplatsen ökar företagets kunskaper, underlättar kommunikationen mellan avdelningarna och gör i slutändan affärsprocesserna mer strömlinjeformade och effektiva.
8 kommunikationsstrategier för en mer effektiv arbetsplats
Effektiv kommunikation hjälper teammedlemmar att bygga starka relationer och positivt bidra till företagskulturen och företagets övergripande tillväxt. Här är åtta tips som hjälper dig att implementera en effektiv kommunikationsstrategi inom din organisation:
1. Använd bra kommunikationsverktyg
Det finns många verktyg där ute som du kan använda för att göra intern kommunikation inom ditt team mer effektiv, inklusive:
- lifesize – Lifesize erbjuder en lättanvänd, molnbaserad videokonferenslösning som du kan använda på dina personliga enheter eller integrera i konferensrum för att möjliggöra omedelbar kommunikation ansikte mot ansikte med medlemmar på distans. Den verklighetstrogna 4K-bildkvaliteten gör att det känns som att du möts i samma rum, och ultrahögupplöst innehållsdelning säkerställer att kvaliteten och detaljerna i ditt arbete bibehålls under viktiga presentationer.
- Måndag – Monday är ett projektledningsverktyg som gör det möjligt för chefer att planera, organisera och spåra sitt teams uppgifter och framsteg i ett visuellt, samarbetsutrymme. Måndag gör det lätt att hålla koll ditt teams arbetsflöde såväl som din egen.
- Slak or lag – Både Slack och Microsoft Teams erbjuder snabba och effektiva direktkommunikationskanaler för ditt team (inklusive de allra viktiga .GIF-integreringarna).
2. Träffa anställda regelbundet
En annan kommunikationsmetod som fungerar är att träffa ditt team regelbundet, detta hjälper till att förbättra kommunikationen och samarbetet. För team med distansanställda är ett videokonferenssamtal en perfekt lösning för att alla ska kunna träffas ansikte mot ansikte. Till skillnad från ljudsamtal låter videokonferenssamtal dig faktiskt se ansiktsuttryck och kroppsspråk så att alla till fullo kan förstå hur något kommuniceras. Du kan också spela in ditt möte för teammedlemmar som inte kunde delta i konferenssamtalet att granska senare.
3. Erkänna prestationer
Som chef eller teamledare är det viktigt att hålla moralen hög och motivationen stark. Genom att erkänna individuella och teamprestationer offentligt visar du att du lägger märke till och bryr dig om ditt lag och hur de presterar. Erkännande för prestationer kan ha en positiv inverkan på prestanda och öka produktiviteten.
4. Ge tydliga instruktioner
Ett område där kommunikationen tenderar att misslyckas är hur teamledare kommunicerar instruktioner. Otydlig kommunikation kan orsaka förseningar eller helt stoppa ett projekt. Se till att du inkluderar detaljerade instruktioner för varje uppgift eller projekt. Du kan leverera dessa instruktioner via e-post, ett projekthanteringsverktyg, videochatt eller allt ovanstående. Tydliga instruktioner gör det enkelt för ditt team att få saker rätt första gången.
5. Skapa en öppen miljö
För att öppna upp kommunikationsflödet måste du se till att dina teammedlemmar känner sig tillräckligt bekväma med att komma till dig när de har ett problem, gjort ett misstag eller har en fråga. Vi har alla hört frasen "Min dörr är alltid öppen", men det är inte helt lätt att göra när ditt team är spritt över hela världen. Genom att göra det klart för ditt team att de kan nå ut till dig för vad som helst, antingen personligen eller över ett videosamtal, får du dem att känna sig bekväma och skapa en öppen kommunikationsmiljö.
6. Ta tid för en-mot-en
För att skapa en öppen miljö är det viktigt att sätta upp en-till-en-möten med varje gruppmedlem för att ge dem möjlighet att komma till dig med frågor, problem eller förslag. En-mot-en är fantastiska möjligheter att prata med teammedlemmar om deras prestationer, vad de kämpar med och hur du bättre kan stödja dem. De kan lyfta fram vissa saker som de kanske inte kände sig bekväma med att dela med sig av i en gruppmiljö. En-mot-en-möten kan också hjälpa dem att känna sig värdefulla som individer.
7. Använd Visuals
Var inte rädd för att använda olika kommunikationsmetoder för att få fram din poäng. Människor missar ofta detaljer om de inte har en visuell referens att gå tillbaka till - speciellt om de inte är bra på att behålla auditiv information. Whiteboards främjar kreativitet och gör innehåll visuellt tilltalande och lättare att ta till sig och behålla. Kaptivo med Lifesize Share™ låter dig fånga och dela whiteboard-innehåll i realtid under videokonferenssamtal. Efter mötet, se till att skicka ut eventuella bildspel eller Kaptivo-sessioner som delades under mötet som en visuell påminnelse om vad som diskuterades under ditt möte.
