Den distribuerte teamteknologistakken: 20+ apper og verktøy

Effektiv kommunikasjon og produktivitet er toppprioriteter og utfordringer for bedrifter med en distribuert arbeidsstyrke. Heldigvis finnes det en rekke verktøy utviklet for å forbedre de ansattes produktivitet, men å bygge en teknologistabel for distribuerte team er ikke bare et spørsmål om å ha en samling flotte verktøy. Det er hvordan du bokstavelig talt stabler disse verktøyene og hvordan de fungerer sømløst sammen som gjør dem nyttige og effektive for dine ansatte. Her er 20+ apper og verktøy for å holde den eksterne arbeidsstyrken produktiv og jobbe sammen som én enhet uavhengig av deres fysiske plassering.

7 typer fjernarbeidsverktøy

1. Verktøy for videokonferanser
2. Verktøy for prosjektledelse
3. Meldingsverktøy
4. Verktøy for filhåndtering og deling
5. IT-aktiveringsverktøy
6. HR-aktiveringsverktøy
7. Teambyggingsverktøy

Verktøy for videokonferanser

Skybaserte videokonferanser

Skybaserte videokonferanser er spesielt nyttig for selskaper med distribuerte team siden du kan koble til en videokonferansesamtale på hvilken som helst smartenhet eller bærbar datamaskin, fra hvor som helst. De Livsstørrelse app gir deg en enkel måte å starte en videochat, bli med i et møte eller planlegge en videokonferansesamtale rett fra din PC, Mac, nettbrett eller telefon. Det betyr at eksterne teammedlemmer som jobber hjemmefra, kaffebarer, kollegasentre og på farten alle enkelt kan koble til en videosamtale og ha den samme brukeropplevelsen på tvers av ulike enheter. Det eneste som er annerledes er skjermstørrelsen.

4K konferanseromsystemer

Ved å koble skybasert videokonferanseprogramvare med bransjens beste 4K møteromsløsninger, Lifesize leverer en virkelig bemerkelsesverdig møteopplevelse for hver samtale. Den naturtro bildekvaliteten, innholdsdelingen med ultrahøy definisjon og overlegen lyd gir møtene dine liv og får det til å føles som et møte med det distribuerte teamet ditt i samme rom. Lifesize tilbyr tre forskjellige 4K-kamerasystemer slik at du kan finn den rette passformen for møteplassen din.

Trådløs skjermdeling

Trådløs skjermdeling lar deg spare bryet og tapt tid med å prøve å finne og sende den riktige dongelen eller ledningen under møtet. Livsstørrelse Del gjør det bemerkelsesverdig enkelt å dele skjermen din i sanntid, spille av en video og kontrollere presentasjonen direkte fra smartenheten din. Lifesize Share sikrer at presentasjonene dine går jevnt og fanger oppmerksomheten til alle på telefonkonferansen.

Tavle deling

Tavler er flotte for raskt å dele ideer, idédugnad med teamet ditt og gjøre visuelle konsepter lettere å forstå, men hvis du kaller inn i møtet over video, er det lett å føle seg utenfor. Lifesize Share med Kaptivo whiteboard-kamerasystem lar deg fange og dele innhold digitalt fra en hvilken som helst standard tavle. Kaptivo fjerner mennesker, refleksjon og gjenskinn fra tavleøkten og presenterer et klart og skarpt digitalt bilde til alle på samtalen i sanntid. Etter møtet kan du enkelt laste ned eller dele tavleøkten din med hele teamet ditt eller personer utenfor organisasjonen din.

Verktøy for prosjektledelse

asana

asana er en populær nett- og mobilapplikasjon utviklet for å hjelpe team med å organisere, spore og administrere arbeidet sitt. En av de beste tingene med Asana er det enkle og brukervennlige grensesnittet. Det gir deg fleksibilitet over hvordan prosjektbordet ditt ser ut, lar deg enkelt flytte rundt på oppgavelister og fremhever forfallsdatoer for prosjekter, mottakere og fremdrift. Du har også tilgang til en aktivitetsfeed på dashbordet ditt for å se hva teamet ditt jobber med for øyeblikket. Asana fungerer utmerket for mindre komplekse prosjekter.

