Vanlige distribuerte teamutfordringer (og hvordan du løser dem)

Når du administrerer et distribuert team der noen eller alle medlemmer av teamet ditt jobber på forskjellige fysiske steder, er det lett at ting går ubemerket hen. Enten det er lav medarbeidermoral, ineffektivitet i prosesser, tapte muligheter på prosjekter eller mangel på teamsamarbeid, kan disse ubemerkede problemene bli store snublesteiner for teamet ditt over tid. Selv med alle fremskritt innen teknologi knyttet til kommunikasjon, samarbeid og produktivitet for distribuerte operasjoner, er det fortsatt utfordrende å effektivt administrere og drive en distribuert arbeidsstyrke. Vi har skissert noen av de vanlige utfordringene for distribuerte lag og gitt tips for å hjelpe deg med å overvinne hver hindring.

7 Vanlige distribuerte teamutfordringer og løsninger

1. Mangel på personlig interaksjon

 Ifølge en fersk fjernarbeidsundersøkelse, den største utfordringen for fjernarbeidere er kommunikasjon. Uten å være i stand til tilfeldig å stoppe ved en kollegas skrivebord eller ha "vannkjølerprat" i pauserommet, opplever mange helt eksterne ansatte mangelen på menneskelig interaksjon som ensom. Det blir også stadig mer utfordrende å bygge autentiske relasjoner og effektivt kommunisere når du har et distribuert team. Vanlige tekstbaserte kommunikasjonsverktøy som e-post- og chat-apper gjør det vanskelig å bedømme kollegers følelser, fange opp nonverbale signaler eller lese kroppsspråk. 

Løsning: Fremme en video-først-kultur

Videokonferanser hjelper til med å styrke distribuerte team ved å la kollegaer kommunisere ansikt til ansikt, på samme måte som personlig interaksjon. I motsetning til chat-basert kommunikasjon eller kun lydsamtaler, gjør videokonferanser det enkelt å lese ansiktsuttrykk, kroppsspråk og andre ikke-verbale signaler som er avgjørende for effektiv kommunikasjon. Faktisk, studier vis at 93 % av kommunikasjonen er nonverbal. Foster a video-first kultur som prioriterer å bruke videokonferanseverktøy som hovedkilden til kommunikasjon for å bidra til å øke det distribuerte teamets engasjement og koble til på et dypere nivå.

2. Mangel på tillit

Hvordan vet du om dine eksterne teammedlemmer faktisk jobber hvis du ikke kan se dem? Naturen til geografisk distribuerte team, med ansatte som jobber til forskjellige tider og steder, gjør det vanskelig for noen ledere å stole på eksterne medlemmer av teamet deres. Selv om studier viser at eksterne arbeidere generelt er mer produktive enn sine kontorbaserte kolleger, sliter noen ledere fortsatt med ideen om at eksterne teammedlemmer faktisk får arbeidet gjort når de overlates til sine egne enheter.

Løsning: Lag klare retningslinjer og målbare mål

Som leder er det viktig å ha klart definerte retningslinjer skriftlig for hvordan alle medlemmer av teamet ditt skal jobbe. Disse retningslinjene kan inkludere hvilke møter alle teammedlemmer bør delta på, nødvendige responstider på problemer, timer i løpet av dagen alle teammedlemmer skal være online, kvaliteten på arbeidsstandarder og andre spesifikke forventninger. I tillegg vil det å lage målbare oppgaver med forfallsdato for hvert medlem av teamet ditt sikre at alle bidrar til teamets overordnede mål. Det finnes en rekke nettbaserte arbeidsflyter for prosjektledelse som støtter denne prosessen og gjør det enkelt å effektivt administrere din distribuert teams produktivitet.

3. Distraherende miljøer for eksterne arbeidere

Mange ansatte liker å jobbe hjemmefra, en kaffebar eller til og med stranden, men noen sliter med disse distraherende miljøene. Enten det er husarbeid, barn, kjæledyr eller en fristende lur, er det mange distraksjoner som konkurrerer om oppmerksomheten din i eksterne arbeidsmiljøer. Hver distraksjon kan få en ekstern medarbeider til å utsette og redusere arbeidsrelatert produksjon.

Løsning: Sørg for ansvarlighet

En av fordelene med å ha ansatte som jobber hjemmefra eller andre steder som ikke er på kontoret, er at de kommer på jobb når de er mest produktive. For noen ansatte kan dette bety at de jobber etter eller før vanlig arbeidstid på dagtid. Det kan imidlertid være anledninger når en deadline nærmer seg, og en ekstern ansatt ikke virker fokusert på å fullføre prosjektet i tide. For å håndtere dette problemet best mulig, sørg for at hvert medlem av teamet ditt er ansvarlig for arbeidet sitt, og at de tydelig vet når deres individuelle oppgaver skal utføres. Uten å invadere personvernet er det også bra å ha regelmessige en-til-en-innsjekkinger med eksterne ansatte for å måle fremgang. Det er urealistisk å forvente at alle i teamet ditt skal jobbe i samme tempo, men du bør ha en generell ide om hvor lang tid hver oppgave skal ta og sette mål og forfallsdatoer deretter. Så selv om et eksternt teammedlem blir distrahert i løpet av dagen med en ikke-arbeidsrelatert aktivitet, vil de fortsatt være ansvarlige for å fullføre oppgavene sine i tide som resten av teamet ditt.

4. Mangel på bedriftskultur

Siden noen ansatte kan jobbe sammen i et tradisjonelt kontormiljø mens andre jobber eksternt hjemmefra, kollegarom eller mindre satellittkontorer, er det å bygge og opprettholde en enhetlig bedriftskultur på tvers av geografisk distribuerte team en av de største utfordringene for selskaper med en global arbeidsstyrke. Med mangel på personlig interaksjon føler eksterne ansatte seg ofte utenfor og ekskludert fra bedriftskulturen.

