Den kompletta guiden till distribuerat arbete för företag
Påskyndade av nödvändighet och skiftande personalpreferenser, anammar företag runt om i världen snabbt ett nytt arbetsparadigm. I den här nya modellen är det mer sannolikt än någonsin att kollegor – även de som arbetar nära tillsammans inom team – är utspridda över geografier och blandar traditionella företagsfaciliteter med avlägsna platser, inklusive arbetsplatser och hemmakontor.
Vi kallar detta fenomen för distribuerat arbete. Och även om varje distribuerat team är unikt, har de alla en sak gemensamt: de representerar arbetets framtid.
Som ett resultat av covid-19 har företag runt om i världen kollektivt tvingats anpassa sig till distribuerade arbetsfilosofier på grund av en oförutsedd global hälsokris som de flesta var dåligt förberedda på. Som ett resultat står organisationer nu inför att skapa och distribuera policyer för den ofta diskuterade "arbetets framtid" långt innan den förutsågs.
Statistiskt sett har din arbetsgivare antingen redan eller kommer snart att införa en formell "jobba hemifrån" policy, Ökning hyra på fjärrkontor och arbetsplatser, eller börja stödja flexibla arbetsscheman. Sammantaget representerar dessa förändringar en betydande utveckling av hur vi arbetar och hur vi definierar arbetsplatsen.
Faktorerna som gör arbetet "fördelat"
Varje företags distribuerade arbetsstyrka ser olika ut, men de flesta distribuerade team inkluderar en, alla eller en kombination av följande faktorer:
Mer än en kontorsplats
Många företag har mer än en fysisk kontorsplats. Detta ger ett företag fördelen av att ha en större pool av talang och en lokal närvaro på flera platser. Genom att anställa medarbetare som kan modersmålet och lokala seder kan företag skapa starkare relationer och förtroende inom specifika geografiska regioner. Företag som verkar globalt drar dessutom nytta av att ha anställda som arbetar över tidszoner för att ge stöd på högre nivå till internationella kunder.
Anställda som jobbar hemifrån
globalt 70% av personer arbeta hemifrån minst en gång i veckan. En växande andel av de anställda arbetar hemifrån permanent. Detta är fördelaktigt för både arbetsgivare och anställda. Distansarbetare sparar organisationer i genomsnitt $22,000 XNUMX per år per anställd eftersom företaget inte behöver förse den anställde med kontorsfastigheter, el, mat etc. För anställda ger hemifrån ett flexibelt arbetsschema utan tidsförlust på grund av pendling och en bekväm och familjär arbetsmiljö.
Anställda som arbetar från medarbetare eller offentliga utrymmen
Att arbeta hemifrån är inte för alla. Vissa distansarbetare gillar tanken på att regelbundet arbeta från ett lokalt kafé eller ett lugnt utrymme som ett bibliotek. Andra anställda kan ha svårt att hålla sig till ett vanligt arbetsschema eller hålla fokus på de många distraktionerna hemma eller i offentliga utrymmen. För distansanställda som bor på avsevärd avstånd från ett av företagets huvudkontor och inte gillar tanken på att arbeta hemifrån eller ett offentligt utrymme, är en kollegaplats ett utmärkt alternativ. Detta gör det möjligt för anställda att lokalt pendla till en delad, hyrd kontorsyta som ofta ger en mer strukturerad och produktiv arbetsmiljö. Dessutom kan vissa företag som har flera distansanställda på en specifik geografisk plats tycka att det är mer kostnadseffektivt och produktivt att låta dessa anställda arbeta från samma delade kontorsutrymme.
Mobila medarbetare som jobbar på språng
Mobila anställda är de som arbetar på språng, borta från huvudkontoret och sina hem. Att ha mobila anställda ser inte likadant ut för alla företag, men vanligtvis är en mobil arbetsstyrka en grupp människor som är dedikerade till att arbeta "på fältet", bort från en traditionell kontorsmiljö. Resande säljare, fältingenjörer, serviceteam, leveranspersonal, underhållstekniker, flyganställda och eventansvariga är alla exempel på befattningar inom den mobila arbetsstyrkan.
Hur distribuerat arbete skiljer sig från "att arbeta hemifrån"
Med distribuerat arbete avses företag som har en eller flera anställda som arbetar på olika fysiska platser. Denna blandade arbetsmodell kan omfatta team på plats på en eller flera kontorsplatser såväl som distansanställda som arbetar hemifrån, medarbetarutrymmen eller offentliga utrymmen eller på språng. Anställda som arbetar från ett hemmakontor är bara en del av ett geografiskt fördelat team.
