Bildet av det moderne kontoret har endret seg drastisk i løpet av det siste tiåret. Fra internett og skyarkitektur til smarttelefoner og telependling – det er lett å se at endringer skjer raskt og konstant, noe som krever at vi finner forskjellige måter å samarbeide og jobbe sammen på.
Ettersom den digitale revolusjonen forbedrer arbeidslivet til ansatte, sitter IT-avdelinger igjen med vanskelige teknologiimplementeringer og presserende tidsfrister, samtidig som de prøver å sikre at organisasjonen forblir sikker mot trusler utenfor. Mens disse fremskrittene innen teknologi og effektivitet hjelper sluttbrukere, ser listen over problemer å løse, programmer som skal administreres og enheter som skal integreres bare ut til å bli lengre. Det er uunngåelig at kravene til IT blir mer kompliserte etter hvert som teknologien blir mer avansert og arbeidsstyrken blir mer fjerntliggende, så det er nå viktigere enn noen gang for IT-avdelinger å ha de riktige ressursene til å operere effektivt.
I denne veiledningen vil vi se på noen av de beste måtene å "passe på gapet" mellom IT og sluttbrukere for å forbedre tilkoblingen i dagens spredte arbeidsstyrke.
Hvor spredt er arbeidsstokken? Ifølge Bureau of Labor Statistics, 35 % av ansatte i profesjonelle og relaterte yrker gjør noe eller hele arbeidet sitt hjemme og 3.7 millioner ansatte rapporteres å jobbe hjemmefra minst halvparten av tiden.
Viktigheten av tilkobling på den moderne arbeidsplassen
I tillegg til å ønske et overlegent produkt eller konkurransedyktig tjeneste, ser vi på teknologileverandører, etter selskaper som raskt kan tilpasse seg endringer i markedet. Driften for mobilitet er ett eksempel. Alle har en tilkoblet enhet i lomma, så de forventer å kunne jobbe hvor som helst. Men det betyr ikke at de vil jobbe alene. Fremveksten av den eksterne arbeidsstyrken har gitt store utfordringer for teamtilkobling.
Å ha rett kommunikasjonsverktøy blir en nøkkelfaktor for å gjøre arbeidsplassen flott — internt og eksternt. Gjennom en enkelt pålogging, skybasert applikasjon, kan du gjøre tilkoblingen til organisasjonen din enklere, raskere og smidigere for enkelt samarbeid og kommunikasjon.
«Jeg har gjort video til en topp prioritet fordi jeg er en ekstern ansatt, og det er lett for meg å være ute av syne, ute av sinnet. Video hjelper meg å motvirke denne situasjonen, som har gitt store utbytter.» – Returvei
Så hvordan forener du en spredt arbeidsstyrke? Her er tre måter.
1. Bruk verktøy som fungerer i den naturlige verden
Evnen til å koble til og samarbeide med kolleger er en stor del av enhver arbeidshverdag, og det å ikke ha de riktige verktøyene internt vil føre til at ressurssterke medarbeidere finner sine egne løsninger. Økningen i forbrukeriseringen av IT, som refererer til at apper kryper fra forbrukermarkedet til næringsliv og offentlige organisasjoner, viser viktigheten av brukergrensesnittet og den generelle brukervennligheten.
For sluttbrukere er ikke hovedmålet å finne et samarbeidsverktøy som passer inn i IT-avdelingens teknologistabel – de vil ha en løsning som fungerer bare. Og selv om dette ikke høres ut som mye å be om, blir det komplisert når flere avdelinger begynner å installere helt forskjellige programmer for å møte alle deres forskjellige behov. For å bekjempe dette, sørg for å balansere administrasjons-, sikkerhets- og pålitelighetskravene dine med brukerforespurte funksjoner mens du prioriterer brukervennlighet.
I en nylig undersøkelse vi gjennomførte med IT-proffer i Spiceworks-fellesskapet, fant vi at IT-ledere er laserfokusert på utfordringene de har opplevd med brukervennlighet. Når det gjelder å vurdere spesifikke løsninger, 74 prosent sa at et enkelt, intuitivt brukergrensesnitt er den mest kritiske funksjonen å vurdere når du shopper rundt.
«Vi kan være et teknisk selskap, men vi trengte en løsning som passer alle. Alt brukerne trenger å gjøre nå er å skrive inn et brukernavn og passord og klikke på et navn eller et møterom. Hver ansatt kan få tilgang til eller være vert for et møte fra sin egen datamaskin eller telefon, når som helst – så enkelt er det.» – Evolution Gaming
2. Reduser antall verktøy som brukes
Det er en fin linje mellom å ikke møte behovene til sluttbrukere og å bruke for mye tid på å oppfylle forespørslene deres. Mens ansatte kanskje klager over at det ikke er nok verktøy til å møte deres samarbeidsbehov, kan det være like skadelig å ha for mange verktøy. Ansatte kan ta inn alle disse forskjellige kommunikasjonsteknologiene med gode intensjoner, men på et tidspunkt må IT få tak i det for å håndtere administrasjonssiden av ting, feilsøke eller bare bekrefte sikkerhetsproblemer. Og før du vet ordet av det, må IT administrere alle disse forskjellige verktøyene fra forskjellige selskaper med forskjellige standarder, og du mister effektiviteten og sentraliserte katalogen til en forretningsomfattende samarbeidsløsning.
