Het imago van het moderne kantoor is de afgelopen tien jaar drastisch veranderd. Van internet en cloudarchitectuur tot smartphones en telewerken - het is gemakkelijk te zien dat veranderingen snel en constant plaatsvinden, waardoor we verschillende manieren moeten vinden om samen te werken en samen te werken.
Terwijl de digitale revolutie het werkleven van werknemers verbetert, blijven IT-afdelingen achter met moeilijke technologie-implementaties en urgente deadlines, terwijl ze tegelijkertijd proberen ervoor te zorgen dat de organisatie beschermd blijft tegen bedreigingen van buitenaf. Hoewel deze technologische vooruitgang en efficiëntie eindgebruikers helpen, lijkt de lijst met problemen die moeten worden opgelost, programma's die moeten worden beheerd en apparaten die moeten worden geïntegreerd alleen maar langer te worden. Het is onvermijdelijk dat de eisen van IT gecompliceerder worden naarmate de technologie geavanceerder wordt en het personeel meer op afstand werkt. Het is nu belangrijker dan ooit dat IT-afdelingen over de juiste middelen beschikken om efficiënt en effectief te werken.
In deze gids bekijken we enkele van de beste manieren om de kloof tussen IT en eindgebruikers te overbruggen om de connectiviteit van het huidige verspreide personeelsbestand te verbeteren.
Hoe verspreid is het personeelsbestand precies? Volgens de Bureau of Labor Statisticsdoet 35% van de werknemers in professionele en aanverwante beroepen een deel of al hun werk thuis en wordt gemeld dat 3.7 miljoen werknemers minstens de helft van de tijd thuiswerken.
Het belang van connectiviteit op de moderne werkplek
Als we naar technologieleveranciers kijken, zoeken we niet alleen naar een superieur product of concurrerende service, maar ook naar bedrijven die zich snel kunnen aanpassen aan veranderingen in de markt. De drang naar mobiliteit is daar een voorbeeld van. Iedereen heeft een aangesloten apparaat op zak, dus ze verwachten overal te kunnen werken. Maar dat betekent niet dat ze alleen willen werken. De opkomst van het werken op afstand heeft geleid tot enorme uitdagingen op het gebied van teamconnectiviteit.
Het recht hebben communicatie gereedschap wordt een sleutelfactor om de werkplek geweldig te maken - intern en extern. Via een cloudgebaseerde applicatie met eenmalige aanmelding kunt u het verbinden van uw organisatie eenvoudiger, sneller en soepeler maken voor gemakkelijke samenwerking en communicatie.
“Ik heb van video een topprioriteit gemaakt omdat ik een externe medewerker ben, en ik kan gemakkelijk uit het oog, uit het hart zijn. Video helpt me om deze benarde situatie het hoofd te bieden, die enorme voordelen heeft opgeleverd.” - Terugweg
Dus hoe verenig je een verspreid personeelsbestand? Hier zijn drie manieren.
1. Adopteer tools die werken in de natuurlijke wereld
Het vermogen om verbinding te maken en samen te werken met collega's is een belangrijk onderdeel van elke werkdag, en het niet hebben van de juiste tools intern zal ertoe leiden dat vindingrijke werknemers hun eigen oplossingen vinden. De toename van de consumerisering van IT, die verwijst naar het binnensluipen van apps van de consumentenmarkt naar het bedrijfsleven en overheidsorganisaties, toont het belang aan van de gebruikersinterface en algemene bruikbaarheid.
Voor eindgebruikers is het vinden van een samenwerkingstool die past binnen de technische stack van de IT-afdeling niet het belangrijkste doel. Ze willen een oplossing die werkt gewoon. En hoewel dit niet klinkt als veel gevraagd, wordt het ingewikkeld wanneer meerdere afdelingen totaal verschillende programma's gaan installeren om aan al hun verschillende behoeften te voldoen. Om dit tegen te gaan, moet u ervoor zorgen dat uw beheer-, beveiligings- en betrouwbaarheidsvereisten in evenwicht zijn met door de gebruiker gevraagde functies, terwijl u prioriteit geeft aan gebruiksgemak.
In een recent onderzoek dat we hebben uitgevoerd met IT-professionals in de Spiceworks-gemeenschap, ontdekten we dat IT-managers gefocust zijn op de uitdagingen die ze hebben ervaren met bruikbaarheid. Als het gaat om het evalueren van specifieke oplossingen, 74 procent zei dat een eenvoudige, intuïtieve gebruikersinterface de belangrijkste functie is om rekening mee te houden bij het winkelen.
“We mogen dan een technisch bedrijf zijn, we hadden een oplossing nodig die voor iedereen geschikt was. Het enige wat gebruikers nu hoeven te doen is een gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren en op een naam of een vergaderruimte te klikken. Elke medewerker kan op elk moment een vergadering openen of hosten vanaf zijn eigen computer of telefoon - zo eenvoudig is het.” - Evolution-gaming
2. Verminder het aantal gebruikte gereedschappen
Er is een dunne lijn tussen niet voldoen aan de behoeften van eindgebruikers en te veel tijd besteden aan het voldoen aan hun verzoeken. Terwijl werknemers misschien klagen dat er niet genoeg tools zijn om aan hun samenwerkingsbehoeften te voldoen, kan het hebben van te veel tools net zo schadelijk zijn. Werknemers kunnen al deze verschillende communicatietechnologieën met goede bedoelingen inbrengen, maar op een gegeven moment zal IT het in handen moeten krijgen om de managementkant van de zaak af te handelen, problemen op te lossen of gewoon beveiligingsproblemen te verifiëren. En voordat u het weet, moet IT al deze verschillende tools van verschillende bedrijven met verschillende standaarden beheren, en verliest u de effectiviteit en gecentraliseerde directory van een bedrijfsbrede samenwerkingsoplossing.