Jira

Jira hjelper deg med å planlegge, spore og administrere dine smidige og programvareutviklingsprosjekter. Den kan utnyttes fullt ut av større selskaper som trenger å koordinere flere komplekse prosjekter med en distribuert arbeidsstyrke. Alle prosjekter går gjennom en tilpasset oppgavearbeidsflyt som kontrollerer statusen til prosjektet samt reglene for overgangen til andre statuser.

Monday.com

Monday.com er et tilpassbart verktøy som forenkler måten team administrerer arbeidsmengder, sporer prosjekter og kommuniserer. De fleste prosjektstyringsverktøy lar bare teammedlemmer få tilgang til sine egne arbeidsområder, noe som gjør det vanskelig å jobbe med frilansere og tredjepartsbedrifter. Med Monday.com kan du legge til så mange tredjepartsbrukere du vil og tilpasse tilgangsrettighetene deres for å sikre at de bare ser prosjekter som er tildelt dem.

Meldingsverktøy

Slack

Slack er en mester når det kommer til direktemeldinger for bedrifter og en morsom måte å legge til en-til-en og gruppechatter på tvers av hele organisasjonen. I tillegg til tekster kan du også sende GIF-er og videoer på plattformen, noe som gjør meldingene mer spennende. Du kan arkivere opptil 10,000 XNUMX meldinger og alle filer og chatter er søkbare. Slacks-grensesnittet gir en av de beste brukeropplevelsene på alle enhetene dine.

Microsoft-lag

Microsoft-lag er den mest populære meldingsappen for bedrifter og et eksepsjonelt verktøy for vedvarende samarbeid og dokumentdeling innenfor Office 365®-plattformen. Det er et godt valg for selskaper som allerede betaler for et Office 365 Premium- eller Essentials-abonnement siden det er inkludert i abonnementet. Det finnes en rekke tredjepartsapper som også integreres sømløst med Microsoft Teams. Livsstørrelse integrasjoner med Microsoft Teams legger til lyd- og videoopplevelsen i Lifesize-kvalitet til Microsoft Teams-grensesnittet og utvider videokonferansefunksjonene til partnere, potensielle kunder og andre kontakter utenfor organisasjonen din.

Google Hangouts

Google Hangouts startet som en forbrukervennlig chat-tjeneste, men har forvandlet seg til en nyttig integrasjon i G Suite-appene for bedrifter. Google Hangouts Chat følger med en bedrifts-G Suite-konto, så hvis organisasjonen din allerede bruker Gmail for e-post eller Google Dokumenter for tekstbehandling, har du allerede Google Hangouts Chat, og du trenger ikke å betale ekstra for det. Hangouts Chat lar teamet ditt på opptil 8,000 medlemmer enkelt kommunisere gjennom bruk av et chatterom og direktemeldinger.

Verktøy for filbehandling og deling

OneDrive

Microsofts filverts- og synkroniseringstjeneste er OneDrive og det er inkludert i et Office 365-abonnement. Lagre, få tilgang til og del Office 365-filer, inkludert Microsoft Teams, fra alle enhetene dine med OneDrive. Endringer du gjør offline, lastes automatisk opp neste gang du kobler til. OneDrive lar deg jobbe med dokumenter med personer i og utenfor organisasjonen din i sanntid ved hjelp av Word, Excel og PowerPoint.

