De COVID-19-pandemie dwong de meeste organisaties tot versnelde digitale transformatie-initiatieven, en geen enkel concept kwam bovenaan de prioriteitenlijst te staan ​​zoals videocommunicatie en digitale samenwerking. Terwijl leiders de werkomgeving van hun werknemers opnieuw evalueren, moeten ze er rekening mee houden hoeveel meer inkomstengenererende zaken digitaal plaatsvinden. Tegelijkertijd moeten ze het feit respecteren dat het sociale weefsel van hun organisaties is veranderd als gevolg van verminderde persoonlijke interactie.

We noemen deze kruising van professionele en persoonlijke digitale interactie de Human Enterprise - een onderwerp dat we onderzoeken in deze serie van CMO Josh Kivenko. Lees het eerste stuk over “Building the Capacity for Hybrid Work” hier),. In dit tweede deel schetst Josh de verbeteringen die nog steeds nodig zijn binnen videocommunicatietoepassingen om beter te passen bij het moderne werk en de mensen erachter. 

Illustraties rond een geschetst videoconferentiescherm

Ons werk op afstand van het afgelopen jaar heeft de kijk van iedereen op videosamenwerking veranderd. Het is meer doordringend, zeker, en de ergernissen (“Je staat op mute!” of “Volgende dia, alsjeblieft!”) blijven bestaan. Maar de echte verschuiving in perceptie voor velen is dat ze niet langer denken dat apps voor videoconferenties gewoon 'goed genoeg' kunnen zijn. 

Ik heb met professionals in vele sectoren en rollen gewerkt. Videoconferenties zijn voor het grootste deel voor iedereen een min of meer gestandaardiseerde ervaring geweest wanneer vergaderingen gewoon vergaderingen waren. Maar als het gaat om activiteiten die daadwerkelijk inkomsten genereren, workflows waarbij gevoelige gegevens worden gebruikt of taken waarbij deelnemers meer dan alleen video moeten worden ondergedompeld, ontbreken veel apps die we kennen jammerlijk of zijn ze te gericht op flitsende buitenschoolse functies in plaats van de spijker op de kop te tikken. basis. Als hybride werk de toekomst is — en we denken zeker van wel — videoconferenties moeten op verschillende manieren blijven evolueren om aan de behoeften van mensen in de onderneming te voldoen.

Vier pijlers van evolutie

De pandemie heeft tekortkomingen in videoconferenties onder de aandacht gebracht waarvan velen niet eerder wisten dat ze bestonden, of die ze zich in ieder geval pas hadden eigen gemaakt toen ze al hun werkverantwoordelijkheden op afstand moesten uitvoeren. Nu elke organisatie in de nasleep van de pandemie zijn strategieën en communicatietools opnieuw evalueert, zijn hier vier belangrijke pijlers van evolutie die volgens ons in video moeten plaatsvinden om hybride werk en een echte menselijke onderneming mogelijk te maken. 

Trouw en betrouwbaarheid

Uiteindelijk verwachten we dat de communicatiemiddelen die we gebruiken de juiste boodschap overbrengen. Dus als er niet kan worden gerekend op de basisbetrouwbaarheid en getrouwheid van een videoplatform, bedreigt dit het vermogen van werknemers om uit te voeren. In de Human Enterprise verwachten we dat onze tools ons helpen om op menselijk niveau verbinding te maken, niet om die verbindingen moeilijk of onmogelijk te maken.

  • Trouw: De kwaliteit en helderheid van video zelf is bij velen ongetwijfeld verbeterd cloud-videoplatforms - het is goed genoeg voor de meeste huddles en check-ins. Maar hoe zit het met brainstorms waarbij sommige deelnemers virtueel zijn en anderen een fysiek whiteboard op kantoor gebruiken? Hoe zit het met het tonen van een blauwdruk of stofstaal over een video vergaderruimte systeem? Betrouwbaarheidsoverwegingen zijn van toepassing op bijna elke activiteit waarbij het overbrengen van live visuele informatie van cruciaal belang is om verbinding te maken en werk gedaan te krijgen, zoals tijdens kwaliteitscontroles, laboratoriumtests, beoordelingen van juridische documenten en telegezondheidsbezoeken. Fidelity kan worden beïnvloed door de hardware, het platform en het netwerk, dus het kan een complexe uitdaging zijn om aan te pakken en vooruitgang te boeken. Toch blijft het een feit dat de pan-industriële drempel een manier heeft om verder te gaan dan "goed genoeg" kwaliteit.
  • Betrouwbaarheid: Uitgevallen oproepen, verbindingsproblemen en vastgelopen streams waren het mikpunt van grappen in de eerste maanden van werken op afstand, maar werden al snel meer dan simpele ergernissen. Een videoplatform dat niet op betrouwbare wijze kan leveren, verspilt zowel tijd als geld, vooral in segmenten van de professionele dienstverlening, waar uren worden gefactureerd en diensten niet effectief kunnen worden verleend, tenzij real-time communicatie in het spel is. Betrouwbaarheid moet verbeteren om menselijke interactie (en zaken) onbelemmerd te laten verlopen.

