Verbinding maken met een videoconferentie vanaf uw laptop is eenvoudig genoeg. Download je favoriet videoconferentie app, selecteer om je ingebouwde webcam en microfoon te gebruiken, stop een koptelefoon in en maak verbinding met je virtuele vergadering kamer. Maar de meeste vergaderingen bevatten ten minste één vergaderruimte waar groepen kunnen samenkomen. Een laptop met een Skype-gesprek naar het einde van de vergadertafel schuiven en eromheen gaan staan is niet de oplossing. Er is een betere oplossing voor webconferenties, en deze bevat geen ingewikkelde conferentiesoftware en dongles. Hier leest u hoe u een videoconferentieruimte opzet, zodat u productieve en professionele zakelijke vergaderingen kunt houden.
3 items die nodig zijn om uw videoconferentieruimte in te richten
Cloudgebaseerde videoconferenties maken het voor iedereen ongelooflijk eenvoudig om in ongeveer tien minuten een videoconferentieruimte op gang te brengen. Dit zijn de drie componenten die u nodig heeft bij het opzetten van videoconferenties:
1. Aangesloten tv (of meerdere beeldschermen)
Conferentieruimten kunnen in grootte variëren van kleine huddle rooms tot grote boardrooms, en het is belangrijk om de weergave af te stemmen op de grootte van de ruimte. Ons artikel over een videoconferentiescherm kiezen geeft meer informatie over de voordelen van 4K-schermen en hoe twee schermen een speciale presentatieruimte kunnen bieden, maar de algemene vuistregel is: hoe groter de ruimte, hoe groter het scherm.
2. Videoconferentiesysteem
Een videoconferentiesysteem, dat bestaat uit een high-definition camera en volledige videoverwerkingscodec, verzendt en ontvangt gecodeerde video-informatie en decodeert deze als live video op het scherm van uw vergaderruimte. Net zoals een webcam de verwerkingskracht van uw laptop nodig heeft om te functioneren, is een videoconferentiesysteem veel meer dan alleen een camera. Levensgrote gunsten UDP om vertragingen te verminderen en ervoor te zorgen dat gesprekken elke keer soepel verlopen.
Alles-in-één systemen zoals de Lifesize-lijn van 4K-videoconferentiesystemen zijn speciaal gebouwd voor de vergaderruimte en ontworpen met als enige doel het vastleggen en verzenden van onberispelijke live 4K-videofeeds via het Lifesize cloudservicenetwerk.
3. Conferentietelefoon
Een conferentietelefoon met aanraakscherm biedt een speciale gebruikersinterface voor het navigeren door uw telefoonboek, het regelen van de opties voor pannen/kantelen/zoomen van de camera en het starten van oproepen. Conferentietelefoons en microfoons voor conferentiegesprekken die speciaal zijn gebouwd voor videoconferenties, zijn voorzien van echo-onderdrukking, automatische versterkingsregeling en automatische ruisonderdrukking om vergaderruimte en conferentiedeelnemers kristalheldere audio te bieden.
In 3 eenvoudige stappen uw videoconferentiesysteem opzetten
Bekijk onze volledige unboxing en setup-tutorial om te leren hoe u aan de slag kunt met de Lifesize® Icon 700™ en binnen enkele minuten 4K-videogesprekken kunt voeren met behulp van deze drie eenvoudige stappen:
- Sluit het videosysteem aan op uw kamerscherm(en)
- Koppel het videosysteem aan uw Lifesize-account
- Voer uw eerste 4K-videoconferentiegesprek, deel uw scherm in 4K en profiteer ervan face-to-face communicatie
Waarom draadloos scherm delen ideaal is in de vergaderruimte
Het fundamentele doel van vergaderingen is om informatie te delen en samen te werken aan ideeën om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Van het delen van applicaties, presentaties en bestanden tot het streamen van video en audio in de vergaderruimte, het draadloos delen van schermen neemt de complexiteit weg van het meenemen van het juiste snoer of de juiste dongle naar de vergadering. Dit zijn de drie belangrijkste redenen waarom bedrijven het delen van presentaties via een kabel hebben opgegeven:
1. Koorden breken
Niets belemmert de productiviteit van vergaderingen zo goed als een vergaderruimte met kapotte apparatuur. Zolang snoeren gedurende de dag fysiek moeten worden aangesloten op en van laptops, bestaat er altijd een risico dat snoeren na verloop van tijd kapot gaan en verslijten. Draadloos scherm delen haalt het snoer uit de vergelijking voor delen.
