Koncepcja otwartego biura była gorącym tematem dyskusji na temat kultury pracy w ciągu ostatniej dekady. Do połowy 2010 roku więcej niż 70% wszystkich urzędów miało otwierany ich plany pięter z zamiarem otwarcia rozmów biznesowych i zwiększenia współpracy między współpracownikami. Wyniki są wciąż mieszane, ale niezależnie od tego, czy jesteś za, czy przeciw biurom otwartym, jest jedna rzecz, którą musisz zrobić dobrze: sale konferencyjne.
Co to jest otwarty plan piętra?
Otwarty plan piętra lub otwarte miejsce biurowe to termin architektoniczny i wnętrzarski oznaczający pomieszczenie lub podłogę, która nie ma (lub minimalnie) przeszkadzających ścian. Otwarty plan biura jest zwykle wprowadzany w celu usprawnienia komunikacji i zwiększenia przejrzystości w biurze.
Dlaczego firmy są dla biura otwarte
Pierwotna koncepcja otwartego planu biurowego miała zachęcać do innowacyjności, kreatywności i pracy zespołowej między pracownikami a ich menedżerami. Kabiny i prywatne biura mają reputację nieprzyjaznych i archaicznych, podczas gdy koncepcja open office wydaje się po prostu bardziej energicznym, nowoczesnym i pozytywnym środowiskiem pracy. Oto główne powody, dla których firmy opowiadają się za planem otwartego biura.
Lepsza komunikacja
Dzięki otwartemu rozkładowi pomieszczeń biurowych każdy jest osiągalny. Możliwość przyjrzenia się współpracownikom i łatwego zadania im pytania zamiast chodzenia do biura lub wysyłania wiadomości e-mail sprawia, że komunikacja i współpraca odbywają się w czasie rzeczywistym. Łańcuchy e-mailowe między zespołami są redukowane i wymieniane za pomocą dyskusji na żywo, które generalnie prowadzą do szybszego podejmowania decyzji.
Większa przejrzystość dzięki przywództwu
W otwartym biurze menedżerowie i przełożeni nie są zamknięci w oddzielnej przestrzeni, a wielu decyduje się na siedzenie obok swoich zespołów. Dla kierownictwa dodatkowa bliskość prowadzi do bardziej zaangażowanych i dobrze poinformowanych liderów, a młodsi pracownicy korzystają z większej ilości czasu spędzanego na twarzach i bardziej bezpośrednich możliwości komunikacji z zespołami kierowniczymi.
Niższe koszty projektowania
W praktyce przegrody budowlane kosztują pieniądze. Ściany, przejścia, drzwi, izolacja akustyczna, przewody elektryczne, biurka i meble składają się na koszt podzielenia zespołów na prywatne biura. Otwarty plan piętra jest zbudowany wokół wspólnych obszarów i wspólnych przestrzeni ze wspólnymi stołami i wspólnymi udogodnieniami. Są one również zwykle zbudowane wokół elastycznych zasad pracy z domu, które obejmują „hot deski”, dla których pracownicy mogą wpadać i pracować według własnych harmonogramów.
Większe przestrzenie
Dodatkowo, dzięki mniejszej liczbie ścian wewnętrznych, otwarte biuro maksymalizuje powierzchnię, oferując więcej otwartych przestrzeni i dodatkową korzyść w postaci naturalnego światła. Dzięki temu biuro wydaje się bardziej przestronne dla pracowników.
Dlaczego firmy są notorycznie przed biura otwarte
Otwarty układ biurowy nie jest jednak akceptowany przez wszystkich. Idea przestrzeni bez barier może wydawać się szkodliwa dla poziomu produktywności, a pracownicy zaczynają dostrzegać urok nowoczesnych mebli i modnej estetyki. Oto argumenty przeciwko trendowi otwartego projektowania.
Brak prywatności
Biuro bez ścian i ścianek działowych może sprawić, że pracownicy będą czuli się narażeni i zaniepokojeni jakością swojej pracy. Otwarte plany pięter biurowych zmuszają pracowników do szukania prywatnych pokoi tylko po to, by odzyskać poczucie prywatności.