Vad du kommer att lära dig i den här guiden
1. Varför distribuerat arbete är arbetskraftens framtid
Vi har sammanställt en övertygande lista över statistik och trender som driver revolutionen för distansarbete. Vi beskriver också de främsta fördelarna med distribuerat arbete för företagsföretag.
2. Hur man anställer ett distribuerat team
Att anställa en fördelad arbetskraft är särskilt utmanande eftersom du kanske inte har möjlighet att träffa den arbetssökande personligen under intervjuprocessen. Vi tillhandahåller sju användbara steg för att hjälpa dig att hitta och anställa rätt kandidat för ditt företag. Dessutom skisserar vi sex egenskaper att leta efter när du anställer en distansarbetare.
3. Hur man driver ett distribuerat företagsteam
Som chef är ditt jobb att se till att ditt distribuerade team kommunicerar effektivt och arbetar effektivt tillsammans för att uppnå teamets mål. Med rätt personer, processer och verktyg på plats är det möjligt att bygga ett produktivt och engagerat team. Vi beskriver åtta steg för att framgångsrikt hantera ett distribuerat team och ger ledningstips från branschledare.
4. Hur man främjar företagskultur över distribuerade team
Eftersom distribuerade team interagerar och kommunicerar inuti digitala kommunikationsverktyg snarare än på ett fysiskt kontor, måste din företagskultur gå längre än pingisbord och glada timmar. Vi visar dig varför företagskultur, särskilt för distansteam, är så viktig och ger användbara strategier för att bygga upp din företagskulturspelbok.
5. Produktivitet för distribuerade team
Distraktioner i hemmet, kommunikationsproblem, dålig tidshantering och ansvarsfrågor bland andra utmaningar kan alla påverka hur mycket varje anställd åstadkommer under en arbetsdag. En mycket produktiv distribuerad arbetsstyrka sker inte bara av sig själv. Det kräver användning av rätt verktyg och smarta strategier för att säkerställa att alla bidrar och arbetar aktivt tillsammans som ett team. Vi ger användbara tips för att öka produktiviteten för ditt distribuerade team.
6. Utmaningar med distribuerad verksamhet
Även med alla framsteg inom teknik relaterade till kommunikation, samarbete och produktivitet för distribuerad verksamhet, är det fortfarande utmanande att effektivt hantera och driva en distribuerad arbetsstyrka. Vi skisserar några av de vanliga utmaningarna för distribuerade team och ger användbara tips som hjälper dig att övervinna varje hinder.
7. Den distribuerade teamteknikstacken: 20+ appar och
Det finns ett antal verktyg utformade för att förbättra de anställdas produktivitet men att bygga en teknisk stack för distribuerade team är inte bara en fråga om att ha en samling bra verktyg. Det är hur du bokstavligen staplar dessa verktyg och hur de fungerar sömlöst tillsammans som gör dem användbara och effektiva för dina anställda. Här är 20+ appar och verktyg för att hålla din distansarbetare produktiv och arbeta tillsammans som en enhet oavsett deras fysiska plats.
8. Utdelade säkerhetstips för arbetsstyrkan
Genom att flytta data utanför lokalerna på ett enda fysiskt kontor och över ett globalt nätverk av enheter och åtkomstpunkter har tillgångshantering och säkerhet blivit en stor utmaning för företagsföretag. Organisationer med en geografiskt fördelad arbetsstyrka måste ta datasäkerhet på allvar och implementera en omfattande säkerhetsplan för att skydda sina anställda och känslig företagsdata. Vi beskriver de fem största säkerhetsutmaningarna och lösningarna för distribuerade team och bästa praxis för säkerställa datasäkerhet.
9. Fördelade arbetsresurser
Vi har sammanställt en lista med verktyg, bloggar, guider och lösningar som hjälper dig att starta eller skala din distribuerade arbetsstyrka. Använd dessa resurser för att hålla dig uppdaterad om distribuerade arbetstips, bästa praxis och statistik på distansarbete. Vi har också inkluderat några av våra favoritdistribuerade arbetsverktyg, bästa platserna att rekrytera distansarbetare, ytterligare distribuerade arbetsguider och gemenskaper för distansarbetare.
Vanliga vanliga frågor
Hur hanterar jag en distribuerad arbetsstyrka?