Så i stedet for å spille innhenting, er det viktig å finne en enhetlig løsning før problemet snøballer. Å ha en mangefasettert samarbeidsløsning som støtter lyd-, nett- og videokonferanser, chat og muligheten til å ta opp og dele møter er forretningskritisk for den moderne arbeidsplassen, så jo raskere du begynner å lete, jo bedre. Hodepinefaktoren ved å håndtere konsekvensene av for mange verktøy er så mye verre enn å sette standarder og finne et verktøy som fungerer på forhånd.
3. Ta tilbake kontrollen og øk sikkerheten
IT har to moduser: 1) vekstmodus, som dreier seg om å holde tritt med organisasjonen og dens endringer; og 2) konsolideringsmodus, som dreier seg om å vurdere hva du har og bestemme hva du trenger. Og ettersom samarbeid har blitt en pilar for produktivitet på den moderne arbeidsplassen, er det å kunne ta kontroll over teknologistabelen din et viktig skritt for å beskytte bedriften din.
Jo før du starter evalueringsprosessen for en kommunikasjonsplattform som ikke bare har sluttbrukerfunksjonene du trenger, men også sikkerheten og administrerbarheten du trenger, jo bedre og enklere er det å rulle ut en adopsjonsplan for ny teknologi. Samarbeidsteknologi må fungere i den virkelige verden, ikke bare i bedriftsboblen. God kommunikasjon handler om å la hvem som helst, hvor som helst, koble seg til uten at det går på bekostning av sikkerheten. Og som IT-sjef i organisasjonen din, bør du ikke nøle med å finne den beste og sikreste samarbeidsstabelen for din bedrift, bedrift eller ikke.
Skybaserte video- og nettkonferanser som bare fungerer
Skybaserte videokonferanser er populært av en grunn. Faktisk har det blitt en så viktig kommunikasjonsmetode at noen moderne selskaper blir video-første organisasjoner og pensjonerer sine gamle bordtelefoner. Ikke bare gir videokonferanser en lett metode for tilkobling på tvers av hele organisasjonen din, det gjør også møter mer effektive – ikke flere tapte verbale signaler eller fleroppgavekjøring.
Skybaserte video- og nettkonferanser er en god start for å tette gapet mellom IT og sluttbrukere ettersom det løser utfordringen med samarbeid og tilkobling i organisasjonen. I en nylig undersøkelse vi gjennomførte, bruker 76 % av individene videosamarbeid for å jobbe eksternt, og 75 % av disse fjernarbeiderne opplevde økt produktivitet og en forbedret balanse mellom arbeid og privatliv. Videokonferanser gjør kommunikasjon og samarbeid enkelt og tilgjengelig til enhver tid, fra telefonen til den personlige datamaskinen din, små møterom og til og med store konferanserom rundt på kontoret. Ved å øke produktiviteten og effektiviteten på kontoret gir skybaserte videokonferanser folk muligheten til å koble seg ansikt til ansikt for en bedre samtale.
"Samarbeid er nå mulig hvor som helst, når som helst og på hvilken som helst enhet - bærbar PC, mobiltelefon, stasjonær PC eller møterom. Enten deltakere sitter fast på veien og trenger å koble til via telefon eller kommer for sent til kontoret og trenger å bytte mellom enheter, kan videokommunikasjon skje uten avbrudd.» – GEVERS Group
Livsstørrelse gjør ethvert møte bedre
Lifesize er bygget med IT i tankene, og vi har over et tiår med erfaring med å designe og utvikle HD-kameraer og konferansetelefoner med berøringsskjerm for å tilby en komplett konferanseløsning. Det intuitive grensesnittet og delte katalogen til Lifesize-appen gir brukerne alt de trenger for å samarbeide mer effektivt gjennom én IT-godkjent applikasjon – som kombinerer lyd-, video- og nettkonferanser, chat og muligheten til å ta opp og dele møter. Livsstørrelse kommunikasjonsstrømmer støtter 128-bit AES og TLS (Transport Layer Security) kryptering for all signalering som standard, og vi opererer på et privat 2,000 Gbps fibernettverk gjennom IBM Cloud. For å toppe det hele står vi bak vår prisvinnende tjeneste med en finansielt støttet servicenivåavtale (SLA) med 24x7x365 support.
Ettersom den moderne arbeidsplassen spres og flere mennesker er avhengige av å møtes virtuelt fremfor å møtes fysisk, blir viktigheten av å bringe ansatte sammen gjennom konsistent kommunikasjon og samarbeid et must for å gjøre arbeidsplassen flott. Sjekk ut interaktiv produktdemo og last ned en Gratis 14-dagers prøveversjon for å se Lifesize i aksjon.
