Le guide complet du travail distribué pour les entreprises
Le guide complet du travail distribué pour les entreprises
Poussées par la nécessité et l'évolution des préférences des employés, les entreprises du monde entier adoptent rapidement un nouveau paradigme de travail. Dans ce nouveau modèle, les collègues - même ceux qui travaillent en étroite collaboration au sein d'équipes - sont plus susceptibles que jamais d'être dispersés sur plusieurs zones géographiques, mélangeant des installations d'entreprise traditionnelles avec des sites distants, y compris des espaces de coworking et des bureaux à domicile.
Nous appelons ce phénomène « le travail distribué ». Et même si chaque équipe distribuée est unique, elles ont toutes un point commun : elles représentent l'avenir du travail.
À la suite de COVID-19, les entreprises du monde entier ont été collectivement contraintes de s'adapter à des philosophies de travail distribuées en raison d'une crise sanitaire mondiale imprévue à laquelle la plupart étaient mal préparées. En conséquence, les organisations sont désormais confrontées à la création et au déploiement de politiques pour « l'avenir du travail » dont on parle souvent bien avant qu'il ne soit anticipé.
Statistiquement, votre employeur a déjà mis en place ou va bientôt mettre en place une politique de "travail à domicile", augmenter embauche dans des bureaux distants et des espaces de travail, ou commencez à soutenir des horaires de travail flexibles. Pris ensemble, ces changements représentent une évolution significative de la façon dont nous travaillons et dont nous définissons le lieu de travail.
Les facteurs qui rendent le travail « distribué »
La main-d'œuvre distribuée de chaque entreprise est différente, mais la plupart des équipes distribuées incluent un, tous ou une combinaison des facteurs suivants :
Plus d'un emplacement de bureau
De nombreuses entreprises ont plus d'un bureau physique. Cela donne à une entreprise l'avantage d'avoir un plus grand bassin de talents et une présence locale à plusieurs endroits. En embauchant des employés qui connaissent la langue maternelle et les coutumes locales, les entreprises peuvent nouer des relations et une confiance plus solides dans des régions géographiques spécifiques. De plus, les entreprises qui opèrent à l'échelle mondiale bénéficient du fait que leurs employés travaillent sur plusieurs fuseaux horaires pour fournir une assistance de haut niveau aux clients internationaux.
Employés qui travaillent à domicile
Globalement, 70% des personnes travailler à domicile au moins une fois par semaine. Un pourcentage croissant de ces employés travaillent à domicile en permanence. Ceci est avantageux tant pour les employeurs que pour les employés. Les travailleurs à distance permettent aux entreprises d'économiser en moyenne 22,000 XNUMX $ par an par salarié puisque l'entreprise n'est pas tenue de mettre à disposition du salarié des bureaux, de l'électricité, de la nourriture, etc. Pour les salariés, le travail à domicile leur offre un horaire de travail flexible sans perte de temps due aux trajets et un environnement de travail confortable et familier.
Employés qui travaillent à partir d'espaces de coworker ou d'espaces publics
Le travail à domicile n'est pas pour tout le monde. Certains travailleurs à distance aiment l'idée de travailler régulièrement dans un café local ou dans un espace calme comme une bibliothèque. D'autres employés peuvent avoir du mal à respecter un horaire de travail régulier ou à rester concentrés avec les nombreuses distractions à la maison ou dans les espaces publics. Pour les employés distants qui vivent à une distance considérable de l'un des bureaux principaux de leur entreprise et qui n'aiment pas l'idée de travailler à domicile ou dans un espace public, un espace de coworker est une excellente option. Cela permet aux employés de se déplacer localement dans un espace de bureau partagé et loué qui offre souvent un environnement de travail plus structuré et productif. De plus, certaines entreprises qui ont plusieurs employés distants dans un emplacement géographique spécifique peuvent trouver plus rentable et plus productif de faire travailler ces employés à partir du même espace de bureau partagé.
Employés mobiles qui travaillent en déplacement
Les employés mobiles sont ceux qui travaillent en déplacement, loin du bureau principal et de leur domicile. Avoir des employés mobiles n'a pas la même apparence pour toutes les entreprises, mais généralement, une main-d'œuvre mobile est un groupe de personnes dédiées au travail « sur le terrain », loin d'un environnement de bureau traditionnel. Les vendeurs itinérants, les ingénieurs de terrain, les équipes de service, le personnel de livraison, les techniciens de maintenance, les employés de l'aviation et les gestionnaires d'événements sont tous des exemples de postes au sein de la main-d'œuvre mobile.
