W ciągu ostatniej dekady obraz nowoczesnego biura zmienił się drastycznie. Od internetu i architektury chmury po smartfony i pracę zdalną — łatwo zauważyć, że zmiany zachodzą szybko i stale, co wymaga od nas znalezienia różnych sposobów współpracy i wspólnej pracy.
Ponieważ rewolucja cyfrowa poprawia życie zawodowe pracowników, działy IT stoją przed trudnymi wdrożeniami technologii i pilnymi terminami, a wszystko to przy jednoczesnym zapewnieniu, że organizacja pozostaje bezpieczna przed zagrożeniami zewnętrznymi. Podczas gdy te postępy w technologii i wydajności pomagają użytkownikom końcowym, lista problemów do rozwiązania, programów do zarządzania i urządzeń do integracji wydaje się być dłuższa. Nieuniknione jest, że wymagania IT stają się coraz bardziej skomplikowane wraz z postępem technologii, a pracownicy stają się bardziej zdalni, dlatego teraz ważniejsze niż kiedykolwiek jest, aby działy IT dysponowały odpowiednimi zasobami, aby działać wydajnie i skutecznie.
W tym przewodniku przyjrzymy się niektórym najlepszym sposobom „uwzględniania luki” między działem IT a użytkownikami końcowymi w celu poprawy łączności w dzisiejszym rozproszonym środowisku pracy.
Jak rozproszona jest siła robocza? Według Bureau of Labor Statistics, 35% pracowników zawodów specjalistycznych i pokrewnych wykonuje część lub całość swojej pracy w domu, a 3.7 miliona pracowników pracuje z domu przez co najmniej połowę czasu.
Znaczenie łączności w nowoczesnym miejscu pracy
Oprócz chęci uzyskania doskonałego produktu lub konkurencyjnej usługi, kiedy patrzymy na dostawców technologii, szukamy firm, które mogą szybko dostosować się do zmian na rynku. Dążenie do mobilności jest jednym z przykładów. Każdy ma w kieszeni podłączone urządzenie, więc oczekuje, że będzie mógł pracować z dowolnego miejsca. Ale to nie znaczy, że chcą pracować sami. Wzrost liczby pracowników zdalnych postawił ogromne wyzwania w zakresie łączności zespołowej.
Mając prawo narzędzie komunikacji staje się kluczowym czynnikiem czyniącym miejsce pracy wspaniałym — wewnątrz i na zewnątrz. Dzięki aplikacji opartej na chmurze z funkcją pojedynczego logowania możesz uprościć, przyspieszyć i usprawnić łączenie organizacji, ułatwiając współpracę i komunikację.
„Dla mnie wideo jest najwyższym priorytetem, ponieważ jestem pracownikiem zdalnym i łatwo jest mi zniknąć z pola widzenia i myśli. Wideo pomaga mi przeciwdziałać tej trudnej sytuacji, która przyniosła ogromne korzyści”. - Ścieżka powrotna
Jak więc zjednoczyć rozproszoną siłę roboczą? Oto trzy sposoby.
1. Zastosuj narzędzia, które działają w świecie przyrody
Możliwość łączenia się i współpracy ze współpracownikami to główna część każdego dnia pracy, a brak odpowiednich narzędzi wewnętrznie doprowadzi zaradnych pracowników do znajdowania własnych rozwiązań. Wzrost konsumeryzacji IT, który odnosi się do pełzania aplikacji z rynku konsumenckiego do organizacji biznesowych i rządowych, pokazuje znaczenie interfejsu użytkownika i ogólnej użyteczności.