8. Var öppen för feedback
Chefer måste inse att tvåvägskommunikation också är viktigt. Öppen kommunikation innebär att du måste vara öppen för att få feedback från dina teammedlemmar för att förbättra din egen kommunikation och ledarskap/ledarstil. Ha ett system där teammedlemmar enkelt kan skicka feedback till dig, kanske via e-post, ansikte mot ansikte eller anonymt. Uppmuntra teammedlemmar att ge dig förslag på vad som kan förbättras för högre medarbetarnöjdhet, och hur teamet kan kommunicera bättre med idéer för företagets framtid.
3 Fördelar med effektiva kommunikationsstrategier
Kommunikation spelar en viktig roll i hur företag arbetar, samarbetar och till och med umgås. Dålig kommunikation på arbetsplatsen kan leda till en rad problem inom en organisation.
En studie fann att 45 % av de amerikanska arbetarna är missnöjda med hur företagsledningen kommunicerar och påverkar medarbetarnas engagemang negativt. Detta resulterar i att anställda känner sig utanför, frånkopplade och ohörda.
När anställda däremot känner att de blir hörda skapar det positivt idealisk arbetsmiljö, ökar produktiviteten och främjar innovation på arbetsplatsen.
1. En positiv arbetsplats
En positiv arbetsmiljö börjar med en gemensam grund. Att uppmuntra teammedlemmar att ställa frågor och uttrycka sina åsikter hjälper dem att känna sig bemyndigade, ökar teamsamarbetet och ger dem en känsla av gemenskap som kommer att bidra till gruppens framgång. I slutändan ett team som fokuserar på att bygga lagkamratskap är ett starkare team som är glada och ivriga att arbeta tillsammans
2. Ökad produktivitet
Genom att kommunicera effektivt kan du bättre förstå dina anställdas kompetens, erfarenhet och talanger. Detta gör det lättare att ge tydliga anvisningar och tilldela uppgifter till teammedlemmar med de mest lämpliga färdigheterna. Att implementera effektiva kommunikationsstrategier hjälper dessutom team att samarbeta bättre, uppleva färre misstag och öka produktiviteten. I en nyligen genomförd undersökning av Lifesize-användare instämde överväldigande 99 % av de tillfrågade i uppfattningen att förbättrad kommunikation och samarbete har lett till förbättrad produktivitet för sina lag.
3. Större innovation
När anställda känner att de kan kommunicera sina idéer och åsikter öppet utan rädsla för förlöjligande, är det mycket mer sannolikt att de kommer med nya idéer på bordet. Genom att dela idéer och öppna kommunikationskanaler kan du öka innovationen inom din organisation.
Hur MLB förbättrade kommunikationen och ökade mötesnärvaron genom att använda Lifesize
Major League Baseball är den mest historiska professionella sportligan i USA, som tar 73 miljoner människor till bollplaner över hela Nordamerika med evenemang som World Baseball Classic och All-Star Game. Dessa evenemang kräver månader av förberedelser och samordning med mer än 50 personer utspridda på flera platser.
Efter att tidigare bara ha använt programvara för ljudkonferenssamtal för sina globala möten, såg de att engagemanget var lågt och att människor ofta gjorde flera saker under samtal.
Som förberedelse för World Baseball Classic 2017 beslutade Major League Baseball att de behövde göra sina möten mer effektiva, effektiva och engagerande av samarbetar med Lifesize. Genom Lifesize videokonferensprogramvara och helt integrerade konferensrumssystem förvandlade de helt sättet de kommunicerar och samarbetar.
Under en provkörning märkte MLB att människor var mer engagerade och att det fanns färre missförstånd. Denna framgång uppmuntrade fler människor runt om i världen att gå med i mötena via Lifesize.
Major League Baseballs mötesdeltagande ökade med 42 % jämfört med deras tidigare turnering 2013.
"Ur ett IT-perspektiv var det enkelt att implementera, flexibelt för våra behov och lika enkelt för våra distansanställda." — Daniel Gainey, chef för IT-drift på MLB
Lifesize har nu blivit en permanent del av Major League Baseballs evenemangsteknologiportfölj och kommer att användas för alla framtida evenemang.
Slutsats
Den totala produktiviteten ökar när företag har en effektiv kommunikationsstrategi på plats. Genom regelbundna en-till-en- och teammöten kan du förbättra hur du kommunicerar på arbetsplatsen. Men för globala företag med teammedlemmar placerade i olika städer kan kommunikation över hela organisationen vara lite mer utmanande. Lifesizes molnbaserade plattform gör det enkelt att ansluta ansikte mot ansikte och hjälper organisationer att förbättra sin kommunikationsstrategi.