Google Docs

Som en del av G Suite-appene, Google docs lar deg lage og jobbe med dokumenter med personer i og utenfor organisasjonen din og se direkte redigeringer mens andre skriver og kommuniserer gjennom en innebygd chat-funksjon. Siden dokumentene er lagret på Google Disk, trenger du ikke å installere et program på datamaskinen for å bruke det, og du kan få tilgang til dokumentene hvor som helst du har en internettforbindelse.

dropbox

dropbox er en enkel, pålitelig filsynkroniserings- og lagringstjeneste med forbedrede samarbeidsfunksjoner. DropBox kommer virkelig til sin rett når du fordyper deg i tjenestens ekstrafunksjoner som Dropbox Paper som fungerer som en gruppes samarbeidsarbeidsområde og Dropbox Rewind som lar deg gjenopprette mapper eller hele kontoer fra et bestemt tidspunkt. Nettversjonen av Dropbox lar deg redigere filer uten å måtte laste dem ned.

IT-aktiveringsverktøy

TeamViewer

TeamViewer er et viktig eksternt skrivebordsverktøy for IT-ansatte som støtter distribusjonsteam siden personlig støtte ikke er mulig. TeamViewer lar IT-administratorer eksternt koble til ansattes stasjonære datamaskiner, mobile enheter og IoT-enheter fra hvor som helst, når som helst for sanntidsstøtte eller tilgang til filer, nettverk og programmer. IT-ansatte kan koble seg på tvers av flere plattformer og invitere flere IT-teknikere til komplekse støtteøkter.

Okta

Okta er en tilgangsadministrasjonsplattform som sikrer et selskaps kritiske ressurser og gir en enkelt påloggingsløsning for ansatte. Med Okta kan IT administrere ansattes tilgang til enhver applikasjon eller enhet. Den leveres med innebygd rapportering, og integreres dypt med sky-, mobil- og lokale applikasjoner, kataloger og identitetsadministrasjonssystemer.

Group Policy

Konsernledelse er et sentralisert konfigurasjons- og administrasjonsverktøy i Microsofts IT-miljø. Dette gir IT-administratorer ett sted hvor de kan konfigurere en rekke Windows-innstillinger for hver datamaskin på nettverket. Disse innstillingene kan håndheves slik at brukere ikke kan endre dem. Gruppepolicybehandling er også nyttig for å låse datamaskiner, begrense tilgang til bestemte mapper eller applikasjoner og skyve ut programvareoppdateringer for hele selskapet.

HR-aktiveringsverktøy

DayForce

Ceridian Dayforce er en skyplattform for humankapitaladministrasjon som kombinerer HR, lønn, fordeler, arbeidsstyrkeledelse og talentadministrasjon i én enkelt applikasjon. Den forener HR-data for hele selskapet ved å plassere alle ansattes informasjon på ett sted, fra kompensasjon til fordeler og ytelse. Dayforce gir også ansatte direkte tilgang til å se og administrere sine egne data og aktiviteter for å redusere den administrative byrden på HR.

Søkerlederen

Søkerlederen (TAM) er en skybasert søkersporingsløsning som hjelper rekrutteringsbyråer og HR å strømlinjeforme ansettelses- og ombordstigningsprosessen. TAM tillater å legge ut jobbdetaljer på flere gratis og betalte jobbtavler som Indeed, GlassDoor, Monster og lar HR spore stillingsannonser og aktivt engasjere kvalitetskandidater. I tillegg tilbyr TAM avanserte søkefunksjoner for å filtrere søkere etter nøkkelord, vurderinger, ferdigheter eller tagger.

Sjimpanse eller Champ

I et tradisjonelt kontormiljø er det relativt enkelt å vurdere de ansattes engasjement og tilfredshet. For selskaper med en distribuerende arbeidsstyrke er det litt vanskeligere å måle medarbeidertilfredshet. Sjimpanse eller Champ er et anonymt overvåkingsverktøy for ansattes lykke som ber ansatte en gang i uken om å dele følelsene sine, identifisere smertepunkter og sende handlingsrettede tilbakemeldinger. Det krymper tilbakemeldingssløyfen som er utbredt i tradisjonelle medarbeiderundersøkelser ettersom rapporter deles umiddelbart.

