Bilden av det moderna kontoret har förändrats drastiskt under det senaste decenniet. Från internet och molnarkitektur till smartphones och distansarbete – det är lätt att se att förändringar sker snabbt och konstant, vilket kräver att vi hittar olika sätt att samarbeta och arbeta tillsammans.
Eftersom den digitala revolutionen förbättrar arbetslivet för anställda, står IT-avdelningar kvar med svåra teknikimplementeringar och brådskande deadlines, samtidigt som de försöker säkerställa att organisationen förblir säker från hot utifrån. Även om dessa framsteg inom teknik och effektivitet hjälper slutanvändare, verkar listan över problem att lösa, program att hantera och enheter att integrera bara bli längre. Det är oundvikligt att kraven från IT blir mer komplicerade i takt med att tekniken blir mer avancerad och personalen blir mer distanserad, så det är nu viktigare än någonsin för IT-avdelningar att ha rätt resurser för att fungera effektivt och effektivt.
I den här guiden kommer vi att titta på några av de bästa sätten att "ta hand om gapet" mellan IT och slutanvändare för att förbättra anslutningen i dagens utspridda arbetsstyrka.
Hur spridd är arbetsstyrkan? Enligt Bureau of Labor Statistics35 % av de anställda i professionella och relaterade yrken utför en del eller hela sitt arbete hemma och 3.7 miljoner anställda rapporteras arbeta hemifrån minst hälften av tiden.
Vikten av uppkoppling på den moderna arbetsplatsen
Förutom att vi vill ha en överlägsen produkt eller konkurrenskraftig tjänst, när vi tittar på teknikleverantörer, letar vi efter företag som snabbt kan anpassa sig till förändringar på marknaden. Strävan efter rörlighet är ett exempel. Alla har en ansluten enhet i fickan, så de förväntar sig att kunna arbeta var som helst. Men det betyder inte att de vill arbeta ensamma. Framväxten av distansarbetskraften har ställt stora utmaningar när det gäller teamanslutningar.
Att ha rätt kommunikationsverktyg blir en nyckelfaktor för att göra arbetsplatsen stor — internt och externt. Genom en enkel inloggning, molnbaserad applikation kan du göra anslutningen till din organisation enklare, snabbare och smidigare för enkelt samarbete och kommunikation.
"Jag har gjort video till en högsta prioritet eftersom jag är en distansanställd, och det är lätt för mig att vara utom synhåll, utom sinnet. Video hjälper mig att motverka denna svåra situation, som har gett enorm utdelning." – Returväg
Så hur förenar man en spridd arbetsstyrka? Här är tre sätt.
1. Använd verktyg som fungerar i den naturliga världen
Förmågan att knyta an till och samarbeta med kollegor är en stor del av varje arbetsdag, och att inte ha rätt verktyg internt kommer att leda till att resursstarka medarbetare hittar sina egna lösningar. Ökningen av konsumentiseringen av IT, som syftar på att appar kryper från konsumentmarknaden till företag och statliga organisationer, visar vikten av användargränssnittet och den övergripande användbarheten.
För slutanvändare är det inte huvudmålet att hitta ett samarbetsverktyg som passar inom IT-avdelningens tekniska stack – de vill ha en lösning som fungerar bara. Och även om detta inte låter som mycket att begära, blir det komplicerat när flera avdelningar börjar installera helt olika program för att möta alla deras olika behov. För att bekämpa detta, se till att balansera dina krav på hantering, säkerhet och tillförlitlighet med användarbegärda funktioner samtidigt som användarvänligheten prioriteras.
I en nyligen genomförd undersökning som vi genomförde med IT-proffs i Spiceworks-communityt fann vi att IT-chefer är laserfokuserade på de utmaningar de har upplevt med användbarhet. När det gäller att utvärdera specifika lösningar, 74 procent sa att ett enkelt, intuitivt användargränssnitt är den mest kritiska funktionen att tänka på när du handlar.
”Vi kanske är ett tekniskt företag, men vi behövde en lösning som passade alla. Allt användare behöver göra nu är att ange ett användarnamn och lösenord och klicka på ett namn eller ett mötesrum. Varje anställd kan när som helst komma åt eller vara värd för ett möte från sin egen dator eller telefon – så enkelt är det.” – Evolution Gaming
2. Minska antalet verktyg som används
Det finns en hårfin gräns mellan att inte möta slutanvändarnas behov och att spendera för mycket tid på att uppfylla deras önskemål. Medan anställda kanske klagar över att det inte finns tillräckligt med verktyg för att möta deras samarbetsbehov, kan det vara lika skadligt att ha för många verktyg. Anställda kan ta in alla dessa olika kommunikationstekniker med goda avsikter, men någon gång kommer IT att behöva lägga vantarna på det för att hantera hanteringssidan av saker, felsöka eller bara verifiera säkerhetsproblem. Och innan du vet ordet av måste IT hantera alla dessa olika verktyg från olika företag med olika standarder, och du förlorar effektiviteten och den centraliserade katalogen hos en affärsomfattande samarbetslösning.
