Hoe een gedistribueerd team te beheren

Het managen van een gedistribueerd team kan een uitdaging zijn. Het is gemakkelijk om je losgekoppeld te voelen van je team, communicatieproblemen tegen te komen en als je culturele verschillen toevoegt aan de mix, kan het snel ingewikkeld worden. Instructeur Julie Wilson van Harvard University legt uit, "Het managen van een virtueel team vereist van managers dat ze de basisprincipes van goed management verdubbelen, waaronder het stellen van duidelijke doelen, het leiden van geweldige vergaderingen, duidelijk communiceren en het benutten van de individuele en collectieve sterke punten van teamleden." Het succesvol managen van een team op afstand is een uitdaging, zelfs voor de meest ervaren managers. Het kost tijd, geduld en veel oefening, maar met de juiste processen en tools is het mogelijk om een ​​productief en betrokken team op afstand te hebben.

8 tips voor het managen van een gedistribueerd team

1. Huur de juiste mensen in

Ten eerste moet je mensen aannemen die je kunt vertrouwen en die het prettig vinden om alleen te werken. Aangezien u niet constant elk teamlid op afstand kunt inchecken, moet u personen vinden die een positieve bijdrage kunnen leveren aan uw team zonder groepsdruk, micromanagement en constante aandacht. "Huur doeners in dienst", Wade Foster, mede-oprichter van Zapier,zegt.“ Doeners krijgen dingen voor elkaar, zelfs als ze vanaf een afgelegen eiland werken. Je hoeft doeners geen taken te geven om te weten dat er iets gedaan zal worden. Je zult nog steeds richting en begeleiding moeten geven ... maar als dat niet het geval is, zal een doener iets laten gebeuren.

2. Onboard met het hele team op afstand in realtime

Door een effectief onboardingproces te ontwikkelen, kunnen nieuwe medewerkers snel aan hun baan wennen en hun team leren kennen. Door nieuwe teamleden meteen te introduceren en iedereen de kans te geven elkaar te leren kennen via face-to-face videoconferenties, zullen werknemers elkaar eerder vertrouwen en zich verbonden voelen met hun team. Er zijn een aantal leuke virtuele ijsbrekeractiviteiten u kunt doen met uw gedistribueerde team met behulp van videoconferenties. Daarnaast is het een goed idee om een mentor om uw nieuwe werknemer te helpen soepel over te stappen naar zijn nieuwe rol. De mentor fungeert ook als een directe hulpbron voor de medewerker wanneer deze vastloopt of gewoon een simpele vraag heeft. Het doel is om de nieuwe medewerker zich zo snel mogelijk gewaardeerd en deel van het team te laten voelen. “Als iemand die op afstand werkt en zelf een team van externe medewerkers aanstuurt, weet ik hoe cruciaal de onboarding-fase is in de levenscyclus van een werknemer. Succesvolle onboarding voor externe medewerkers hangt af van het uitbreiden van de cultuur van uw organisatie buiten de vier muren en via een scherm. Begin met e-mail in de eerste paar weken bijna helemaal achterwege te laten en begin vanaf het begin met video om zoveel mogelijk face-to-face tijd door te brengen. Organiseer bovendien vroegtijdig vergaderingen met de belangrijkste belanghebbenden via video om een ​​gevoel van zelfredzaamheid te bevorderen en ervoor te zorgen dat de werknemer zich verbonden voelt met de bredere gemeenschap.”Tim Maloney, SVP of Worldwide Channels bij Lifesize

3. Stel duidelijke verwachtingen

Bij de overgang naar een team dat volledig op afstand werkt, moeten managers prioriteit geven aan de ontwikkeling van duidelijke richtlijnen en verwachtingen. De meeste teams bestaan ​​uit een diverse groep mensen. Sommige werknemers hebben mogelijk eerdere werkervaring op afstand, terwijl andere werknemers helemaal nieuw zijn in het werken vanuit huis. Om ervoor te zorgen dat iedereen op gelijke voet werkt, is het belangrijk dat je meteen duidelijke en realistische verwachtingen schept voor je hele team.