Gebruiksgemak

Veel van het gesprek over videocommunicatie gaat over het feit dat de tools eenvoudig te gebruiken zijn, maar het concept van gebruiksgemak is veel genuanceerder dan het lijkt. Een R&D-team kan bijvoorbeeld een reeks videotools met veel functies nodig hebben, zodat ze een model of schets goed kunnen overbrengen en eraan kunnen samenwerken. Maar in scenario's waarin de meeste gebruikers zeldzame gasten zijn, zoals in virtuele zorgconsultaties, hebben patiënten een digitale voordeur nodig die schoon, duidelijk en uitnodigend is.

"Gebruiksgemak" betekent voor iedereen iets anders, maar het komt altijd neer op het instellen van een basislijn van eenvoud die schaalbaar is. In de geweldige wapenwedloop voor videoconferenties lijken we uit het oog te zijn verloren dat minder soms meer is. Wanneer tools buitengewoon complex of onoverzichtelijk worden, kunnen samenwerking en productiviteit eronder lijden, en wordt het uiteindelijke doel om mens-tot-mens te verbinden en aan de slag te gaan, vertroebeld. Deze gemeenplaats wordt nu versterkt door het feit dat video zich enorm heeft uitgebreid tot buiten kenniswerkers en dat ook heeft gedaan uitgegroeid tot een vitaal medium voor dienstverlening.

Toegankelijkheid

Vóór de pandemie was er al een belangrijke discussie gaande over meer digitale toegankelijkheid, maar nu staat deze zeer menselijke kwestie op de voorgrond. De pandemie heeft de manier veranderd waarop we over toegankelijkheid denken, vooral met betrekking tot het feit dat video een missiekritisch communicatiemedium is, geen luxe of alternatief. Hier zijn enkele vragen die u kunt stellen om de evolutie van de toegankelijkheid te volgen: 

  • Vermogen: We denken vooral aan voor de hand liggende mogelijkheden en handicaps als we kijken naar toegankelijkheidsfuncties voor video, bijvoorbeeld of de tool een hoog-contrastmodus heeft voor slechtziende personen of live ondertiteling voor mensen met een ander gehoor. Maar videotoegankelijkheid kan meer inhouden. Kan de tool of het systeem zijn bediend met de stem? Hoeveel fysieke instellingen heeft het systeem nodig?
  • Aardrijkskunde: Functioneert een bepaald videoplatform hetzelfde in alle regio's, landen en talen waar werknemers, klanten en partners werken? Hebben werknemers en klanten in landelijke, achtergestelde of minder dichtbevolkte gebieden voldoende bandbreedte om video te verwerken? 
  • Vaardigheden: Toegankelijkheid vereist dat we onze vooroordelen en aannames controleren. Sommige werknemers - eerstelijnswerkers zoals ondersteunend personeel en degenen die in het veld werken - zijn niet altijd even vertrouwd met videocommunicatie als de rest van ons. Als zodanig moeten videoproviders rekening houden met alle niveaus van technische bekwaamheid en achtergronden.

Beveiliging en naleving

Het massale gebruik van videoconferenties op afstand heeft geleid tot een aantal nieuwe en terechte zorgen veiligheid. Slechte actoren hebben nu meer toegangspunten en aanvalsmogelijkheden dan ooit tevoren in organisaties, en apps voor videoconferenties of integraties van derden die geen prioriteit geven aan beveiliging, kunnen kwetsbaarheden creëren. The Human Enterprise betekent precies dat: mensen staan ​​uiteindelijk centraal en mensen maken fouten. De nadruk van leveranciers op beveiliging, evenals de verplichte mechanismen en aanpasbare bedieningselementen die in videoplatforms zijn ingebouwd, moeten gelijke tred houden met en rekening houden met die waarheid.

En nu videotools steeds meer transcriptie, opname en andere aanvullende diensten en integraties bieden, zijn er oprechte vragen over ons vermogen om menselijke werknemers volledig aan de regels te houden. Voldoet het opslaan van een klantgesprek aan alle regelgeving in een bepaalde branche? Hoe gemakkelijk is het om video-opnamen te vinden en te verwijderen, zoals vereist door wetten zoals GDPR en CCPA?

Evolueren om te gedijen

Videoconferenties die eenvoudig te onderhouden of rigide en evoluerend zijn, zijn niet langer een haalbare optie om modern, hybride werk te ondersteunen. Evenzo dienen toepassingen van consumentenkwaliteit die te veel functies hebben niet alle gebruiksscenario's die naar voren zijn gekomen. Het opbouwen van een bloeiende menselijke onderneming in de komende jaren hangt af van videocommunicatie die voortdurend wordt verbeterd op de pijlers trouw en betrouwbaarheid, gebruiksgemak, toegankelijkheid en veiligheid en naleving - en uiteindelijk een betere manier vinden om de mensen achter modern werk te ondersteunen.

Lees meer over Lifesize-oplossingen voor videoconferenties en hoe deze voortdurend evolueren.