En quoi le travail distribué diffère-t-il du « travail à domicile »
Le travail distribué fait référence aux entreprises qui ont un ou plusieurs employés qui travaillent dans différents emplacements physiques. Ce modèle de travail mixte peut comprendre des équipes sur site dans un ou plusieurs bureaux ainsi que des employés distants qui travaillent à domicile, dans des espaces de coworker ou des espaces publics ou en déplacement. Les employés qui travaillent à partir d'un bureau à domicile ne sont qu'une partie d'une équipe géographiquement dispersée.
Ce que vous apprendrez dans ce guide
1. Pourquoi le travail distribué est l'avenir de la main-d'œuvre
Nous avons dressé une liste convaincante de statistiques et de tendances à l'origine de la révolution du travail à distance. Nous décrivons également les principaux avantages du travail distribué pour les entreprises.
2. Comment embaucher une équipe distribuée
Embaucher une main-d'œuvre répartie est particulièrement difficile car vous n'aurez peut-être pas l'occasion de rencontrer le demandeur d'emploi en personne pendant le processus d'entretien. Nous proposons sept étapes utiles pour vous aider à trouver et à embaucher le bon candidat pour votre entreprise. De plus, nous décrivons six qualités à rechercher lors de l'embauche d'un travailleur à distance.
3. Comment gérer une équipe d'entreprise distribuée
En tant que responsable, votre travail consiste à vous assurer que votre équipe distribuée communique efficacement et travaille ensemble efficacement pour atteindre les objectifs de l'équipe. Avec les bonnes personnes, les bons processus et les bons outils en place, il est possible de bâtir une équipe productive et engagée. Nous décrivons huit étapes pour gérer avec succès une équipe distribuée et fournissons des conseils de gestion de leaders de l'industrie.
4. Comment promouvoir la culture d'entreprise au sein d'équipes distribuées
Étant donné que les équipes distribuées interagissent et communiquent à l'intérieur d'outils de communication numériques plutôt qu'à l'intérieur d'un bureau physique, la culture de votre entreprise doit aller au-delà des tables de ping-pong et des happy hours. Nous vous montrons pourquoi la culture d'entreprise, en particulier pour les équipes distantes, est si importante et vous proposons des stratégies utiles pour vous aider à créer votre manuel de culture d'entreprise.
5. Productivité pour les équipes distribuées
Les distractions à la maison, les problèmes de communication, la mauvaise gestion du temps et les problèmes de responsabilité, entre autres défis, peuvent tous affecter ce que chaque employé accomplit au cours d'une journée de travail. Une main-d'œuvre distribuée hautement productive ne se produit pas par elle-même. Cela nécessite l'utilisation des bons outils et des stratégies intelligentes pour s'assurer que tout le monde contribue et travaille activement en équipe. Nous fournissons des conseils utiles pour vous aider à augmenter la productivité de votre équipe distribuée.
6. Défis liés aux opérations distribuées
Même avec toutes les avancées technologiques liées à la communication, à la collaboration et à la productivité pour les opérations distribuées, gérer et gérer efficacement une main-d'œuvre distribuée reste un défi. Nous décrivons certains des défis courants pour les équipes distribuées et fournissons des conseils utiles pour aider à surmonter chaque obstacle.
7. La pile technologique d'équipe distribuée : plus de 20 applications et
Il existe un certain nombre d'outils conçus pour améliorer la productivité des employés, mais la création d'une pile technologique pour les équipes distribuées ne consiste pas seulement à disposer d'une collection d'excellents outils. C'est la façon dont vous empilez littéralement ces outils et la façon dont ils fonctionnent ensemble de manière transparente qui les rendent utiles et efficaces pour vos employés. Voici plus de 20 applications et outils pour que votre main-d'œuvre distante reste productive et travaille ensemble comme une seule unité, quel que soit son emplacement physique.
8. Conseils de sécurité de la main-d'œuvre distribués
En déplaçant les données hors des locaux d'un bureau physique unique et à travers un réseau mondial d'appareils et de points d'accès, la gestion et la sécurité des actifs sont devenues un défi majeur pour les entreprises. Les organisations dont les effectifs sont dispersés géographiquement doivent prendre au sérieux la sécurité des données et mettre en œuvre un plan de sécurité complet pour protéger leurs employés et les données sensibles de l'entreprise. Nous décrivons les cinq principaux défis et solutions de sécurité pour les équipes distribuées et les meilleures pratiques pour assurer la sécurité des données.
9. Ressources de travail distribuées
Nous avons rassemblé une liste d'outils, de blogs, de guides et de solutions pour vous aider à démarrer ou à faire évoluer votre main-d'œuvre distribuée. Utilisez ces ressources pour rester à jour sur les conseils de travail distribués, les meilleures pratiques et statistiques du travail à distance. Nous avons également inclus certains de nos outils de travail distribué préférés, les meilleurs endroits pour recruter des travailleurs à distance, des guides de travail distribué supplémentaires et des communautés pour les travailleurs à distance.
FAQ courantes
Comment gérer une main-d'œuvre distribuée ?