Att leda ett distribuerat team kan verka skrämmande men med rätt rutiner och verktyg på plats kan du ha ett effektivt och engagerat team. Först måste du anställa medarbetare som du kan lita på eftersom du inte kommer att ha möjlighet att mikromanagera varje gruppmedlem. Beskriv rutiner och tydliga förväntningar tidigt så att alla vet vad som förväntas av dem. Utöver dina vanliga teammöten är en-mot-en-möten med varje medlem i ditt distribuerade team lika viktigt. Denna personliga interaktion hjälper anställda att känna sig värdefulla och håller dig informerad om eventuella hinder de möter.
Hur kommunicerar jag effektivt med mitt distansteam?
Effektiv kommunikation är hörnstenen i alla fungerande team, och det är särskilt avgörande för företag med en fördelad arbetsstyrka. Appar för snabbmeddelanden, chatt och videokonferenser gör det enklare än någonsin att kommunicera, samarbeta och lösa problem med ditt distribuerade team. Komplettera traditionella e-post- och meddelandeappar med vanliga videokonferenser så att teammedlemmar kan se varandra. Interaktionen ansikte mot ansikte gör att du kan läsa kroppsspråk och uppfatta icke-verbala signaler som ofta missas i textbaserade meddelanden och endast ljudsamtal. Dessutom lägger videokonferenser till en mänsklig komponent till konversationen och gör att teammedlemmar kan ansluta på en djupare nivå.
Hur håller jag mitt distribuerade team produktivt?
Det faktum att du inte har direkt, personlig tillgång till hela ditt team och dina teammedlemmar arbetar på olika tider kan uppmuntra en avslappnad attityd till arbetet. Det är här uppgiftshanteringsverktyg som Jira, Monday och Asana kommer till användning. Dessa verktyg hjälper till med tidshantering och håller ditt team på rätt spår för att undvika att slösa tid på distraktorer och icke-produktivt arbete. Projektledningsverktyg i kombination med regelbundna teammöten för att kolla in projektstatus kommer att säkerställa att ditt team förblir fokuserat och produktivt.
Hur intervjuar jag kandidater för distansjobb?
Videokonferenser har gjort det anmärkningsvärt enkelt och kostnadseffektivt att intervjua jobbkandidater på distans. Interaktionen ansikte mot ansikte låter dig fånga ickeverbala signaler. Ansiktsuttryck, hållning, gester och tonfall gör att du kan mäta en jobbkandidats pålitlighet.
Hur övervinner jag kulturella skillnader
Att ha en globalt mångsidig arbetsstyrka med olika bakgrunder, språk och kulturer kan vara utmanande. Som en del av en tvärkulturell teambuildingövning, låt varje medlem i ditt team dela med sig av insikter och berättelser om sina modersmål, kulturer och mat. Du kan också låta teammedlemmar lära sig hur man säger hälsningar eller korta fraser på sina medarbetares modersmål. Detta kommer att bidra till att minska kulturrelaterade missförstånd, främja uppskattning av olika kulturer och stärka relationer mellan teammedlemmar.
Hur schemalägger jag möten med distansarbetare i olika tidszoner?
För distribuerade lag utspridda över flera tidszoner kan det vara besvärligt att koordinera tider för att mötas. Försök att välja mötestider som är under allas normala arbetstid på dagtid. För vissa kan det vara på morgonen, medan det för andra är eftermiddagen eller tidig kväll. För lag som är på motsatta sidor av halvklotet måste du vara kreativ. Spela in videokonferensmötet för de som inte kunde delta i livemötet så att de fortfarande kan se mötet vid ett senare tillfälle. Distribuerar mötesagendor och skriftliga mötesanteckningar hjälper också kollegor att komma igång när de inte kan vara där personligen.
Hur säkerställer jag datasäkerhet för min distribuerade arbetsstyrka?
Det mänskliga elementet kan undergräva de starkaste säkerhetssystemen i världen. Det är därför det är viktigt för varje anställd att förstå risken för ett dataintrång och strikt följa företagets säkerhetsprotokoll. Datasäkerhetsutbildning bör börja under en nyanställds introduktionsprocess. Att tidigt betona vikten av cybersäkerhet hjälper till att främja goda säkerhetsrutiner och gör anställda medvetna om sina handlingar. Dessutom bör företag utbilda alla anställda om nya protokoll, säkerhetsrisker och bästa praxis regelbundet genom att hålla utbildningar, skicka ut informativa PM och använda onlineutbildningsmoduler.