Wiele zakłóceń
Rzędy współpracowników na niewielkim obszarze ułatwiają wciągnięcie się w wiele różnych rozmów. Z jednej strony możesz stworzyć te wspaniałe relacje osobiste i dowiedzieć się, jak twoi współpracownicy pracują i żyją poza biurem - z drugiej strony może to być irytujące i rozproszenia uwagi może przeszkodzić Ci w efektywnym wykonywaniu pracy.
Hałas
Spośród pracowników otwartych biur 29% zgłasza problemy z wydajnością spowodowane hałasem. Maszyny generujące biały szum i słuchawki z redukcją szumów rzeczywiście pomagają, ale dla prawie jednej trzeciej pracowników zakłócenia w otwartym biurze mają ogromny wpływ na naszą zdolność wykonywania zadań.
Za mało przestrzeni do współpracy
Bez przestrzeni osobistej lub wystarczającej liczby sal konferencyjnych wszyscy walczą o prywatny kącik do wykonywania połączeń. Spotkania, które mogą odbywać się od dwóch do trzech osób, które lepiej współpracowałyby w pokoju konferencyjnym, często odbywają się w dużej sali konferencyjnej zbudowanej dla 10 osób, aby mieć własną gwarantowaną prywatną przestrzeń do myślenia.
Nasza odpowiedź: Obie firmy cierpią bez strategicznego planu sali konferencyjnej
Sala konferencyjna jest sercem większości spotkań, a zdalni uczestnicy łączą się ze swoimi laptopami lub telefonami. Te same zespoły, które zyskują spójność i koleżeństwo w otwartym biurze, potrzebują miejsca, w którym mogą aktywować pomysły i realizować plany projektów. A ci, którzy sprzeciwiają się otwartemu biuru, zwykle potrzebują alternatywnych przestrzeni prywatnych, zarówno do samodzielnego myślenia, jak i strategicznej współpracy. Niezależnie od tego, czy masz rzędy prywatnych biur, czy otwarte biurka, wszyscy potrzebujemy dedykowanych przestrzeni do współpracy na spotkania osobiste i prywatne rozmowy wideo.
Użyj podejścia strefowego
Tworząc różne strefy dla różnych stylów pracy, zapewniasz swoim pracownikom swobodę pracy w sposób, w jaki uważają, że mogą być najbardziej produktywni, bez zmuszania ich do przebywania w środowisku, w którym nie czują się komfortowo. Na przykład stwórz grupę stojących biurek w obszarze przeznaczonym do współpracy i oddzielić go od cichego obszaru pracy przeznaczonego do koncentracji. Dzięki takiemu podejściu Twoi pracownicy mogą uzyskać to, co najlepsze z obu światów — i swobodę wyboru sposobu pracy.
Wyznacz miejsce na prywatne rozmowy
Prawie jedna trzecia (31%) pracowników otwartych biur w USA poszła do szafy, przedpokoju lub nawet kabina łazienkowa odebrać osobisty telefon. Dzięki stworzeniu małych budek telefonicznych i prywatnych miejsc w biurze, pracownicy mogą odbierać telefony w prywatności i zmniejszać poczucie ujawnionego niepokoju.
Wyposaż sale konferencyjne do współpracy
Dzisiejsi profesjonaliści biznesowi spędzają prawie 40% swojego czasu w salach konferencyjnych. Dlatego wyposażenie miejsc spotkań w odpowiednie narzędzia do wideokonferencji jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Dobrze zaprojektowane przestrzenie konferencyjne, wyposażone w łatwe w obsłudze, wysokiej jakości rozwiązania do sal wideokonferencyjnych, umożliwiają bezproblemowy przebieg spotkań, a pracownikom większą produktywność i zaangażowanie.
Zidentyfikuj mniejsze przestrzenie na pokoje spotkań
Sale konferencyjne są idealne na małe, doraźne spotkania lub sesje robocze — dzięki temu pokoje gościnne zawsze dostępne i nigdy nie można zarezerwować, zespoły zawsze mają miejsce do spotkań i pracy nad projektami. Sale konferencyjne mogą również służyć jako małe, prywatne przestrzenie do prowadzenia rozmów wideo z dala od otwartego biura
