Hvordan administrere et distribuert team

Å lede et distribuert team kan være utfordrende. Det er lett å føle seg koblet fra teamet ditt, støte på kommunikasjonsproblemer og når du legger til kulturelle forskjeller i blandingen, kan ting bli komplisert raskt. Harvard University-instruktør Julie Wilson forklarer, "Å administrere et virtuelt team krever at ledere dobler ned på det grunnleggende for god ledelse, inkludert å etablere klare mål, gjennomføre gode møter, kommunisere tydelig og utnytte teammedlemmenes individuelle og kollektive styrker." Å lykkes med å administrere et eksternt team er utfordrende, selv for de mest erfarne lederne. Det krever tid, tålmodighet og mye øvelse, men med de riktige prosessene og verktøyene på plass, er det mulig å ha et produktivt og engasjert helt eksternt team.

8 tips for å administrere et distribuert team

1. Ansett de rette menneskene

Først må du ansette folk som du kan stole på og som er komfortable med å jobbe på egenhånd. Siden du ikke vil være i stand til konstant å sjekke inn på hvert eksternt teammedlem, må du finne personer som kan bidra positivt til teamet ditt uten gruppepress, mikroledelse og konstant oppmerksomhet. "Lei inn doers," Wade Foster, medgründer av Zapier,sier.“ Doers vil få ting gjort selv om de jobber fra en bortgjemt øy. Du trenger ikke gi gjørere oppgaver for å vite at noe vil bli gjort. Du må fortsatt gi veiledning og veiledning ... men i fravær av det vil en doer få noe til å skje."

2. Ombord med hele det eksterne teamet i sanntid

Å utvikle en effektiv ombordstigningsprosess hjelper nyansatte raskt å akklimatisere seg til jobben og bli kjent med teamet deres. Ved å umiddelbart introdusere nye teammedlemmer og gi muligheter for alle til å bli kjent med hverandre gjennom ansikt-til-ansikt videokonferanser, er det mer sannsynlig at ansatte stoler på hverandre og føler seg knyttet til teamet sitt. Det finnes en rekke morsomme virtuelle isbryteraktiviteter du kan gjøre med ditt distribuerte team ved hjelp av videokonferanser. I tillegg er det en god idé å tilordne en mentor for å hjelpe den nye medarbeideren med en jevn overgang til sin nye rolle. Mentoren vil også fungere som en umiddelbar ressurs for den ansatte når de står fast eller bare har et enkelt spørsmål. Målet er å få den nyansatte til å føle seg verdsatt og være en del av teamet så raskt som mulig. «Som en som jobber eksternt og selv leder et team med eksterne ansatte, vet jeg hvor kritisk ombordstigningsfasen er i ansattes livssyklus. Vellykket ombordstigning for eksterne ansatte er avhengig av å utvide organisasjonens kultur utover de fire veggene og gjennom en skjerm. Start med å droppe e-post nesten helt i løpet av de første ukene, og få video involvert fra starten for å bruke så mye tid ansikt til ansikt som mulig. Arranger dessuten møter med nøkkelinteressenter via video tidlig for å fremme en følelse av selvforsyning og sikre at den ansatte føler seg knyttet til det bredere fellesskapet.» Tim Maloney, SVP for Worldwide Channels hos Lifesize

3. Sett klare forventninger

Ved overgang til et helt eksternt team bør ledere prioritere utvikling av klare retningslinjer og forventninger. De fleste lagene består av en mangfoldig gruppe mennesker. Noen ansatte kan ha tidligere ekstern arbeidserfaring, mens andre ansatte kan være helt nye til å jobbe hjemmefra. For å sikre at alle fungerer på lik linje, er det viktig at du setter klare og realistiske forventninger til hele teamet ditt med en gang.

Å ikke avklare forventninger tidlig kan føre til problemer og misforståelser på veien som kan forårsake store forstyrrelser i teamets arbeidsflyt og ytelse. Avklar hvilke verktøy teamet ditt vil bruke, hvordan du vil kommunisere, hvilke timer alle forventes å jobbe, hvordan og når prosjekter vil bli fullført, og når ting endres, kommuniser det også. Forventningene dine bør skrives ned, sendes i en e-post og være lett tilgjengelige for hele teamet ditt. Dette vil sikre at alle er på samme side og det er ingen tvetydighet i hva som forventes av hvert teammedlem.

4. Bruk de riktige kommunikasjonsverktøyene på nett

Etter at du har klart definert forventningene dine, er det på tide å finne de riktige verktøyene som vil hjelpe teamet ditt å møte disse forventningene og få arbeidsdagene til å løpe jevnt og effektivt. Forskning viser at gjennomsnittlig kontorarbeider har 5 eller flere apper åpne til enhver tid, så det er viktig å velge med omhu for å unngå å skape enda mer app-tretthet eller forvirring om hvor ansatte bør gå for å lete etter informasjon.

Det finnes hundrevis av samarbeids- og kommunikasjonsløsninger og utallige produktivitetsverktøy utviklet for å hjelpe distribuerte team med å være produktive. Skybaserte videokonferanseverktøy som Livstørrelse og chat-apper som Slack og Microsoft-lag gjør det enkelt å holde konstant kommunikasjon med dine eksterne teammedlemmer. Prosjektledelsesverktøy som asana, Monday.com og ProjectManager.com hjelp med tidsstyring og hold teamet ditt på rett spor for å unngå å kaste bort tid på distraktorer og ikke-produktivt arbeid. I lys av den nylige koronavirussituasjonen tilbyr mange selskaper sine tjenester gratis, inkludert Livstørrelse. Gjør din research for å finne verktøyene som vil fungere best for deg og teamet ditt.