Så istället för att spela ikapp är det viktigt att hitta en enhetlig lösning innan problemet snöar. Att ha en mångfacetterad samarbetslösning som stöder ljud-, webb- och videokonferenser, chatt och möjligheten att spela in och dela möten är affärskritiskt för den moderna arbetsplatsen, så ju snabbare du börjar leta desto bättre. Huvudvärkfaktorn med att hantera konsekvenserna av för många verktyg är så mycket värre än att sätta standarder och hitta ett verktyg som fungerar i förväg.
3. Ta tillbaka kontrollen och öka säkerheten
IT har två lägen: 1) tillväxtläge, som kretsar kring att hänga med i organisationen och dess förändringar; och 2) konsolideringsläge, som kretsar kring att bedöma vad du har och bestämma vad du behöver. Och eftersom samarbete har blivit en pelare för produktivitet på den moderna arbetsplatsen, är det ett viktigt steg för att skydda ditt företag att kunna ta hand om din teknikstack.
Ju tidigare du startar utvärderingsprocessen för en kommunikationsplattform som inte bara har de slutanvändarfunktioner du behöver utan också den säkerhet och hanterbarhet du behöver, desto bättre och enklare är det att rulla ut en adoptionsplan för ny teknik. Samarbetsteknik måste fungera i den verkliga världen, inte bara i företagsbubblan. Bra kommunikation handlar om att låta vem som helst, var som helst, ansluta utan att kompromissa med säkerheten. Och som IT-chef för din organisation bör du inte känna dig tveksam till att hitta den bästa och säkraste samarbetsstacken för ditt företag, företag eller inte.
Molnbaserade video- och webbkonferenser som bara fungerar
Molnbaserade videokonferenser är trendiga av en anledning. Faktum är att det har blivit en så viktig kommunikationsmetod att vissa moderna företag blir video-first-organisationer och drar tillbaka sina gamla bordstelefoner. Videokonferenser ger inte bara en lätt anslutningsmetod över hela din organisation, det gör också möten mer effektiva – inga fler missade verbala ledtrådar eller multitasking-teammedlemmar.
Molnbaserade video- och webbkonferenser är en bra början för att överbrygga gapet mellan IT och slutanvändare eftersom det löser utmaningen med samarbete och uppkoppling inom organisationen. I en nyligen genomförd undersökning som vi genomförde använde 76 % av individerna videosamarbete för att arbeta på distans, och 75 % av dessa distansarbetare upplevde ökad produktivitet och en förbättrad balans mellan arbete och privatliv. Från din telefon till din persondator, kryprum och till och med stora konferensrum runt kontoret, videokonferenser gör kommunikation och samarbete enkelt och tillgängligt hela tiden. Genom att öka produktiviteten och effektiviteten på kontoret ger molnbaserade videokonferenser människor möjligheten att ansluta ansikte mot ansikte för en bättre konversation.
"Samarbete är nu möjligt var som helst, när som helst och på vilken enhet som helst - bärbar dator, mobiltelefon, stationär dator eller mötesrum. Oavsett om deltagarna har fastnat på vägen och behöver ansluta via telefon eller är sena till kontoret och behöver växla mellan enheter, kan videokommunikation ske utan avbrott.” – GEVERS Group
Livsstorlek gör alla möten bättre
Lifesize är byggt med IT i åtanke, och vi har över ett decenniums erfarenhet av att designa och utveckla HD-kameror och pekskärmskonferenstelefoner för att tillhandahålla en komplett konferenslösning. Det intuitiva gränssnittet och delade katalogen i Lifesize-appen ger användarna allt de behöver för att samarbeta mer effektivt genom en IT-godkänd applikation – som kombinerar ljud, video och webbkonferenser, chatt och möjligheten att spela in och dela möten. Kommunikationsströmmar i naturlig storlek stöder 128-bitars AES och TLS (Transport Layer Security)-kryptering för all signalering som standard, och vi arbetar på ett privat 2,000 24 Gbps fibernätverk via IBM Cloud. Till råga på allt står vi bakom vår prisbelönta tjänst med ett finansiellt uppbackat servicenivåavtal (SLA) med 7x365xXNUMX support.
Eftersom den moderna arbetsplatsen sprids och fler människor är beroende av att träffas virtuellt snarare än att träffas fysiskt, blir vikten av att föra samman anställda genom konsekvent kommunikation och samarbete ett måste för att göra arbetsplatsen fantastisk. Kolla in interaktiv produktdemo och ladda ner en gratis 14-dagars försök för att se Lifesize i aktion.