Løsning: Skap muligheter for teambygging og binding

For geografisk distribuerte team må bedriftens kultur gå utover tradisjonelle fester på kontoret, spill og happy hours. Finn i stedet måter teamet ditt kan koble sammen ansikt til ansikt ved hjelp av videokonferanser. Du kan være vertskap for videosamtaler med teamsamtaler der kolleger kan chatte og samhandle med hverandre tilfeldig, spille spill eller ha morsomme utfordringer. Det finnes også en rekke virtuelle isbryteraktiviteter du kan gjøre med ditt distribuerte team ved hjelp av videokonferanser. I tillegg er det en god idé å samarbeide med nye medarbeidere med andre kolleger. Dette vennesystemet kan fungere som en mulighet for veiledning og bidra til å etablere dypere relasjoner og oppmuntre til bedre gi-og-ta blant alle teammedlemmer. 

5. Produktivitetsproblemer

En av de store utfordringene med å lede et distribuert team er å sikre at alle ansatte fullfører arbeidet i tide, effektivt og opp til selskapets standarder. Uten det daglige tilsyn i et distribuert arbeidsmiljø, kan det hende at noen eksterne teammedlemmer ikke bruker tiden sin klokt. I tillegg kan dårlig kommunikasjon, mangel på målbare mål og ansvarlighetsproblemer alle påvirke teamets produktivitet.

Løsning: Utvikle prosesser

For å holde teamet ditt på sporet og produktivt, må du utvikle og implementere et sett med strømlinjeformede prosesser. I tillegg til å bruke prosjektledelsesprogramvare som asana og Monday.com, synes mange team å ha daglig eller ukentlig rask synkronisering er avgjørende for å fremme samarbeid og produktivitet. Å ha en uformell gruppeinnsjekking ved hjelp av videokonferanser med jevne mellomrom holder teamet på samme side og holder hvert teammedlem ansvarlig for sine daglige oppgaver og pågående prosjekter. Ledere bør også sette opp vanlige en-til-en videosamtaler med sine direkte rapporter. Dette gir ansatte en bestemt tid til å diskutere fremdriften til prosjekter eller eventuelle arbeidsrelaterte problemer.

6. Kulturelle forskjeller

Mange bedriftsbedrifter sysselsetter folk fra hele verden. Denne mangfoldige globale arbeidsstyrken kan inkludere ansatte som har drastisk forskjellige kulturer, arbeidsetikk, kommunikasjonsstiler, verdier og kontekst. Som et resultat kan distribuerte team finne det vanskelig å forstå hverandre og effektivt samarbeide. Ledere står overfor utfordringen med å overvinne kulturelle forskjeller og finne felles grunnlag for å lykkes med å administrere sitt mangfoldige team.

Løsning: Implementer tverrkulturelt opplæringsprogram

Tverrkulturell eller flerkulturell trening, er ment å hjelpe folk med å overvinne kulturelle utfordringer, håndtere stereotypier og lære hvordan de effektivt kan kommunisere og lytte bedre. Siden hvert distribuert team er unikt, er det ikke noe tverrkulturelt treningsprogram som passer for alle, men du bør ha en plan på plass som fremmer flerkulturell forståelse og læring for ditt mangfoldige team. Under introduksjonen av nye ansatte kan du være vert for morsomme isbryter-videokonferanser og invitere teammedlemmer til å dele regionale favorittmat, skikker og historier. Du kan også bruke ressurser som Mitt liv andre steder, som er et samarbeidsfellesskap som lar deg sammenligne landet du bor i med andre land rundt om i verden. Den viser deg ulike statistikker som skiller landet ditt fra andre, inkludert levekostnader, geografisk størrelse, livskvalitet og kultur, slik at du har en bedre forståelse av hvordan det er å bo og jobbe i kollegaens land.

7. Tidssone uoverensstemmelse

Globalt distribuerte team består ofte av ansatte som spenner over flere tidssoner. Dette kan gjøre det vanskelig å planlegge teammøter eller få raske svar fra eksterne kolleger. Når du sitter ved siden av lagkameraten din i et kontormiljø, er det lett å henvende seg til dem og raskt stille et spørsmål midt på dagen på et prosjekt, men når kollegaen din sitter tusenvis av kilometer unna eller muligens flere tidssoner unna, blir denne enkle oppgaven mye mer utfordrende. Den eksterne kollegaen din kan sove eller være borte fra jobb i løpet av den vanlige arbeidsdagen din.

Løsning: Finn overlapping i alles arbeidstid på dagtid

Bruk verktøy som Hver tidssone og Tid og dato for å hjelpe til med å velge møtetider som er innenfor alles typiske arbeidstid på dagtid. For noen kan dette være om morgenen, mens for andre er det ettermiddag eller tidlig kveld. Overlappingen av arbeidstid på dagtid vil også fortelle deg når du kan forvente raske svar fra eksterne medlemmer av teamet ditt. For lag som har vidt forskjellige tidssoner, må du være kreativ. Ta opp videokonferansemøtet for de som ikke kunne delta på live-møtet, slik at de fortsatt kan se møtet på et senere tidspunkt. I tillegg kan du maksimere produktiviteten ved å planlegge fremover. Sørg for at dine eksterne teammedlemmer som jobber motsatte timer har alt de trenger for å effektivt jobbe med oppgavene sine før slutten av arbeidsdagen, slik at du kan gå tilbake på jobb neste dag med oppgavene fullført.