Als u de verwachtingen niet in een vroeg stadium verduidelijkt, kan dit later leiden tot problemen en misverstanden die grote verstoringen in de workflow en prestaties van uw team kunnen veroorzaken. Maak duidelijk welke tools uw team gaat gebruiken, hoe u communiceert, welke uren iedereen geacht wordt te werken, hoe en wanneer projecten worden voltooid en communiceer dat ook als er dingen veranderen. Uw verwachtingen moeten worden opgeschreven, in een e-mail worden verzonden en direct beschikbaar zijn voor uw hele team. Dit zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit en dat er geen onduidelijkheid bestaat over wat er van elk teamlid wordt verwacht.

4. Gebruik de juiste online communicatiemiddelen

Nadat je je verwachtingen duidelijk hebt gedefinieerd, is het tijd om de juiste tools te vinden die je team helpen om aan die verwachtingen te voldoen en hun werkdagen soepel en efficiënt te laten verlopen. Uit onderzoek blijkt dat de de gemiddelde kantoormedewerker heeft 5 of meer apps geopend op elk moment, dus het is belangrijk om verstandig te kiezen om te voorkomen dat er nog meer app-moeheid of verwarring ontstaat over waar werknemers informatie moeten zoeken.

Er zijn honderden samenwerkings- en communicatieoplossingen en talloze productiviteitstools die zijn ontworpen om gedistribueerde teams te helpen productief te zijn. Cloudgebaseerde tools voor videoconferenties zoals Levensgroot en chat-apps zoals Slack en Microsoft Teams maak het gemakkelijk om voortdurend in contact te blijven met uw teamleden op afstand. Projectmanagementtools zoals Asana, Monday.com en Projectmanager.com help met tijdbeheer en houd uw team op het goede spoor om te voorkomen dat u tijd verspilt aan afleiders en niet-productief werk. In het licht van de recente situatie met het coronavirus bieden veel bedrijven hun diensten gratis aan, waaronder Levensgroot. Doe je onderzoek om de tools te vinden die het beste werken voor jou en je team.

5. Creëer een video-eerst-cultuur

Zonder de dagelijkse persoonlijke interacties waar traditionele kantoormedewerkers aan gewend zijn, is het gemakkelijk voor werknemers die voor het eerst thuiswerken om zich eenzaam te voelen en niet verbonden te zijn met de rest van hun team. Door een videocultuur te creëren die prioriteit geeft aan het gebruik van videoconferentietools voor communicatie, in tegenstelling tot telefonische vergaderingen met alleen audio of op tekst gebaseerde apps, kan uw team zinvolle en boeiende face-to-face interacties hebben. Videoconferenties bieden meer een "persoonlijke" interactie en voegen een menselijk element toe aan het gesprek dat vaak ontbreekt in andere vormen van digitale communicatie. Door je teamgenoten duidelijk te kunnen zien en horen, kun je ze beter begrijpen door ze op te pikken non-verbale aanwijzingen en maak op een dieper niveau contact met hen, ongeacht het tijdzoneverschil. WP Engine is het toonaangevende digitale WordPress-ervaringsplatform met meer dan 500 werknemers in de Verenigde Staten, Europa en Australië. Als bedrijf dat van hun cultuur een topprioriteit maakt, stonden ze voor de uitdaging om eenheid te brengen in teams verspreid over drie continenten in zes verschillende kantoren. Door Lifesize in vergaderruimtes in alle kantoorruimtes en op de laptop van elke werknemer te hebben, kunnen collega's direct met elkaar in contact komen en kunnen managers externe werknemers effectief beheren in één-op-één videogesprekken. Menselijke interactie helpt werknemers om boeiende gesprekken en persoonlijke connecties te hebben met managers en teamleden die duizenden kilometers ver weg zijn.[Volledige casestudy lezen]

6. Organiseer regelmatig één-op-één- en teambijeenkomsten

Constante communicatie is de sleutel om uw gedistribueerde team productief en betrokken te houden. Plan aan het begin van de week regelmatige teambijeenkomsten met behulp van videoconferenties om projectstatussen, obstakels waarmee teamleden worden geconfronteerd en doelen voor de week te bespreken. Overweeg dan om later in de week langere 'afrondingsbijeenkomsten' te houden om de teamprestaties te bespreken. U kunt deze tijd ook gebruiken om openstaand werk te herkennen en plannen te maken voor de volgende week.