Dus in plaats van een inhaalslag te maken, is het belangrijk om een uniforme oplossing te vinden voordat het probleem uit de hand loopt. Het hebben van een veelzijdige samenwerkingsoplossing die audio-, web- en videoconferenties, chatten en de mogelijkheid om vergaderingen op te nemen en te delen ondersteunt, is essentieel voor de moderne werkplek, dus hoe sneller u begint met zoeken, hoe beter. De hoofdpijnfactor van het omgaan met de gevolgen van te veel tools is zoveel erger dan het stellen van normen en het vinden van een tool die van tevoren werkt.
3. Neem de controle terug en verhoog de veiligheid
IT kent twee modi: 1) groeimodus, waarin het draait om het bijhouden van de organisatie en haar veranderingen; en 2) consolidatiemodus, die draait om het beoordelen van wat je hebt en beslissen wat je nodig hebt. En aangezien samenwerking een pijler van productiviteit op de moderne werkplek is geworden, is het een belangrijke stap om uw bedrijf te beschermen als u de leiding kunt nemen over uw technologiestack.
Hoe eerder u het evaluatieproces start voor een communicatieplatform dat niet alleen de eindgebruikersfuncties heeft die u nodig heeft, maar ook de beveiliging en beheerbaarheid die u nodig heeft, hoe beter en gemakkelijker het is om een adoptieplan voor nieuwe technologie uit te rollen. Samenwerkingstechnologie moet in de echte wereld werken, niet alleen in de zakelijke bubbel. Bij goede communicatie gaat het erom dat iedereen, waar dan ook, verbinding kan maken zonder de beveiliging in gevaar te brengen. En als IT-manager van uw organisatie moet u niet aarzelen om de beste en veiligste samenwerkingsstack voor uw bedrijf te vinden, zakelijk of niet.
Cloudgebaseerde video- en webconferenties die gewoon werken
Cloudgebaseerde videoconferenties zijn niet voor niets trending. Het is zelfs zo'n belangrijk communicatiemiddel geworden dat sommige moderne bedrijven video-first-organisaties worden en hun oude bureautelefoons buiten gebruik stellen. Videoconferenties bieden niet alleen een lichtgewicht methode voor connectiviteit in uw hele organisatie, het maakt vergaderingen ook effectiever - geen gemiste verbale signalen of multitasking-teamleden meer.
Cloudgebaseerde video- en webconferenties zijn een goed begin om de kloof tussen IT en eindgebruikers te dichten, omdat het de uitdaging van samenwerking en connectiviteit binnen de organisatie oplost. In een recent onderzoek dat we hebben uitgevoerd, gebruikt 76% van de personen videosamenwerking om op afstand te werken, en 75% van de externe medewerkers ervoer een verhoogde productiviteit en een betere balans tussen werk en privéleven. Van uw telefoon tot uw pc, huddle rooms en zelfs grote vergaderruimtes op kantoor, videoconferenties maken communicatie en samenwerking eenvoudig en altijd beschikbaar. Door de productiviteit en efficiëntie op kantoor te verbeteren, geven cloudgebaseerde videoconferenties mensen de mogelijkheid om face-to-face contact te maken voor een beter gesprek.
“Samenwerking is nu overal, altijd en op elk apparaat mogelijk: laptop, mobiele telefoon, desktop of vergaderruimte. Of deelnemers nu vastzitten op de weg en verbinding moeten maken via de telefoon of te laat op kantoor zijn en tussen apparaten moeten schakelen, videocommunicatie kan zonder onderbreking plaatsvinden.” – GEVERS Groep
Lifesize maakt elke vergadering beter
Lifesize is gebouwd met IT in het achterhoofd, en we hebben meer dan tien jaar ervaring met het ontwerpen en ontwikkelen van HD-camera's en touchscreen-conferentietelefoons om een complete vergaderoplossing te bieden. De intuïtieve interface en gedeelde directory van de Lifesize-app geeft gebruikers alles wat ze nodig hebben om effectiever samen te werken via één door IT goedgekeurde applicatie — een combinatie van audio-, video- en webconferenties, chat en de mogelijkheid om vergaderingen op te nemen en te delen. Levensgrote communicatiestromen ondersteunen standaard 128-bits AES- en TLS-codering (Transport Layer Security) voor alle signalering, en we werken op een privé 2,000 Gbps glasvezelnetwerk via IBM Cloud. Als klap op de vuurpijl staan we achter onze bekroonde service met een financieel ondersteunde Service Level Agreement (SLA) met 24x7x365 ondersteuning.
Naarmate de moderne werkplek uiteenvalt en meer mensen afhankelijk zijn van virtuele ontmoetingen in plaats van fysieke ontmoetingen, wordt het belang van het samenbrengen van werknemers door middel van consistente communicatie en samenwerking een must om de werkplek geweldig te maken. Bekijk de interactieve productdemo en download een Gratis 14-dagproef om Lifesize in actie te zien.