5. Lag en video-først kultur

Uten de daglige personlige interaksjonene som tradisjonelle ansatte på kontoret er vant til, er det lett for ansatte som jobber hjemmefra for første gang å føle seg ensomme og frakoblet resten av teamet. Ved å skape en video-først-kultur som prioriterer bruk av videokonferanseverktøy for kommunikasjon, i motsetning til kun lydkonferansesamtaler eller tekstbaserte apper, kan teamet ditt ha meningsfulle og engasjerende ansikt-til-ansikt-interaksjoner. Videokonferanser gir mer av en "in-person" interaksjon og tilfører et menneskelig element til samtalen som ofte mangler i andre former for digital kommunikasjon. Ved å tydelig se og høre lagkameratene dine, kan du bedre forstå dem ved å plukke opp ikke-verbale signaler og få kontakt med dem på et dypere nivå, uansett tidssoneforskjell.WP Engine er den ledende WordPress digitale opplevelsesplattformen med over 500 ansatte lokalisert i USA, Europa og Australia. Som et selskap som gjør deres kultur til en topp prioritet, ble de møtt med utfordringen med å bringe enhet til team spredt over tre kontinenter på seks forskjellige kontorer. Ved å ha Lifesize i møteplasser i alle kontorlokaler og på alle ansattes bærbare datamaskiner, kan medarbeidere umiddelbart koble til hverandre, og ledere kan effektivt administrere eksterne ansatte i en-til-en videosamtaler. Menneskelig interaksjon hjelper ansatte med å ha engasjerende samtaler og personlige forbindelser med ledere og teammedlemmer tusenvis av kilometer unna.[Les hele casestudien]

6. Arranger regelmessige en-til-en- og teammøter

Konstant kommunikasjon er nøkkelen til å holde ditt distribuerte team produktivt og engasjert. Planlegg regelmessige teammøter tidlig i uken ved å bruke videokonferanser for å diskutere prosjektstatuser, hindringer som teammedlemmene møter og mål for uken. Senere i uken kan du vurdere å arrangere lengre "avslutningsmøter" for å snakke om teamets prestasjoner. Du kan også bruke denne tiden til å gjenkjenne fremragende arbeid og planlegge for neste uke.

I tillegg til teammøter, er stand-up-møter, regelmessige en-til-en-møter med hver av dine ansatte anbefalt på det sterkeste for å sikre at alle forblir tilkoblet og engasjert. Faktisk, studier har vist at ansatte hos ledere som ikke har regelmessige 1:1-møter har fire ganger større sannsynlighet for å føle seg uengasjert på jobb. Mens 1:1-møter kan være tidkrevende for ledere med store team, spiller de en avgjørende rolle i å få teammedlemmene til å føle seg verdsatt som individer, samtidig som de gir dem muligheten til å stille spørsmål, diskutere problemer eller komme med forslag som de kanskje ikke har følt seg komfortable med. deling i gruppemiljø.

7. Overkommuniser mål for å hjelpe eksterne ansatte til å lykkes

For ansatte som synes at fjernarbeid er vanskelig, er overkommunikasjon av individuelle mål og oppgaver en effektiv måte å sikre at de er fokusert på de riktige tingene. Dette betyr å bruke et klart og presist språk som ansatte lett kan forstå for hvert prosjekt. Bruk prosjektstyringsverktøy for å hjelpe ansatte med å holde seg på oppgaven, forstå hvert trinn i prosjektet og vite når prosjektet skal forfalle. Effektiv administrasjon av et distribuert team vil ikke fungere hvis du bare er fokusert på å spore ansattes arbeidstimer. I stedet er den beste måten å måle en ansatts ytelse på å fokusere på resultatene. Å skape en resultatorientert kultur betyr å stole på teamet ditt og gi slipp på den vilkårlige og tvungne ni-til-fem, 40-timers arbeidsuken. Fokuser i stedet på bidrag fra individuelle teammedlemmer. Hvordan og når de fullfører oppgaver bør ikke ha betydning så lenge arbeidet er gjort godt og gjort i tide.

8. Tilby bindingsmuligheter

Siden regelmessige personlige sammenkomster ikke er et alternativ for de fleste eksterne arbeidere og distribuerte team, kan du finne andre måter å knytte teamet ditt på utenom de vanlige teammøtene. Ansatte kan etablere arbeidstilpassede sosiale medier-sider, bokklubber og private chat-grupper hvor de kan spille spill, ha letthjertede samtaler om sitt arbeid og privatliv, legge ut bilder av familiene eller kjæledyrene sine og dele personlige suksesshistorier. Noen selskaper har til og med vanlig vertskap virtuelle lykkelige timer å la ansatte tilfeldig samhandle og fange opp gjennom videokonferanser mens de jobber eksternt.

Sheel Gupta, Chief Growth Officer ved Ydmyk prikk, delt på Quora hvordan hun holder det eksterne teamet sitt engasjert, «En av de vanligste utfordringene ved fjernarbeid er at teammedlemmer føler seg ensomme og frakoblet. Å være ekstern betyr at teamet ditt er mindre sannsynlig å ha spontane samtaler og ikke-arbeidsrelaterte aktiviteter. Jeg oppfordrer eksterne team til å bringe tradisjoner på kontoret inn i deres fjernarbeidsstil. Laget mitt har for eksempel spillkvelder annenhver uke, og under vårt eksterne eksperiment holdt vi en virtuell spillkveld.»

Til slutt, prøv å arrangere personlige sammenkomster med hele teamet ditt minst en eller to ganger i året. Dette kan være utfordrende og dyrt, men fordelene ved å ha teamet ditt personlig og fremme bedre arbeidsforhold oppveier langt reisekostnadene.