Naast teamvergaderingen, worden stand-up meetings en regelmatige één-op-één-bijeenkomsten met elk van uw medewerkers ten zeerste aanbevolen om ervoor te zorgen dat iedereen verbonden en betrokken blijft. In werkelijkheid, studies hebben aangetoond dat werknemers van managers die geen regelmatige één-op-één-vergaderingen hebben, vier keer meer kans hebben om zich niet betrokken te voelen op het werk. Hoewel 1-op-1-vergaderingen tijdrovend kunnen zijn voor managers met grote teams, spelen ze een cruciale rol om ervoor te zorgen dat teamleden zich gewaardeerd voelen als individuen, terwijl ze ook de mogelijkheid krijgen om vragen te stellen, problemen te bespreken of suggesties te doen waar ze zich misschien niet prettig bij voelden delen in een groepsomgeving.

7. Communiceer doelen te veel om werknemers op afstand te helpen slagen

Voor werknemers die regelingen voor werken op afstand moeilijk vinden, is het overmatig communiceren van individuele doelen en taken een effectieve manier om ervoor te zorgen dat ze gefocust zijn op de juiste dingen. Dit betekent dat u voor elk project duidelijke en nauwkeurige taal moet gebruiken die werknemers gemakkelijk kunnen begrijpen. Gebruik projectbeheertools om werknemers te helpen bij hun taak te blijven, elke fase van het project te begrijpen en te weten wanneer het project moet worden uitgevoerd. Het effectief managen van een gedistribueerd team werkt niet als u zich alleen maar richt op het bijhouden van de werkuren van werknemers. In plaats daarvan is de beste manier om de prestaties van een werknemer te meten, zich te concentreren op hun resultaten. Het creëren van een resultaatgerichte cultuur betekent vertrouwen in je team en het loslaten van de willekeurige en gedwongen 40-urige werkweek van negen tot vijf. Concentreer u in plaats daarvan op de bijdragen van individuele teamleden. Hoe en wanneer ze taken uitvoeren, zou er niet toe moeten doen, zolang het werk maar goed en op tijd wordt gedaan.

8. Bied mogelijkheden tot binding

Aangezien regelmatige persoonlijke bijeenkomsten geen optie zijn voor de meeste externe medewerkers en gedistribueerde teams, moet u andere manieren vinden om uw team te binden buiten uw reguliere teamvergaderingen om. Werknemers kunnen voor het werk geschikte sociale mediapagina's, boekenclubs en privéchatgroepen opzetten waar ze spelletjes kunnen spelen, luchtige gesprekken kunnen voeren over hun werk en privéleven, foto's van hun familie of huisdieren kunnen posten en persoonlijke succesverhalen kunnen delen. Sommige bedrijven hosten zelfs regelmatig virtuele happy hours om werknemers nonchalant te laten communiceren en bij te praten via videoconferenties terwijl ze op afstand werken.

Sheel Gupta, Chief Growth Officer bij Bescheiden punt, gedeeld op Quora hoe ze haar team op afstand betrokken houdt: “Een van de meest voorkomende uitdagingen bij werken op afstand is dat teamleden zich eenzaam en niet verbonden voelen. Door op afstand te zijn, heeft uw team minder kans op spontane gesprekken en niet-werkgerelateerde activiteiten. Ik moedig teams op afstand aan om tradities op kantoor in hun manier van werken op afstand in te voeren. Zo heeft mijn team tweewekelijkse gameavonden en tijdens ons experiment op afstand hebben we een virtuele gameavond gehouden.”

Probeer ten slotte minstens één of twee keer per jaar persoonlijke bijeenkomsten te organiseren met uw hele team. Dit kan uitdagend en duur zijn, maar de voordelen van een persoonlijk contact met uw team en het bevorderen van betere werkrelaties wegen ruimschoots op tegen de reiskosten.