Gérer une équipe distribuée peut sembler intimidant, mais avec les bonnes procédures et les bons outils en place, vous pouvez avoir une équipe efficace et engagée. Tout d'abord, vous devez embaucher des employés en qui vous pouvez avoir confiance puisque vous n'aurez pas la possibilité de microgérer chaque membre de l'équipe. Décrivez les procédures et les attentes claires dès le début afin que chacun sache ce qu'on attend d'eux. En plus de vos réunions d'équipe régulières, une rencontre individuelle avec chaque membre de votre équipe distribuée est tout aussi importante. Cette interaction personnelle aide les employés à se sentir valorisés et vous tient informé des obstacles auxquels ils sont confrontés.
Comment puis-je communiquer efficacement avec mon équipe distante ?
Une communication efficace est la pierre angulaire de toute équipe qui fonctionne, et elle est particulièrement cruciale pour les entreprises dont la main-d'œuvre est répartie. Les applications de messagerie instantanée, de chat et de visioconférence facilitent plus que jamais la communication, la collaboration et la résolution de problèmes avec votre équipe distribuée. Complétez les e-mails traditionnels et les applications de messagerie avec des vidéoconférences régulières afin que les membres de l'équipe puissent se voir. L'interaction en face à face vous permet de lire le langage corporel et de capter les indices non verbaux qui sont souvent manqués dans les messages texte et les appels audio uniquement. De plus, la visioconférence ajoute une composante humaine à la conversation et permet aux membres de l'équipe de se connecter à un niveau plus profond.
Comment maintenir la productivité de mon équipe distribuée ?
Le fait que vous n'ayez pas un accès direct et en personne à toute votre équipe et que les membres de votre équipe travaillent à des heures différentes peut encourager une attitude détendue envers le travail. C'est là que les outils de gestion des tâches comme Jira, Monday et Asana sont utiles. Ces outils aident à la gestion du temps et permettent à votre équipe de rester sur la bonne voie pour éviter de perdre du temps avec des distracteurs et un travail non productif. Des outils de gestion de projet associés à des réunions d'équipe régulières pour vérifier l'état d'avancement des projets garantiront que votre équipe reste concentrée et productive.
Comment interviewer des candidats à distance ?
La visioconférence a rendu remarquablement simple et rentable l'entretien à distance des candidats à un emploi. L'interaction en face à face vous permet de capter des indices non verbaux. Les expressions faciales, la posture, les gestes et le ton de la voix vous permettent d'évaluer la fiabilité d'un candidat.
Comment surmonter les différences culturelles
Avoir une main-d'œuvre diversifiée à l'échelle mondiale avec des origines, des langues et des cultures différentes peut être difficile. Dans le cadre d'un exercice de team building interculturel, demandez à chaque membre de votre équipe de partager des idées et des histoires sur sa langue maternelle, sa culture et sa cuisine. Vous pouvez également demander aux membres de l'équipe d'apprendre à dire des salutations ou des phrases courtes dans la langue maternelle de leurs collègues. Cela aidera à réduire les malentendus liés à la culture, à promouvoir l'appréciation des différentes cultures et à renforcer les relations entre les membres de l'équipe.
Comment programmer des réunions avec des télétravailleurs dans différents fuseaux horaires ?
Pour les équipes réparties sur plusieurs fuseaux horaires, la coordination des heures de réunion peut être gênante. Essayez de choisir des heures de réunion qui correspondent aux heures de travail habituelles de chacun. Pour certains, cela peut être le matin, tandis que pour d'autres, c'est l'après-midi ou en début de soirée. Pour les équipes qui se trouvent sur les côtés opposés de l'hémisphère, vous devez faire preuve de créativité. Enregistrer la réunion en visioconférence pour ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion en direct afin qu'ils puissent toujours voir la réunion ultérieurement. Distribuer ordres du jour des réunions et les notes de réunion écrites aident également les collègues à se tenir au courant lorsqu'ils ne peuvent pas être là en personne.
Comment puis-je garantir la sécurité des données pour ma main-d'œuvre distribuée ?
L'élément humain peut saper les systèmes de sécurité les plus solides du monde. C'est pourquoi il est important que chaque employé comprenne le risque de violation de données et respecte strictement les protocoles de sécurité à l'échelle de l'entreprise. La formation à la sécurité des données doit commencer lors du processus d'intégration d'un nouvel employé. Mettre l'accent sur l'importance de la cybersécurité dès le début contribue à favoriser de bonnes pratiques de sécurité et à sensibiliser les employés à leurs actions. En outre, les entreprises doivent régulièrement informer tous les employés sur les nouveaux protocoles, les risques de sécurité et les meilleures pratiques en organisant des formations, en envoyant des notes d'information et en utilisant des modules de formation en ligne.