2. Dongles gaan verloren
Tenzij u van plan bent om elke vergaderruimte uit te rusten met elke mogelijke display-uitgangsdongle (en deze regelmatig controleert om ervoor te zorgen dat ze niet per ongeluk de kamer uitlopen), krijgt u te maken met een scenario waarin iemand niet kan delen omdat een dongle is verloren of gestolen. HDMI, VGA, Thunderbolt, USB-C, DVI … de lijst met dongles blijft groeien, maar draadloos delen maakt de afhankelijkheid van dongles in de vergaderruimte helemaal overbodig.
3. Draadloos maakt alles naadloos
met 80% van de werknemers gebruikt persoonlijke apparaten voor taken op de werkplek en bijna de helft van die gebruikers zegt productiever te zijn, is het belangrijk om na te gaan hoe BYOD-beleid de manier verandert waarop werknemers informatie delen en samenwerken. Draadloze vergaderruimteconnectiviteit stelt gebruikers niet alleen in staat om naadloos hun schermen te delen, het elimineert ook de frustraties die gepaard gaan met het proberen verbinding te maken met een gefragmenteerde vergaderruimte. Bekijk de recente Frost en Sullivan analistenrapport voor een uitgebreide duik in de voordelen van draadloos delen van schermen in de vergaderruimte.
Videoconferenties opzetten met alleen een laptop
Videoconferenties zijn niet alleen voor vergaderruimtes. Verbinding maken met collega's en klanten tijdens een videoconferentiegesprek kan rechtstreeks vanaf uw laptop of mobiele telefoon worden gedaan met niets meer dan uw browser en een ingebouwde webcam. Zo zet u een video-conferentiegesprek op met de Lifesize-app:
- Stuur een uitnodiging voor een vergadering met een ingesloten videolink
- Klik op de link wanneer het tijd is voor uw virtuele vergadering
- Controleer uw camera en audio-invoer
- Neem deel aan de telefonische vergadering, deel uw scherm en geniet van de voordelen van face-to-face communicatie
Top 3 tips voor je volgende videoconferentie
We publiceerden onlangs onze complete gids voor het hosten van een succesvol videoconferentiegesprek, maar hier zijn onze top drie tips voor uw volgende videoconferentie.
1. Wees voorbereid op de vergadering
Er is niets erger dan naar een vergadering te gaan zonder aanwijzingen voor de context en de presentator laat binnen te laten komen en wat rond te schuifelen omdat hij er niet klaar voor was. Maak een vergaderagenda stuur het van tevoren naar uw deelnemers en houd u eraan tijdens het gesprek. Het helpt niet alleen de productiviteit en efficiëntie, het zet ook de toon voor de vergadering en geeft anderen de tijd om hun vragen en bijdragen voor te bereiden, zodat het gesprek ook buiten de vergaderruimte voortgezet kan worden.
2. Gebruik beeldmateriaal om de interesse van deelnemers te vergroten.
Beeldmateriaal is een geweldige manier om een videovergadering interessant en fris te houden. Deel live applicaties, PowerPoint™-presentaties, video's, grafieken, grafieken en al het andere voor realtime samenwerking.
3. Vergeet niet jezelf te zijn.
We zijn ver voorbij videoconferenties die uitsluitend voor driemaandelijkse doeleinden worden gebruikt bestuursvergaderingen met uw directieteam — het is getransformeerd tot een dagelijkse manier van face-to-face communiceren. Net als sms'en, telefoneren of naar het bureau van je collega lopen en persoonlijk chatten, gaat het bij videoconferenties om wat er wordt besproken. Dus maak je geen zorgen als het gaat om op de camera komen - wees gewoon jezelf!
Opzetten van videoconferencing voor callcenters
Om superieure ondersteuning te bieden en de oplostijden te verbeteren, maken veel callcenters van de klantenservice gebruik van videoconferentiemogelijkheden ACD systemen
zodat ze snel op video gebaseerde gesprekken kunnen starten vanaf elk ondersteuningskanaal, inclusief telefoon, e-mail, chat, sms en sociale media. Met mogelijkheden voor het delen van schermen, naadloze integratie en een intuïtieve, gebruiksvriendelijke interface, CXEngage van Serenova is de duidelijke leider. Ga voor meer informatie over het instellen van videoconferenties voor uw callcenter naar Serenova.
Klaar om videoconferenties op te zetten met Lifesize?
Honderdduizenden zakelijke professionals gebruiken Lifesize elke dag om persoonlijk in contact te komen met hun collega's, partners, klanten en potentiële klanten. Na meer dan vijftien jaar ontwikkelen vergaderruimte systemen, draadloze presentatieapparaten voor vergaderruimtes, apps voor videoconferenties en wereldwijd cloudnetwerk dat alles samenbindt, nemen we geen genoegen met minder dan geweldig. Lifesize levert een ongeëvenaarde uniforme vergaderervaring waarop u erop kunt vertrouwen dat deze de eerste keer werkt, elke keer weer. Plan een snelle demo or maak hier een gratis account aan.