Dla użytkowników końcowych znalezienie narzędzia do współpracy, które pasuje do stosu technologicznego działu IT, nie jest głównym celem — chcą rozwiązania, które po prostu działa. I chociaż nie brzmi to jak prośba o wiele, komplikuje się, gdy wiele działów zaczyna instalować zupełnie różne programy, aby spełnić wszystkie ich różne potrzeby. Aby temu zaradzić, pamiętaj o zrównoważeniu wymagań dotyczących zarządzania, bezpieczeństwa i niezawodności z funkcjami wymaganymi przez użytkowników, przy jednoczesnym priorytetowym traktowaniu łatwości użytkowania.
W niedawnej ankiecie, którą przeprowadziliśmy wśród specjalistów IT ze społeczności Spiceworks, odkryliśmy, że menedżerowie IT są skoncentrowani na wyzwaniach związanych z użytecznością. Jeśli chodzi o ocenę konkretnych rozwiązań, 74 procent stwierdziło, że prosty, intuicyjny interfejs użytkownika jest najważniejszą funkcją wziąć pod uwagę podczas zakupów.
„Być może jesteśmy firmą techniczną, ale potrzebowaliśmy rozwiązania, które zadowoli każdego. Wszystko, co użytkownicy muszą teraz zrobić, to wprowadzić nazwę użytkownika i hasło, a następnie kliknąć nazwę lub pokój konferencyjny. Każdy pracownik może uzyskać dostęp do spotkania lub zorganizować je z własnego komputera lub telefonu w dowolnym momencie — to takie proste”. – Gry ewolucyjne
2. Zmniejsz liczbę używanych narzędzi
Istnieje cienka granica między niezaspokajaniem potrzeb użytkowników końcowych a poświęcaniem zbyt dużej ilości czasu na spełnianie ich próśb. Podczas gdy pracownicy mogą narzekać, że nie ma wystarczającej liczby narzędzi do zaspokojenia ich potrzeb w zakresie współpracy, posiadanie zbyt wielu narzędzi może być równie szkodliwe. Pracownicy mogą wprowadzić wszystkie te różne technologie komunikacyjne z dobrymi intencjami, ale w pewnym momencie dział IT będzie musiał wziąć je w swoje ręce, aby zająć się stroną zarządzania, rozwiązać problemy lub po prostu zweryfikować obawy dotyczące bezpieczeństwa. I zanim się zorientujesz, dział IT musi zarządzać wszystkimi tymi różnymi narzędziami różnych firm o różnych standardach, a Ty tracisz efektywność i scentralizowany katalog rozwiązania do współpracy obejmującej całą firmę.
Dlatego zamiast nadrabiać zaległości, ważne jest, aby znaleźć ujednolicone rozwiązanie, zanim problem zacznie rosnąć. Posiadanie wielopłaszczyznowego rozwiązania do współpracy, które obsługuje konferencje audio, internetowe i wideo, czat oraz możliwość nagrywania i udostępniania spotkań, ma kluczowe znaczenie dla nowoczesnego miejsca pracy, więc im szybciej zaczniesz szukać, tym lepiej. Ból głowy związany z radzeniem sobie z reperkusjami zbyt wielu narzędzi jest o wiele gorszy niż ustalanie standardów i znajdowanie narzędzia, które działa z wyprzedzeniem.
3. Odzyskaj kontrolę i zwiększ bezpieczeństwo
IT ma dwa tryby: 1) tryb wzrostu, który polega na nadążaniu za organizacją i jej zmianami; oraz 2) tryb konsolidacji, który obraca się wokół oceny tego, co masz i decydowania, czego potrzebujesz. Ponieważ współpraca stała się filarem produktywności w nowoczesnym miejscu pracy, możliwość przejęcia kontroli nad stosem technologii jest ważnym krokiem w ochronie firmy.
Im wcześniej rozpoczniesz proces oceny platformy komunikacyjnej, która ma nie tylko potrzebne funkcje użytkownika końcowego, ale także wymagane zabezpieczenia i łatwość zarządzania, tym lepiej i łatwiej będzie wdrożyć plan wdrożenia nowej technologii. Technologia współpracy musi działać w prawdziwym świecie, a nie tylko w korporacyjnej bańce. Dobra komunikacja polega na umożliwieniu każdemu i wszędzie łączenia się bez narażania bezpieczeństwa. A jako menedżer IT w swojej organizacji nie wahaj się znaleźć najlepszego i najbezpieczniejszego stosu do współpracy dla swojej firmy, korporacyjnej lub nie.
