Het open kantoorconcept is het afgelopen decennium een ​​hot topic geweest voor de werkcultuur. Halverwege de jaren 2010 waren dat er meer dan 70% van alle kantoren had geopend hun plattegronden op met de bedoeling om zakelijke gesprekken te openen en de samenwerking tussen collega's te vergroten. De resultaten zijn nog steeds gemengd, maar of u nu voor of tegen open kantoren bent, er is één ding dat u goed moet doen: uw vergaderruimten. 

Of u nu voor of tegen open kantoren bent, er is één ding dat u goed moet regelen: vergaderruimten.

Wat is een open plattegrond?

Een open plattegrond of open kantoorruimte is een architectonische en interieurontwerpterm die een kamer of verdieping betekent die geen (of minimale) belemmerende muren heeft. Een open kantoorplan wordt meestal opgesteld om de communicatie te stimuleren en de transparantie rond het kantoor te vergroten. 

Waarom bedrijven zijn voor geopende kantoren

Het oorspronkelijke concept van het open kantoorplan was om innovatie, creativiteit en teamwerk tussen werknemers en hun managers aan te moedigen. Cabines en privékantoren hebben de reputatie onvriendelijk en archaïsch te zijn, terwijl het open kantoorconcept gewoon een energiekere, modernere en positievere werkomgeving lijkt te zijn. Dit zijn de belangrijkste redenen waarom bedrijven instaan ​​voor de open kantoorplattegrond. 

Betere communicatie

Met een open kantoorplattegrond is iedereen bereikbaar. De mogelijkheid om naar collega's te kijken en ze gemakkelijk een vraag te stellen in plaats van naar hun kantoor te moeten lopen of een e-mail te sturen, zorgt ervoor dat communicatie en samenwerking in realtime plaatsvinden. E-mailketens tussen teams worden verminderd en uitgewisseld met live discussies die over het algemeen leiden tot snellere besluitvorming.

Meer transparantie met leiderschap

In een open kantoor zitten managers en supervisors niet opgesloten in een aparte ruimte, en velen kiezen ervoor om naast hun teams te zitten. Voor het management leidt de toegevoegde nabijheid tot meer betrokken en goed geïnformeerde leiders, en junior medewerkers profiteren van meer persoonlijke tijd en meer directe communicatiemogelijkheden met hun managementteams. 

Lagere ontwerpkosten 

In alle praktische zin kost het bouwen van verdelers geld. Muren, deuropeningen, deuren, geluidsisolatie, elektrische leidingen, bureaus en meubels dragen allemaal bij aan de prijs die nodig is om uw teams in privékantoren te verdelen. De plattegrond met open concept is opgebouwd rond gemeenschappelijke ruimtes en gedeelde ruimtes met gedeelde tafels en gedeelde voorzieningen. Ze zijn meestal ook gebouwd rond een flexibel thuiswerkbeleid met 'hot desks' waar werknemers kunnen binnenlopen en volgens hun eigen schema kunnen werken.

Grotere ruimtes

Bovendien, met minder binnenmuren, maximaliseert het open kantoor vierkante meters, biedt het meer open ruimtes en het extra voordeel van natuurlijk licht. Dit geeft het kantoor meer een ruimtelijk gevoel voor medewerkers. 

Waarom bedrijven berucht zijn tegen geopende kantoren

De open kantoorindeling wordt echter niet door iedereen omarmd. Het idee van een barrièrevrije ruimte kan schadelijk zijn voor de productiviteit, en werknemers beginnen de allure van moderne meubels en funky esthetiek te doorzien. Hier zijn de argumenten tegen de open designtrend.

Geen privacy

Een kantoor zonder muren of scheidingswanden kan ervoor zorgen dat werknemers zich bloot voelen en zich zorgen maken over de kwaliteit van hun werk. Open kantoorplattegronden dwingen werknemers om privékamers te zoeken om een ​​gevoel van privacy terug te krijgen.