Teambyggingsverktøy

StrengthsFinder

Clifton StrengthsFinder vurdering hjelper deg med å identifisere områdene der du og teamet ditt har størst potensiale for å bygge styrke. Den måler tilbakevendende mønstre av tanker, følelser og atferd. Der de fleste vurderingstester fokuserer på å utvikle eller fikse svakheter, fokuserer StrengthFinder på ansattes styrker og gir dybdeverktøy og rapporter om hvordan man kan bruke disse styrkene til å bygge sterkere individer og team.

Mo

Å føle seg verdsatt er grunnleggende for ethvert godt arbeidsmiljø. Mo er en fersk tilnærming til ansattes anerkjennelse som forbedrer medarbeidernes engasjement med fokus på sosial og peer-to-peer aktivitet. Plattformen lar lagkamerater og ledere nominere og anerkjenne ansatte som har gått utover med spesielle priser og premier i en morsom sosial setting.

Mitt liv andre steder

En av de største utfordringene ved å jobbe med distribuerte team som er lokalisert over hele verden, er å håndtere skjevheter knyttet til kulturforskjeller. Mitt liv andre steder er et samarbeidsfellesskap som lar deg sammenligne landet du bor i med andre land rundt om i verden. Den viser deg ulike statistikker som skiller landet ditt fra andre, inkludert levekostnader, geografisk størrelse, livskvalitet og kultur, slik at du har en bedre forståelse av hvordan det er å bo og jobbe i kollegaens land.

3 faktorer å vurdere når du bygger stabelen din

Interoperabilitet

Interoperabilitet er muligheten for en løsning eller et programvareverktøy til å utveksle data og operere sammen med andre løsninger eller programvareverktøy. Å ha verktøy fra forskjellige produsenter i teknologistabelen din som integrerer og fungerer sammen sparer ikke bare bedriften for penger, men forbedrer en ansatts læringskurve og arbeidsflyt. For eksempel, for selskaper som har standardisert på Microsoft Office 365 Integrasjoner i naturlig størrelse for Microsoft legger til klassens beste lyd- og videokvalitet og avanserte kommunikasjons- og samarbeidsteknologier til deres eksisterende Microsoft Teams og Microsoft Outlook arbeidsflyter.

Sikkerhet

Du må ta deg tid til å vurdere risikoprofilene til leverandørene dine og forstå om hvert verktøy i teknologistabelen din er bygget og konfigurert for å beskytte sensitive data. Et brudd på sikkerheten forstyrrer ikke bare virksomheten din, men det kan skade bedriftens omdømme og utløse økonomiske og juridiske problemer. Etter hvert som mer teknologi blir skybasert, er det viktig at du velger leverandører som tilbyr de nyeste krypteringsteknologiene og har en dokumentert merittliste for å beskytte kundens personvern og data.

skalerbarhet

Teknologistabelen din må kunne skaleres etter hvert som bedriften din vokser. Dette betyr å velge teknologi som kan håndtere nye brukere og trafikk til en rimelig pris mens du fortsetter å ansette nye medarbeidere, åpner flere kontorer og får nye kunder og partnere. Eventuell latens kan skade veksten din. I tillegg kan det å gjøre store endringer i teknologistabelen din for å imøtekomme ditt voksende selskap spise opp tid og penger med utgifter til ny teknologi, omfattende testing og opplæring av ansatte.

Teknologistabelen din må kunne skaleres etter hvert som bedriften din vokser. Dette betyr å velge teknologi som kan håndtere nye brukere og trafikk til en rimelig pris mens du fortsetter å ansette nye medarbeidere, åpner flere kontorer og får nye kunder og partnere. Eventuell latens kan skade veksten din. I tillegg kan det å gjøre store endringer i teknologistabelen din for å imøtekomme ditt voksende selskap spise opp tid og penger med utgifter til ny teknologi, omfattende testing og opplæring av ansatte.