Oparte na chmurze wideokonferencje i konferencje internetowe, które po prostu działają
Nie bez powodu wideokonferencje w chmurze zyskują na popularności. W rzeczywistości stała się tak ważną metodą komunikacji, że niektóre nowoczesne firmy stają się organizacjami stawiającymi na wideo i wycofują swoje stare telefony stacjonarne. Wideokonferencje nie tylko zapewniają lekką metodę łączności w całej organizacji, ale także sprawiają, że spotkania są bardziej efektywne — nie ma już nieodebranych wskazówek słownych ani wielozadaniowych członków zespołu.
Oparte na chmurze wideokonferencje i konferencje internetowe to świetny początek w wypełnianiu luki między działem IT a użytkownikami końcowymi, ponieważ rozwiązuje to wyzwanie związane ze współpracą i łącznością w organizacji. W niedawnej ankiecie, którą przeprowadziliśmy, 76% osób używa współpracy wideo do pracy zdalnej, a 75% tych pracowników zdalnych doświadczyło zwiększonej produktywności i lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Od telefonu do komputera osobistego, pokojów narad, a nawet dużych sal konferencyjnych w biurze — wideokonferencje sprawiają, że komunikacja i współpraca są łatwe i dostępne przez cały czas. Zwiększając produktywność i wydajność w biurze, oparte na chmurze wideokonferencje dają ludziom możliwość łączenia się twarzą w twarz w celu lepszej rozmowy.
„Współpraca jest teraz możliwa w dowolnym miejscu, czasie i na dowolnym urządzeniu — laptopie, telefonie komórkowym, komputerze stacjonarnym lub sali konferencyjnej. Niezależnie od tego, czy uczestnicy utknęli w drodze i muszą połączyć się przez telefon, czy spóźnili się do biura i muszą przełączać się między urządzeniami, komunikacja wideo może odbywać się bez zakłóceń”. – Grupa GEVERS
Lifesize sprawia, że każde spotkanie jest lepsze
Lifesize zostało stworzone z myślą o IT, a my mamy ponad dziesięcioletnie doświadczenie w projektowaniu i rozwijaniu kamer HD i telefonów konferencyjnych z ekranem dotykowym, aby zapewnić kompletne rozwiązanie konferencyjne. Intuicyjny interfejs i współdzielony katalog aplikacji Lifesize zapewnia użytkownikom wszystko, czego potrzebują do bardziej efektywnej współpracy za pośrednictwem jednej aplikacji zatwierdzonej przez dział IT — łączącej konferencje audio, wideo i internetowe, czat oraz możliwość nagrywania i udostępniania spotkań. Strumienie komunikacyjne Lifesize domyślnie obsługują 128-bitowe szyfrowanie AES i TLS (Transport Layer Security) dla całej sygnalizacji, a my działamy w prywatnej sieci światłowodowej o przepustowości 2,000 Gb/s za pośrednictwem chmury IBM Cloud. Co więcej, za naszą wielokrotnie nagradzaną usługą wspierana finansowo umowa dotycząca poziomu usług (SLA) z obsługą 24x7x365.
W miarę jak nowoczesne miejsca pracy się rozpraszają i coraz więcej osób polega na spotkaniach wirtualnych, a nie na spotkaniach fizycznych, znaczenie łączenia pracowników poprzez spójną komunikację i współpracę staje się koniecznością, aby miejsce pracy było wspaniałe. Sprawdź interaktywne demo produktu i pobierz plik darmowy test 14 aby zobaczyć Lifesize w akcji.