Veel afleidingen

Rijen collega's in een klein gebied maken het gemakkelijk om in veel verschillende gesprekken te worden betrokken. Aan de ene kant krijg je deze geweldige persoonlijke relaties en leer je hoe je collega's werken en leven buiten het kantoor - aan de andere kant kan het irritant worden en de afleidingen kunnen u ervan weerhouden uw werk efficiënt te doen. 

Geluid

Van de open kantoormedewerkers meldt 29% productiviteitsproblemen als gevolg van lawaai. Witte ruismachines en ruisonderdrukkende hoofdtelefoons helpen wel, maar voor bijna een derde van de werknemers hebben afleidingen door open kantoorlawaai een enorme impact op ons vermogen om werkopdrachten gedaan te krijgen.

Onvoldoende samenwerkingsruimten

Zonder persoonlijke ruimtes of voldoende vergaderruimtes vecht iedereen voor een privéhoekje om te bellen. Bijeenkomsten tussen twee of drie mensen die beter zouden samenwerken in een huddle room, zitten vaak in een grote vergaderruimte die is gebouwd voor tien personen, zodat ze hun eigen gegarandeerde privéruimte hebben om na te denken.

Ons antwoord: Beiden lijden zonder een strategisch vergaderruimteplan

De vergaderruimte vormt het hart van de meeste vergaderingen, met externe deelnemers die inbellen vanaf hun laptop of telefoon. Dezelfde teams die samenhang en kameraadschap verwerven in een open kantoor, hebben een plek nodig om ideeën te activeren en projectplannen tot leven te brengen. En degenen die tegen het open kantoor zijn, hebben meestal behoefte aan alternatieven voor privéruimte voor zowel zelfdenken als strategische samenwerkingstijd. Of u nu rijen privékantoren of open bureaus heeft, we hebben allemaal speciale samenwerkingsruimten nodig voor persoonlijke vergaderingen en privévideogesprekken. 

Gebruik een zonebenadering

Door verschillende zones te creëren voor verschillende werkstijlen, geeft u uw werknemers de vrijheid om te werken hoe ze denken dat ze het meest productief kunnen zijn, zonder ze in een omgeving te dwingen waarin ze zich niet op hun gemak voelen. Creëer bijvoorbeeld een cluster van sta-bureaus in een ruimte die is ontworpen voor samenwerking en scheidt deze van een rustige werkruimte die bedoeld is voor concentratie. Met deze aanpak krijgen uw werknemers het beste van beide werelden — en de vrijheid om te kiezen hoe ze willen werken. 

Wijs ruimte aan voor privégesprekken 

Bijna een derde (31%) van de open kantoormedewerkers in de VS is naar een kast of gang gegaan of een badkamerkraam om persoonlijk te bellen. Door kleine telefooncellen en privé pop-in-ruimtes rond het kantoor te creëren, kunnen werknemers in alle privacy telefoongesprekken voeren en het gevoel van openlijke angst verminderen.

Rust conferentieruimtes uit voor samenwerking

Zakelijke professionals brengen tegenwoordig bijna 40% van hun tijd door in vergaderruimtes. Daarom is het belangrijker dan ooit om uw vergaderruimtes uit te rusten met de juiste tools voor videoconferenties. Goed ontworpen vergaderruimtes die zijn uitgerust met gebruiksvriendelijke, hoogwaardige oplossingen voor videoconferentieruimtes zorgen ervoor dat vergaderingen moeiteloos verlopen en dat medewerkers productiever en betrokkener zijn. 

Leer hoe u de perfecte vergaderruimte ontwerpt, opzet en implementeert op basis van uw unieke behoeften.

Identificeer kleinere ruimtes voor huddle rooms

Huddle rooms zijn perfect voor kleine, ad-hoc vergaderingen of werksessies — door te hebben huddle kamers altijd toegankelijk en nooit boekbaar, teams hebben altijd een plek om elkaar te ontmoeten en projecten uit te werken. Huddle rooms kunnen ook dienen als kleine privéruimtes om videogesprekken te voeren buiten het open kantoor